贫困山区便民服务中心档案管理信息化探析

郑海军

【摘要】：信息技术是现代科技不断发展的新生技术，它越来越受到广泛重视并已普遍应用于各个领域。信息科学技术应用到贫困山区便民服务中心档案管理中，可以有效促进档案管理的数字化、现代化。本文重点在贫困山区便民服务中心档案管理信息化的途径、策略等方面进行探索。

关键词：档案管理；便民服务；信息化；途径；策略

便民服务中心是近年来全国城镇社区和农村乡镇新兴的一种服务居民、居民，服务社区和农业一种地方基层组织机构。其主要功能是将有关涉及居民或村民的一切审批、收费、服务项目全部集中纳入，实行超市化集中服务，不让群众跑路，方便群众办事，为群众提供优质服务。为此，便民服务中心就要制定和组织实施各服务窗口的各项管理制度，检查协调各窗口部门按规定办理服务对象的审批事项，组织与协调联合办理、统一办理行政审批、服务事项，对窗口工作人员进行管理培训和考核，受理各类有关便民服务的投诉、咨询，发布有关公开信息。做好这些工作，自然就会产生很多文书档案。利用现代信息化技术管理和利用好这些档案，对于提升便民服务中心服务质量具有较大推动作用。为此，本文就以四川省平昌县为例就贫困山区便民服务中心档案管理信息化的途径、策略等方面进行探索。

1深化档案信息化意识，切实重视档案管理

改变传统的思维观念，跟上时代的步伐，才能适应社会的发展趋势，利用先进的思想观念和技术，建立与时俱进的管理制度，促进档案工作可持续发展。便民服务中心的档案室要向数字化档案室方向发展，档案人员要改变原有的“等”、“要”的思维方式，要敢于主动参与到档案管理创新中来。现代文书档案管理要求主动地为社会各界提供各种综合性、战略性的高质量的档案信息服务，能够充分对文书档案信息资源进行深层次加工，创造新知识信息，为档案利用者和广大群众提供高质量的档案信息服务。在实际的工作中，领导层的决策在很大程度上影响着文书档案管理的层次。档案人员要积极主动地做好档案工作的宣传，主动提供有关档案工作资料参与决策需要，争取更多的支持。同时通过宣传，加大每一位成员的档案意识，形成“人人参与”的全员式档案管理，争取全体人员对档案工作的理解、重视，便于档案工作的深入开展。

2.夯实档案工作基础，构建信息化管理体制

要正确处理传统管理与现代化管理的关系，就要进一步夯实档案整理的基础性工作。文件是档案的“前身”，要从这个源头抓起，做好档案的全过程管理，从档案的形成到档案的归档均要制定有效的管理方案，采取科学方法进行整理以及管理工作。文书档案主要来自外单位收文和本单位发文。对发文而言，在进行文件收集的过程中，要保证文件齐全完整、来源准确，不能弄虚作假；对收文而言，要仔细甄别和鉴定，保证收集有切实查考利用价值的文件，节约国家资源。通过计算机关键词的搜索，方便检索、快捷服务、简化部门归档工作程序。文书档案管理与职能部门业务管理相互发展，相互促进，加强文书档案对部门业务发展的指导，通过部门业务发展带动文书档案管理工作的发展，促进文书档案管理工作服务职能和指导功能的发挥。

3.加快信息化建设，构建数字档案性模式

加强便民服务中心档案的信息化建设，自然那就要构建数字档案。其内容一般包括软硬件基础设施建设（电脑等）、网络建设、档案资源数据库建设等内容。其中档案资源数据库的建设是尤为重要的一环。它又包括目录数据库、全文数据库、电子文件的收集与归档。中心档案室要充分利用全省统一的档案管理软件，完善文书档案的录入，方便档案利用检索。同时，利用高速扫描仪等技术将利用率高、关注度较多的纸质档案进行扫描加工，存储于电脑，最大限度满足用户的需求。随着网络技术的发展，便民服务中心的文书档案可利用网络平台推出远程利用服务，通过设置各种服务和查询规范，服务更加便民。

4.加强电子档案安全防护，确保信息化管理安全

与传统档案管理模式相比，信息化档案管理安全性需要得到足够重视。为保障档案信息安全，要从源头进行控制，建立健全安全保障制度，对需要上网文件、档案建立审查制度，可成立专门的审查小组，严格审查把关防止涉密文件、档案传输到公共网络上。要完善软硬件安全设施，加大档案信息系统分级保护工作。区分涉密计算机、涉密网络的监管。对需要开放应开放的档案应当及时提供公开，便于利用。提供涉密档案信息服务要严格遵守保密规定。要严格安全管控纸质档案的数字化加工。要科学完善电子档案管理软件，同时配备保密柜、加密软件等，确保电子信息数据安全、可靠。要采取计算机中装入防火墙、防病毒、安全认证等他安全措施的同时，做好重要的文件的电子备份，防止数据丢失、损毁造成不可挽回的损失。

5.加强管理队伍建设，提升信息化管理水平

要适应档案信息化管理，就必须建设信息化的档案管理人才队伍。一是应更多地选拔专业对口、知识面宽、层次高的人才进入便民服务务中心，以优化档案队伍的整体素质。二是建立良好的激励机制。在保证档案工作人员在职务晋升、福利待遇等方面的权利外，也要奖惩分明，建立日常考核机制，激发档案人员的积极性和创造性。三是加强档案人员培训。财务多种方式加强对便民服务中心的档案工作人员的业务培训，同时鼓励档案管理人员主动钻研信息技术，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平，创造新知识信息，合理利用档案信息，为档案利用者和广大群众提供更高层次的档案信息服务。

6结束语

信息化是当今社会发展的大趋势。加快便民服务中心档案信息化建设，不断更新档案管理理念，积极探索和尝试新的档案管理手段，进一步加快便民服务中心档案信息化建设，推动文书档案电子信息规范化管理，才能更好地为便民服务工作提供档案服务，才能为社会发展做出贡献。

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