论提高办公室档案管理工作效率的策略

沈毅远

摘 要：在各种企事业单位和政府机关的组织机构中，办公室是一个重要的部门，其中办公室档案管理又是一个关键的工作内容，其工作质量直接关系到档案资料是否完整和有序。办公室档案管理人员应该严格遵循工作原则，不断提高自身的业务能力和综合素质，同时还应该从健全各项相关管理机制、建立管理信息系统等方面入手，这样才能确保工作质量，保障整个企事业和单位的各项事业健康平稳地进行。本文主要论述了提高办公室档案管理工作效率的策略，以供参考。

关键词：办公室；档案管理；工作效率；问题；策略

办公室的各项工作对一个企事业单位发挥着极其重要的作用，其中档案管理工作就是非常关键，只有不断提高档案管理工作效率，才能保障整个单位内部的稳定。办公室档案管理工作具有存储机制的集中性和资料来源的广泛性，在当前信息化时代的背景下，传统上的工作模式暴露出了效率的低效性，所以必须要更加重视档案管理工作，并且深入开展改革，这是新时期应该思考和探索的问题。

一、当前办公室档案管理工作存在的主要问题

（1）工作人员自身素质不高。当前一些档案管理人员自身管理意识相对薄弱，或管理人员缺乏管理水平，办公室档案管理工作缺乏有序性，给档案材料的查询工作带来了不利的影响。档案的无序堆放现象，档案归档不及时，就是档案管理人员管理素质相对较低的一种表现，也暴露出了缺乏对工作的重视。尤其是在医院、卫生院等重要单位，一旦出现档案遗失问题，就有可能造成医疗纠纷等严重问题。对于一些具有科研性质的机构来说，档案中机密文件的遗失，更会造成巨大损失。

（2）缺乏科学的管理制度。在一些企事业单位的领导人员看来，档案管理工作是一项可有可无的工作，相关管理制度也变成了形同虚设。办公室档案管理制度的落后，主要表现在管理手段和档案存储方式这两大问题，一些办公室管理人员需要兼任档案资料管理员，但工作精力有限，只能敷衍应对档案工作，往往只是在对档案资料进行初步整理的基础上进行编号保存。另外，一些单位的档案室全天开放，其他科室的工作人员可以自由出入，档案材料存在着丢失和损坏等安全风险[1]。

（3）档案利用率较低。在落后的管理制度的影响下，管理效率的低下，会给档案文件的应用工作带来不利的影响。档案资料借阅原则的复杂性，也会对办公室档案的利用问题带来不利的影响。在繁琐的档案资料借阅程序的影响下，一些借阅人会放弃对档案资料的借阅，这就会让一些具有应用价值的档案材料陷入闲置的境地[2]。

二、提高办公室档案管理工作效率的策略

（1）開展培训学习，提高工作人员的综合素质。办公室档案管理人员在日常工作的过程中，应该充分认识到档案信息的重要价值，这样才能让他们自觉的积极主动工作，所以各单位要把提高档案管理工作人员的专业能力和综合素质这项工作放到更加重要的位置上。在组织相关工作人员进行培训学习的过程中，应该让他们认识到自身工作的原则性和灵活性，这对企事业单位提高档案管理人员的工作能力非常重要。此外，档案管理者也需要充分发挥自身的职业胜任力，在参与档案管理工作业务培训的过程中，需要对自身所从事的工作的重要性和职业要求进行讲解，在日常的工作中也需要对自身的不足之处及时改进，进而在尊重自身职业道德的基础上，借助自身所积累的工作技巧，对档案管理工作中所遇到的问题进行及时处理，另外还需要通过业务培训的方式，提升他们的计算机操作水平[3]。针对档案管理意识相对较弱的问题，领导层首先要对自身的档案管理意识进行强化，之后严格监督落实档案管理责任制度的建设与落实，提升档案管理人员的责任意识，这样在领导层与档案管理工作层的共同努力下，一定会促进办公室档案管理效率的不断提升。

