加强农业档案管理工作促进农业持续健康发展

张占多

（白城市通榆县扶贫开发办公室137200）

加强农业档案管理工作促进农业持续健康发展

张占多

（白城市通榆县扶贫开发办公室137200）

改革的深化和科学技术的快速发展，农业开发档案管理工作无论是管理体制，还是人员素质、管理水平都应伴随时代的脉搏，与农业开发发展形势的需要相适应。农业开发工作涉及面广、管理环节多、工作要求高，其档案管理工作如何在农业开发建设中提供更好的服务，可以从三方面进行研究与探索。

1 档案管理工作的必要性

档案工作是单位工作的一个重要组成部分，为单位领导组织和决策提供基本保障，应受到单位领导的高度重视。在现实工作中存在一些弊端，一些单位的领导由于事务性工作较多，头绪比较繁杂，相对于不十分紧迫的档案工作，很难得到领导的重视，排进工作日程当中。

档案人员应及时、经常地向单位领导汇报档案工作情况，使领导了解档案工作中遇到的问题和需要解决的困难，便于领导适时解决档案工作的有关问题。

档案工作人员积极结合农业中心工作需要，提出相应档案信息服务建议，提供信息服务，为领导决策当好参谋。以优质的信息服务赢得领导对档案工作和自己工作能力的认同。

档案工作人员经常与领导交流思想，接受领导提出的意见和要求，把本职工作做得更好，让领导放心和满意。争取领导的重视与支持，为档案工作的开展创造良好的环境和条件。

2 档案管理主要做法

2.1 项目建设档案

项目建设档案是指项目从申请到移交所形成的文字、图片等一系列的材料，是一个项目从开始施工到最后竣工的整体概况。尤其是农业综合开发建设中许多内容都应建档归档管理。

2.1.1 项目申报立项档案

农业开发项目分为土地治理项目、多种经营项目。土地治理项目又包括中低产田改造、生态综合治理等建设内容，这就要求档案工作人员整理档案时要将其细化，按建设内容分项目区建立档案。任何项目建设立项前都离不开最初的调查研究，由这些基础的数据和文字形成的农业综合开发项目可行性研究报告、申请、项目计划表等是档案立卷的基础材料。项目被批复后，该批复文件及项目实施计划表也要纳入归档范畴。

2.1.2 项目招投标及监理档案

农业综合开发的大型工程都要求实行招投标制度，那么合同管理就处在工程建设的核心地位，项目合同是农业综合开发与设计、监理、施工各方联系的唯一纽带和桥梁，整个工程建设过程中的一切行为都是围绕合同进行的。在合同管理过程中形成的大量资料，如人员管理、质量管理、资金管理、建设监理等基础资料，应是档案归档的重要范围。

工程监理档案是项目建设档案的重要组成部分。根据实际情况，中低产田改造和生态综合治理项目财政投资的单项工程和中型灌区节水配套改造项目的监理，或委托具有监理资格的专业人员进行监理。工程监理在工程建设中承担着控制工程建设投资、监督工程建设进度、检测工程质量和协调有关单位间的工作关系的重大责任。在监理过程中，工程的施工情况、质量检测情况、进度控制情况、资金的运作情况，整个项目合同的实施情况、监理情况形成了大量的资料，都应纳入项目建设档案管理范围。因此，收集全、保管好项目建设工程招投标及监理档案显得尤为重要。

2.1.3 项目建设竣工档案

项目建设工程竣工后，应及时整理合同文件和有关工程技术档案材料，参与工程竣工预验收和相关验收文件，提交工程监理报告等，把好最后的收口关。

2.1.4 项目建设图片档案管理

每组项目建设图片包括开发前、开发中、开发后三个部分。档案人员应随时收集、整理并按时间先后顺序排列图片，保留好这样一组图片，就会一目了然地看到一个项目区开发的全部历程。

2.2 会计档案

在农业工作中，尤其是农业综合开发会计档案包括会计凭证、会计帐簿、财务报告等会计核算专业材料。会计档案是单位经济活动的原始记录，一定要管好、用好。

2.2.1 健全和完善法规制度

健全和完善的法规制度是确保会计档案真实和完整的根本措施。只有法规制度健全，工作才会有所遵循，弄虚作假的人才能有所顾忌。会计人员依法填制的会计凭证、登记会计帐簿、编制财务会计报表及会计文件材料都要纳入归档范围。

2.2.2 规范档案人员行为

单位负责人在会计档案真实性和完整性方面承担的责任是全方位、多方面的。会计档案资料是在工作实践中产生，经财会人员记录和保存下来的，档案人员要明确岗位责任，必须严格按《会计档案管理方法》规定保管、查阅、复制、借出、销毁等。这些规定都为会计档案资料的真实、完整和科学保管提供了依据。在实际工作中，应认真执行，严禁出现由于个人行为造成的不可估量损失现象的发生，必须规范档案人员的行为。

