新时期事业单位档案信息化管理工作的策略探讨

张莹

摘要：档案管理信息化是社会信息化背景下档案管理工作发展的必然趋势，只有实现档案管理信息化与规范化，才能更好地服务于使用者，为社会提供更加优质档案信息服务。

关键词：事业单位；档案信息化；管理工作；策略

随着社会改革和人们管理意识的不断增强，档案管理工作发挥着越来越重要的作用。档案管理工作的有效实施，不仅促进了各单位部门间的信息交流，提高办公效率，更在日后长远发展中提供重要的指导和参考作用.21世纪，社会进入信息化时代，信息技术在社会各行业中的应用已十分普遍，传统档案管理工作逐渐向信息化管理模式转化，纸质档案逐渐被电子文档所取代，新技术的开发和应用，不仅完善了档案管理体系，也促进了档案管理的快速发展。信息技术的应用，使档案的快速检索、便携移动成为可能。因此，强化档案信息化管理意识、提高档案信息化技术水平、加强档案专业人才培养已成为21世纪档案信息化管理工作的重要内容。档案作为文明的传承载体，一直以来是一项服务社会造福人类的重要工作，在信息社会中同样也扮演着重要的角色。在档案管理中，信息化已成为其发展的必然趋势。档案信息化管理是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行收集、管理和提供利用服务。通俗来讲，档案信息化管理就是在网络化的管理中，通过合理配置和利用信息资源，将信息资源数字化，最终实现信息资源共享的过程。数字化、网络化、共享性是档案信息化管理工作的特点，它由原来的以保管为中心，转变为以向信息使用者提供更好的服务为中心。档案信息化管理是时代发展的必然趋势，也是对档案管理工作进行深化改革的重要途径。档案资源是事业单位在经营发展的过程中所形成的珍贵的资料，通过对档案信息资源的深入挖掘和分析，能够详细的了解事业单位的经营发展状态，从而为事业单位领导层的经营决策提供有利的依据。在现代化社会背景下，事业单位的生产效率不断提升，档案管理部门需要适应这种快节奏的工作状态，从档案信息资料的收集、整理、分析以及开发利用，都需要较高的工作效率，所以档案信息化管理势在必行。档案信息化管理充分利用了计算机网络技术的优势，能够对信息资源进行快速处理，从而提高工作效率，能够更好地为事业单位的发展服务。

一、目前档案信息化管理工作中的常见问题

⑴、相关部门对档案信息化建设不够重视，资金投入不足

由于档案管理工作涉及的事项很多，工作过程复杂繁琐，并不能带来直接的经济效益，因而不容易引起事业单位等部门的重视，也不会制定统一的制度和流程来为档案的信息化管理工作的顺利进行提供保证，导致档案管理的信息化难以全面实现。此外，部分档案管理部门对于档案管理信息化建设的重要性认识不足，未能给予足够的资金和人员投入，档案信息化建设难以顺利开展。时代发展的步伐很快，档案管理要赶得上时代发展的步伐就要不断更新设备和技术。单凭政府拨款解决经费问题，远远不能满足档案管理信息化的要求，再加上政府拨款相当有限，经费问题严重制约着档案管理信息化的发展。档案管理信息化对设备的现代化要求很高，很多陈旧设备只是能维持简单的日常业务管理，结果却并不能让人满意。硬件设施问题是摆在我们面前的一个重大问题，必须认真考虑。

⑵、档案管理工作人员专业水平不高

目前很多档案管理人员专业技术知识不够丰富，计算机应用水平普遍较低，综合素质不高，难以满足现代档案信息化管理的需要，也难以适应档案信息化管理的要求。档案信息化管理工作是一种不断更新、不断发展的知识性的管理工作，这就对档案管理工作人员的专业水平提出了更高的要求。安全性是档案管理的重要特点，做好保密工作是档案管理部门不可推卸的责任。目前，信息网络覆盖各个领域，影响档案安全的主要有人的因素和技术因素。首先，档案管理人员安全意识和保密意识不强，随意发布信息并缺少對发布信息的核查。其次，电脑病毒横行，黑客攻击猖狂，档案的安全受到威胁。我们必须要高度重视安全问题，并加以解决。

⑶、档案管理工作制度不够完善

档案信息化管理工作流程的规范化与标准化是档案信息化管理工作高效开展的重要前提，但是目前由于我国档案信息化建设还处于起步阶段，因而相关制度规范还不完善，还有许多空白和不足之处，对于电子档案的管理保存等也没有统一的要求和标准，还不能满足新时期档案信息化快速发展的需求。档案信息化管理作为现代化管理方式，对技术和专业知识的要求很高，但是目前大多数档案管理人员不能达到这个要求。他们的知识不够专业，在计算机利用上也是存在一定困难。信息技术发展突飞猛进，对档案管理人员也提出更高的要求。目前的人才整体素质不理想，留不住高素质人才，也吸引不来好的人才，难以适应信息化管理的要求。

二、实现档案信息化管理的必要性

⑴、实现档案信息化管理是加强档案信息资源开发利用的重要手段。现代社会已经进入了高速发展的时代，信息成为事业单位竞争的重要筹码，所以在事业单位经营管理过程中，要加强对信息资源的开发利用。事业单位档案管理工作是对事业单位经营过程中各种信息资源的收集管理，通过对信息资源的加工整理，能够更加深入的挖掘具有价值的资料，为事业单位的发展提供重要的依据。而档案信息资源的开发利用需要通过信息共享平台来实现，所以档案信息化管理是对档案管理工作变革中的重要手段。档案信息化管理，能够对档案信息资源的全过程进行快速的处理，通过信息共享平台的建立，能够实现对信息的快速收集和传输，从而加速事业单位内部的信息流通，为各项经营决策的制定便利的条件。

