成人教育学生档案管理的问题及新思考

李培风

摘 要：由于我国高等教育从“精英化”向“大众化”的转化，而成人教育作为高校教育的一部分，它在学生事务管理工作方面所面临的问题和情况也不断增加，对于管理的要求越来越趋向于专业化。国内外教育界也越来越把成人教育中的学生管理档案工作当成关注的焦点。本文从成人教育的特征入手，经过对成人教育学生档案管理工作的一系列思考分析，从而提出几点意见，希望能对成人教育学生档案的管理有所用处。

关键词：成人教育；教育特点；学生档案管理；学生档案管理问题

一、成人教育学生档案的特点

成人教育学生档案能够反映出学生在校学习期间的行为表现，它是学生管理的重要部分。在教育事业地不断革新下，多样化的办学方式逐渐出现在成人教育之中，而成人教育的特殊性以及多样化办学决定了其管理任务的复杂多样性。

成人教育学生材料复杂，是因为它有着极其广泛的生源以及它多样化的办学。也因为这样使得成人教育材料变得十分复杂，从而给档案管理带来更大的挑战。与此同时，档案存放地点分散，在继续教育学院、成人教育学院乃至于成教处都有存放，导致了学生档案的难以管理，使得它们无法统一归档。而且学生的档案对于学生受教育的情况有着十分重要的作用，它会随着受教育的时间不断累积，具有可变动的特点。无论是学习地点或者是学籍变动都会给它带来变化。学生档案是学生受教育的一个重要见证，更是学籍的一个证明，它里边记载了关于学生在受教育期间的成绩、行为表现、学历等重要的记载。对于学生未来工作或是再学习都是必不可少的，这也就决定了它需要一个良好的管理。

二、成人教育学生档案管理存在的问题

（一）制度不完善，缺乏对档案的管理

出于许多原由，许多高校对高层次岗位和继续教育的培养力度不够以及不够重视成人教育的学生档案，导致了档案工作人员无法全面的收集和利用，也因此抑制了档案收集者的主动性。再者，由于管理制度的不规范，出现了许多漏洞。虽然2008年的《高等学校档案管理办法》中有对高校档案进行分类，并且指明了对他们的处理方向。但却缺少了对整个流程规范的具体形容。也因为如此，使得高校对成人教育档案存在较随便的态度。例如不仔细填写档案、不认真整理等情况。从而使成人教育档案出现了许多信息上的纰漏、错误，使得这些档案不能以真实的面貌展现在师生、社会的面前。

（二）管理人员专业素质不高，机构不完善

成人教育管理档案的管理人员比较随便，甚至有些高校连专门管理的岗位都不曾设定，一般都是由兼职数个岗位的高校人员兼任，且大多数兼任的人甚至不曾受过专业的训练，导致了其对档案业务知识的缺乏和技术建档的陌生，没有足够的能力去正确处理档案工作。再加上兼职者本身有着其他的任务，缺乏实践和精力，没有办法严格地把关，使得档案管理效益更加低下，产生了很多纰漏。除此之外，监督力度也成为了档案管理的一个问题。很多学生对档案存在无所谓的态度，随便填写，而主管部门也不进行及时的检查就随意上交。

（三）管理形式老旧，效率低下

对于成人教育学生的档案资料通常和别的文件随便放在一起，导致资料经常破损、遗失。其中，由于管理不善，许多学生档案资料都欠缺说服力，例如填写不完整、没有加盖公章、不按规定填写等。随着科技的进步，无论是什么行业几乎都离不开网络，但是由于一系列档案管理问题，成人教育的学生档案大多数还是运用纸质填写的方式，无法快速应对档案信息需求者的需求。

三、对成人教育学生档案管理工作改进的思考

（一）做好宣传，增强在校人员对档案管理的认识

众所周知成人教育的学生主要是来自已工作的成年人，因此分布极其广泛、所获取信息的时间也较长。他们所拥有的档案资料不仅需要校内管理人员的配合，也需要校外管理人员的合作。因此，利用现代的网络技术可以很好的宣传，使得大家都了解到学生档案的重要性，同时也需要按期对档案管理人员进行培训工作，从而加强他们的管理能力和意识。

只有重视档案管理，才能够更好的保存档案资料，使他们的可靠性、真实性更强，从而使得成人教育的學生未来工作道路或者是出国进修时能有更加真实可靠的学习信息。

（二）利用现代化管理手段，完善管理形式

利用计算机管理软件，网络资源来进行档案的管理是现代化管理的手段。以现代化的管理手段来达到档案信息与信息技术的结合，从而使原先落后的管理模式向先进的现代管理模式转化，使得档案管理工作效率提高、信息分享更为迅速。由于现今的管理技术，管理由知识管理向信息管理转变。为了避免管理模式的落后，高校在管理时应注重创新。要提高管理者的积极性，利用现代化管理工具，快速完成查阅、检索等档案信息传递。

（三）改进管理工作和服务形式

首先，要建设一个档案管理队伍，这个队伍既可以加强宣传又能够使管理人员对档案服务管理的有更进一步的认识，进而提升服务质量。其二，要健全制度规章，建立合理的流程以及岗位。要有完整可执行的规章制度，使得工作环节有条不紊，工作顺利进行。并且适当引入竞争，合理安排工作，把被动工作变成主动服务，发展具有针对性的服务工作。从而让整个学生档案管理工作能正真服务于学生、老师、社会。

档案的工作不能局限于当下，要与时俱进。不但要服务他人，更要有品质的服务。这就要求服务者要提高服务态度，增强服务意识，规范服务行为，以满怀地热情去面对每一个被服务者，从而更好的应对教职工、学生乃至社会人员的不同需求。使得档案管理工作能够不断地发展进步。

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