对煤炭企业非生产性支出管理的探讨与实践

随着煤炭市场的逐步回暖，煤炭企业对非生产性支出的管理和控制有所放松，导致非生产性支出增长的势头逐步显露。由办公室作主管的招待费、车辆管理费、办公用品及办公设备费等管理费用有较大的压缩空间，大众煤矿在实践中总结出了以精益求精为抓手的非生产性支出管理办法，从细节着手，眼睛向内，强化车辆管理，优化办公用品、耗材管理流程，严格招待费管理，大力降低了非生产性成本。

一、以精益求精对抓手加强办公室相关非生产性支出管理实践的内涵

大众煤矿办公室，在工作中坚持以精益求精为抓手，结合企业当前生产经营状况，对车辆管理、办公耗材维修、招待费用管理等分管项目各类费用进行调研分析，并对车辆管理办法、办公用品、耗材管理办法、招待费管理办法重新进行梳理和修改，在确保服务质量不断提高的同时，优化管理流程，加强相关费用的细节管理，减少非生产性支出，从而进一步降低成本，减轻公司经营压力。

二、主要做法

（一）创新车辆管理，强化公务车辆管理

随着企业车辆改革的推荐，大多企业的公车都有所减少，为提高用车效率，办公室要加强车辆管理，統筹安排，在车辆减少的情况下，确保不影响领导和各部门的用车需求。

1.对全部运行车辆进行统筹管理。随着车改的推进，多数企业运行中的公车数量有所减少，导致出现领导专用车闲置与非领导专用车用车紧张的现象。大众煤矿办公室作为车辆管理的主管部门，在确保不影响领导用车的情况下，取消了领导专用车，对所有运行车辆进行了统筹管理。同时推行驾驶员行车日志。要求驾驶员把每天出车情况记录下来，记录内容包括出车时间、出车地点、用车人、返回时间、里程数等方面，并不定期对驾驶员行车日志进行抽查，确保公车公用。

2.推进司机安全风险金绩效考核。对司机每月出车次数与安全风险抵押金兑现挂钩考核，大众矿以每月司机安全事故为否决指标，每个司机每月25次出车趟数为基准，（出车趟数不分远近，跑长途在外的一天按两趟计算）达到25次风险金按全额发放，达不到25次的，按照一次核减20元折算，充分调动司机的出车积极性。

3.制定车辆油耗定额，每月进行考核。根据车辆用油实际情况，制定每一辆公务车的油耗定额，每月对车辆油耗依据定额实行考核。如该车辆月底考核在定额上下5%以内不奖不罚，超出定额上下5%以外的按超出的部分奖罚，奖励按照实际节油价格的50%进行奖励，处罚按照超出定额油耗实际价格的100%进行处罚，激发驾驶员节约用油的积极性和主动性。

（二）“化零为整”，统一办公用品、耗材管理

一线煤炭生产企业，除管理部室外还有多个生产区队，办公用品、耗材消耗量比较大，以往部室办公用品和耗材由办公室进行管理，区队办公用品由区队使用队伍费自行购置，同时存在少数部室自行购置办公用品之后再进行报销的现象，管理比较混乱，针对这种情况大众矿办公室“化零为整”，对区队和部室所有办公用品进行统一管理，统一招标、统一采购，由办公室统一发放，管理制度化、程序化、规范化，从而降低采购费用，减少浪费。

1.化零为整，统一管理

办公室对区队和部室办公用品、耗材统一进行采购、发放，禁止各单位私自购买办公用品。大众煤矿要求各单位每月月底定时上报办公用品申领计划，办公室统计后，结合实际需求统一采购，各单位每月按照定额标准进行领取。同时，禁止各部室私自采购办公用品，对私自采购的办公用品，报销时办公室将不予以登记、报销。

2.优化流程，堵“漏洞”。

多数企业办公耗材、办公设备维修采区外包形式，一般由2家到3家公司轮流定期到公司对办公设备进行维修，多家单位容易造成重复维修、维修后职责不清，大大降低了维修效果。为了防止此类现象的发生，大众煤矿办公室由原来的事后控制转变为事前控制和事后同时控制，办公室变原来加粉程序（厂家上门加粉—各单位签字确认—办公室确认登记确认），为厂家供打印粉给办公室—各单位到办公室登记、领取—厂家加粉，变原来的维修流程（厂家上门维修—区队签字确认—报办公室登记、确认）为区队上报需要维系设备—办公室登记—厂家维修—各单位确认——办公室确认，优化管理流程后，杜绝了重复无效维修、加墨现象的发生，同事提高了维修效率，确保部室、区队设备坏损、缺粉及时能够维修、加粉。

3.严格考核，强职责。

办公室要根据各部室在岗人员对各部室办公用品、耗材费用重新进行定额，增人增费、减人减费，每月进行对各部室办公用品、耗材费用进行统计考核；每月统计一次，上一月超额的将从下一月的定额中扣除，每季度进行一次全面考核，每季度总费用不得超过当季度3个月定额的总和。

（三）“双管”齐下，严格内、外招待费审批管理

1.办公室要严格把关内部招待审批程序，上级检查需安排工作餐时，由对接部门根据实际就餐人数填写内部招待审批单，经分管领导及总经理批准后，由办公室统一安排工作餐，除此之外，任何人不得免费就餐，

2.对外招待方面，对招待费使用进行定额管理，实行事前审批制度，外部招待经办人必须事先填写《外部招待审批单》，经分管领导初审后，报经营副总经理及总经理复批。公司领导批准后，经办人到综合办进行登记备案，然后方可进行招待，不事先进行登记备案的外部招待，报销时综合办一律不予登记盖章。通过实行公司招待费定额管理、严格招待管理，严格招待审批程序，切实降低公司招待费用。

三、管理效果及推广意义

大众煤矿推行以精益管理为抓手的非生产性支出管理实践，非生产性支出大幅降低，其中2017年车辆通行费同比减少0.35万元，车辆维修费同比减少4.93万元，汽车油费同比减少7.87万元；科室和区队办公用品和耗材费用同比年减少 21.36万元；外部招待费同比减少8.64万元。

以精益管理为抓手的非生产性支出管理实践，不但降低了非生产性成本，而且全面提高了办公室人员的自身服务能力和工作效率，提升了办公室管理能力；统一管理办公用品和耗材，从根源上解决的队伍费管理混乱的问题，同时在保证各部室、区队正常办公的情况下，使办公资源充分得到合理的利用；引导员工树立节约意识，实现从“要我节约”到“我要节约”的转变，值得其他单位学习借鉴。

参考文献：

[1] 秦怀茂. 从行政管理角度谈做好办公室工作的认识[J].新疆财经学院学报，1999（4）.

[2] 段根良. 努力适应新形势需要，不断提高办公室工作整体水平[J]. 西北工业大学学报（ 社会科学版），2001（2）.

[3]石玉华.浅谈新形式下如何开展办公室工作[J].山东化工，2003（32）

作者简介：申韶娟（1987-），女，山西长治人，本科，主要从事办公室文书工作以及档案管理、办公用品管理、招待费管理等工作endprint