⑵、实现档案信息化管理是事业单位网站建设的重要依据。在信息网络时代，事业单位的发展已经不在局限于实体，而是通过网络进行开放式经营，事业单位会建立自己的网站，在网站中展示事业单位的产品，为客户提供充足的信息，并且对于事业单位经营发展过程中的各项信息资料进行公开透明化的管理，有利于客户对事业单位形成更加直观和公正的了解。在事业单位进行网络信息化建设的过程中，需要档案部门的全力配合，为事业单位网站提供更加全面而丰富的信息资源，从而最大限度的对档案管理信息资源进行开发利用。endprint

⑶、实现档案信息化管理是事业单位信息化管理背景下的必然产物。档案管理是事业单位经营管理中的重要内容，在信息化的时代背景下，事业单位中各个部门在开展业务的过程中已经实行了网络化办公，因此为了适应这种变化，档案管理部门也应该进行信息化管理，便于信息资源的沟通和传输。档案信息化管理能够有效的提高档案管理的工作效率，并且对档案信息的存储更加便捷和安全，在查阅和利用档案信息资源时也会更加便捷，所以实行档案信息化管理是事业单位在信息化管理背景下的重要产物。首先，新时期加强档案信息化管理能有效改善档案管理工作，能够大量减少档案管理所需的人力、物力 、财力等，还能节约大量人工整理档案的时间，从而大大提高档案管理的效率。在信息化管理过程中，档案信息占据的空间较小，传输方便快捷，不仅大大节省了空间，减少了管理成本，还能利用信息技术扩大档案的服务范围。其次，档案信息化管理体系将传统的纸质档案管理方式和电子档案管理进行有效融合，方便档案的检索使用，提高了档案的使用价值。

三、新时期加强档案信息化管理的几点对策

⑴、建立完善的信息化管理制度

档案管理工作是一项复杂的系统化工作，档案管理人员不仅要负责档案信息的收集，还要对信息进行加工处理，工作量相对较大。因此，可以通过建立完善档案信息化管理制度，对档案信息化管理的工作规范和工作流程制定统一的标准，从而保障档案信息化管理工作的顺利进行。此外，由于电子文件的载体稳定性差，易损坏，大量的电子档案被传输到网上之后，极易出现档案管理的安全问题，因此，还要建立档案信息化安全管理制度，防范电子档案信息丢失和泄漏等情况的发生。同时，还要不断落实档案管理人员的责任，增强他们的档案安全意识和责任意识，从而提高档案管理工作的有效性。

⑵、加大投入力度，加强软硬件设施建设

档案信息化管理工作是一项具体的管理工作，需要严格的技术支撑和完备的软硬件设施。因此，相关事业单位应加大对档案信息化管理的投入力度，配备档案信息化管理所需的完善的软硬件设施。只有完善了与档案信息化管理相配套的设备仪器和软件系统，才能为档案管理部门提供很好的基础保障设施，才能实现全方位、多层次的档案管理，最终实现档案管理的信息化。档案信息化管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中，应先将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

⑶、提高档案信息化建设技术水平

信息安全技术对于维护电子档案文件的安全性、真实性和保密性至关重要。因此，档案信息化管理工作离不开现代化的计算机技术作为支撑。通常，档案信息化管理工作要在开放式的网络环境下立足，才能实现其资源信息的共享和信息社会化服务，只有提高了相关技术水平，才能排除档案信息在网络环境中的潜在威胁，尽量避免档案信息泄露、丢失等现象的发生，实现档案信息的智能化检索，保证档案的保密性和安全性。

⑷、提高档案管理工作人员的整体素质

新时期对于档案管理工作人员提出了更高的要求，不仅需要丰富的档案管理专业知识，还需要熟悉现代计算机技术。因此，为了提高档案信息化建设水平，相关事业单位应加强对档案管理人员的培训，不断提高其综合素质和档案管理工作水平，从而促进新时期档案信息化建设工作的全面推进。档案管理工作，无非就是要统一管理信息资源，使其完整安全便于查阅。首先，档案信息化管理有存储优势。我们可以借助存储媒介如硬盘、光盘等，占用空间少，与传统的纸质资料分类筛选归档，占用大量空间存储相比有着显而易见的优勢。其次，档案的信息化管理比传统管理模式在维护方面更有效率。传统模式下，要花费大量人力物力对档案进行分类归档，而信息化的管理可以随时进行电子归档，方便快捷，效率高。再次，是使用上的优势。传统模式下，查阅档案要经过繁琐的程序才能进入到档案室查阅，而档案信息化管理在对档案进行归档时可以编制检索工具，查阅时只需按照分类号和主题词即可查询，大幅度减轻管理人员的工作量，提高了查询的效率。

综上所述，档案信息化管理是一项专业技术工作，只要我们不断完善设备、提高技术水平、提升人员素质，强化制度管理，才能发挥档案的应有作用，更好地为社会为人类服务。同时还要要认清档案信息化管理的重要性，满足档案信息化管理解决方案的现实要求，着力加快信息化建设的步伐。档案信息化管理建设，既需要有信息技术的支持，也需要管理者充分发挥潜能，只有这样才能够地促进档案信息化管理工作顺利平稳向前推进。

参考文献：

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