浅析高校档案信息化工作的问题及对策

梅龙

【摘要】档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用以计算机及其网络技术和现代通信技术等为代表的现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。

【关键词】档案信息化，高校档案信息

高校档案信息是高校信息资源管理的重要组成部分，高校档案信息化建设已成为当代高校档案工作的基础工程和重要内容，是档案工作发展的方向和时代特征的表现，但我国高校档案的信息化工作仍存在一些亟待解决的问题：

（1）档案信息化工作的重视不够认识模糊。

有的人认为档案管理工作无足轻重，无非就是整理资料之类的事情，只要不出差错就可以了。因而在行动上表现出安于现状的工作态度。这些都是影响高校档案管理信息化的重要思想根源。甚至有些高校领导也没有认识到档案信息化建设的重要性，认为档案信息化对高校发展作用不大。我们要从档案工作的实际出发，使档案工作的方针、政策、法规、标准、档案工作者的思想观念，同我国当前的经济社会发展相适应。

（2）档案管理以传统模式为主，信息化开发利用不足。

目前存在的问题主要是档案现代化管理落后，传统的档案管理模式仍在主导地位。多数档案馆（室）采取被动上门服务的方式。在档案管理信息化建设过程中，设备、硬件、软件系统、技术等方面的配套，需要投入大量的资金，同时还需大量资金支持维护与更新，资

金投入不足已成为制约高校档案管理信息化建设的最大障碍。信息化管理手段亟待加强。

（3）网络安全存在隐患，对高校档案安全是一个挑战

高校档案的内容日趋丰富，档案信息的数量也随之增加。各种先进网络信息技术的推广应用，信息共享更加便捷。但是档案信息具有本身的特殊性需要正确处理开放与保密、档案利用与知识产权保护的关系。高校档案信息化加强了档案部门与校内校外的联系，但也相应带来了像电脑病毒、电脑黑客攻击、非法访问窃取信息等造成的安全问题。

（4）档案制度不健全及工作人员工作不规范

工作人员未经专业培训，管理意识淡薄，对档案工作的重要性不理解，在收集、整理、归档时分类不准确，造成查询、调阅时诸多不便。

要想适应形势发展，使档案工作在学校工作中真正发挥积极的作用，就必须走信息化的道路，实现跨越式的发展，转变观念，从队伍结构、软硬件设备等方面提供必要的条件，推进档案管理的信息化建设。

一、保障档案信息化建设的组织领导与经费投入。

高校档案管理信息化就是以电子计算机数据库及互联网为主体，把文字、图纸、声像等信息存贮在光盘、磁盘等载体中，通过计算机网络和终端等方式实现档案信息资源的有效利用和共享，为用户提供更为便捷、生动、丰富及到位的档案信息服务。高校档案信息化工作应取得领导的高度重视大力推广普及计算机管理档案，结合档案整理新规则的贯彻，抓住机遇，创造条件，使应用计算机管理档案的程度达到80%，多数高校档案室（馆）需要实现人手一台计算机。在网络建设上，高校档案室（馆）需要专线接入校园网。在信息化的建设中加强领导是成功的基本保证，足够的经费是建设信息化必要的投入。

二、转变传统观念，提高认识水平

互联网技术的发展和应用将带来档案管理工作的革命，档案信息化是档案改革和发展的制高点与突破口。要实现档案的现代化，实现跨越式发展，档案信息化是一个关键因素。作为档案工作人员要强化主动服务意识。实现由被动服务向主动服务转变，在工作中善于分析、总结档案信息化工作的规律。

三、建设高质量的高校档案信息数据库

高校档案信息化是以数据形式集合成数据库。准确、规范、稳定的数字信息以及完整的数据项目和内容是高质量数据库的基本要求。作为高校档案管理部门首先要做好前期的调查研究工作，根据用户的需求和馆藏档案的实际情况，按照轻重缓急循序渐进地进行相应数据库的建设。

四、提高档案管理人员素质，优化队伍结构设标准

人是档案管理工作的主体，档案工作人员的素质将直接影响到档案管理工作的实际成效，建立一支高素质的档案管理人才队伍是高校档案信息化建设的重要环节。要努力提高档案人员的政治素质。提高在职档案管理人员的综合素质。通过继续教育、专题培训、专题讲座等形式普及信息化管理知识，提高在职人员的信息处理的能力，优化知识结构，使他们的业务水平得到显著提高。档案是为工作服务的，是各项工作顺利进行的保障，档案人员应具备与时代步伐相一致的思想观念。

五、重视档案信息的安全管理

务必要高度重视档案安全管理工作，忠实履行“为党管档、为国守史、为民服务”职责，担负起档案安全管理工作责任，抓好档案安全管理工作。由于档案信息不像公开出版发行的杂志、报刊信息那样可以在网上任意发布，它有一定的保密性。因此要在互联网上实现多媒体档案信息的检索和利用，首先要解决不同用户的访问权限问题。档案信息的安全技术主要包括数据加密、访问控制、身份认证和安全通信等。加密技术是网络安全最有效的技术之一，

它是应对非法用户通过恶意攻击、电磁窃取手段等造成文件丢失、信息泄密等不安全现象的主要安全手段之一。

当代对高校档案信息化管理模式和工作人员都提出了更新更高的要求，要充分发挥信息技术在档案管理中的應用，使档案管理工作发挥出应有的经济效益及社会效益，使高校档案管理工作与时俱进，满足高校各项工作的需求。endprint