2.2.3 科学管理档案

财会人员和档案工作人员，应按归档范围，做好会计档案的收集工作，除了已在会计部门收存的档案文件资料外，还要根据当年财务活动情况，把散存在领导或个人手中的重要归档文件材料不遗漏地收集齐全。随着电子计算机技术的推广和普及，我市农业综合开发已采用了计算机进行会计核算，产生了大量的电子文件，电子文件也要按有关规定归档，但在归档时，目前还应保存打印出来的相应的纸质会计档案。

整理归档时必须按照相同的原则处理，这样才能保持文件归档的一致性和连续性，便于今后工作查找和利用。区分保管期限是整理工作的重要内容，在整理过程中，要按照保管期限表，正确区分保管期限，将相同保管期限的档案文件立在同一个卷内。立卷应根据农业综合开发经济活动、财务工作的特点，按不同类别立卷，装订成册，并编制出保管清册。

保管好会计档案是维护会计档案安全完整的经常性和基础性的工作。鉴定和销毁时应该特别认真仔细，要按保管期限表，正确区分档案的保管期限，对于保管期满的会计档案，需要销毁时应编造销毁清册，报主管部门批准，严格按销毁工作程序进行，销毁时要由档案机构和会计机构共同派员监销。

3 发展建议

一是实行办公自动化，建立机读目录，利用者便可自行检索，查到所需文件目录后，再由档案工作人员调卷，这样即省时又省力。

二是制订电子文件档案管理方法，解决纸质档案与部分电子文件档案重复编号的问题。

三是应用高科技尝试运用计算机图像扫描和数字图像处理技术，将图片档案进行数字化转换，这样不仅利于图片档案的保管，同时提高了利用率。

4 加强农业档案管理的措施

4.1 提高党群干部以及普通百姓对档案工作的认识，提高档案化的意识

开展相关的教育活动，对农业档案管理的意义、重要性进行宣传，使广大农民群众对农业档案有所了解和认识。同时开展《档案法》的学习教育，提高群众、干部对档案的法制意识，并征求相关人员的全力支持，落实档案的保管、安全、人员等问题，积极为新农村的建设服务。

4.2 规范农业档案管理

由于农业所涉及的范围广，因而农业档案在一定程度上表现出去分散性，因而，需要对这些零散分布的信息进行系统规范的整理，以便在后续的工作中更好地发挥档案的指导作用。同时，由于现在已经进入信息化时代，人们对办事效率的要求越来越高，伴随着农业的发展，农业档案上的信息量不断增多，因而需要对档案进行现代化的管理，利用信息技术对相关档案资源进行处理，保证资源能够得到及时传递和方便地查阅，以提高资源的利用率。

4.3 提高档案管理人员的整体素质

档案管理工作是一项繁琐的工作，随着信息量的逐年增加，农业档案逐渐复杂化，为使得档案工作有序进行，有效为农业发展服务，要求农业档案的管理人员首先要具备较强的责任感，忠于职守，尽职尽责为广大老百姓谋福利；其次还要具备相当的农业知识及管理工作经验，并在工作之余加强学习，拓展自己对农业知识的了解，积累扎实的知识和常识，能在出现紧急状况时利用所学知识做出适当的处理，避免恶性状况出现。

5 加强农业档案管理与农业发展的关系

农业档案源于实实在在的一线生产，是经长期实践的农学科研活动中得出的经验结晶，是整个农业阶段性生产的历史记载，能对农业生产活动进行有效地指挥及管理，农业档案中记载的相关资料反映农业的发展动态及规律，对保持农业科研的持续性、指导农业活动的正常发展具有重大的推进作用。近年来，国家的工作重心逐渐向农村转移，新农村的建设问题在国家的规划大局中占有相当重要的比重，农业档案是农村建设的主要指导参考，加强农业方案管理，合理利用档案资源，为农业持续、健康、稳定发展服务，为新农村建设作贡献。

农业的发展对国民经济的影响重大。加强档案管理，促进农业发展、农村进步、农民增收，档案部门应当积极促进档案信息化建设，建立并完善农业档案管理体系，并采用数字化技术对档案进行管理，充分利用现代化的高科技技术产品带来的益处，为农民提供全面、准确的农业知识、资源状况等，并提供最新、与农业密切相关的市场信息、生产信息以及相关技术信息等，引导农民合理规划及利用现有资源，以市场为导向，以高新技术为手段，以生产最大化为基本目标，对有限资源进行合理整合，以实现农业经济的快速增长、农村整体风貌的不断进步、农民的生活水平节节看涨的最终目标，促进新农村建设的大力发展。

农业档案的有效管理能为农业的健康稳定发展提供重要的保障，并能有效引导农业生产活动，其一方面能为农业发展提供指导方向，夯实新农村建设，同时还能维护农村稳定，构建和谐新农村，并促进农业的现代化进程。档案部门应加强农业档案的管理力度，从设备、员工以及整体重视态度等方面加强自身的建设，从农民需求、当地环境及条件、市场需求等方面加强外部因素的导向作用，积极构建农民最需要、资源最节约、优势最明显、市场需求最大的信息资源，在新农村建设中最大限度地激发农民的积极性，有效开发利用农业资源，最大化利用比较优势，为新农村建设取得伟大成就做贡献。