（2）完善相关管理制度，提升实效性和安全性。针对政府机关、企事业单位及科研院校在社会发展中所表现出来的差异性，从办公室档案管理工作的实际情况入手，办公室档案管理制度中的细节因素进行完善，是对这一制度的实效性和时效性进行提升的一种有效方式。除了管理系统的信息化发展问题以外，办公室档案的管理制度还涉及到了档案管理组织问题等多个问题，对此单位可以设置专业管理部门；针对档案资料收集问题、资料归档问题、资料录入等多种问题，由专门人员对这些问题进行处理，可以让档案管理工作的及时性得到充分地提升；针对档案借调问题，授权约束机制的建立，是对办公室档案资料的安全性进行保障的重要因素。对于一些较为重要的档案材料，办公室档案管理人员可以将这一类材料存储在较高的楼层之中，对于存储重要档案材料的档案室也需要对门窗进行有效加固。针对一些带有保密期限的档案材料，要在第一时间对档案的保密期限进行公示，针对一些需要在保密期满以后提高保密等级或需要及时解密的文件，工作人员需要对这些档案材料进行及时整理；为避免私自篡改档案材料的问题，需要对有关监督机制进行完善，让档案管理人员在监视器可控的范围内对档案材料进行整理；此外，对档案资料收集工作体系的优化，也是各单位所要关注的问题。在构建档案管理体系的过程中，需要对主管领导和相关档案人员的职责范围进行完善，可以将办公室档案的收集工作与办公室责任人之间的岗位职责相融合。为了对档案管理工作的完整性进行充分保证，单位也需要遵循集思广益的原则，也就是说需要充分听取工作人员的自身意见，进而通过统筹分析的方式，对相关规章制度进行完善。

（3）建立健全反馈机制，结合基层的意见内容。在企事业单位管理工作中，汇报机制的应用，是让企事业单位决策层对基层结构的工作状况进行了解的有效方式。由于基层员工和基层管理人员的汇报内容，会对企事业高层的战略决策有着一定的参考作用，将这一反馈机制应用在办公室档案管理工作领域以后，企事业单位也可以让档案管理工作得到一定程度的优化。对此，在构建反馈机制的过程中，企事业单位及有关单位可以通过鼓励员工对工作中的问题进行反馈的基础上，让管理人员对来自基层的意见进行了解[4]。在对档案管理工作进行优化的过程中，档案管理人员也可以构建一种建立在部门的基础之上的档案管理机制，在这一机制的应用过程中，档案管理人员可以从不同部门对资料的重视程度和这些部门在档案资料应用过程中的反馈信息入手，对已有的档案材料进行分类规整。这就可以让档案借阅者对资料的用途问题进行充分的了解，这种结合不同资料对不同整理资源进行分配的措施，对办公室档案管理效率的提升也会起到一定的促进作用。

（4）构建信息管理系统，开展无纸化办公。无纸化档案体系的构建，是对档案管理工作中的信息化系统进行完善的重要措施。当前传统上纸质档案材料所暴露出来的弊端已经凸显，对档案材料的存档和整理工作非常不利。信息化档案管理系统的应用，可以被看做是对系统的存储方式进行优化的有效方式。在对办公室档案材料进行初步整理以后，档案资料管理人员可以借助信息化的数字编号技术，对档案中的关键词和关键信息进行记录。在对纸质档案材料进行整理的过程中，对于材料中出现的信息缺损、字迹模糊的问题，需要对信息的真实性进行核查以后，通过对信息进行补充登记的方式，对档案材料的完整性提供保障[5]。从这一措施的应用效果来看，对档案资料的检索机制的优化，也是信息化管理系统在办公室档案管理工作的开展过程中所发挥出来的主要作用，在信息化的检索模式下，办公室档案借阅环节中的一些较为繁琐的流程得到了简化。

当今是信息化时代，计算机和互联网高度普及，因而档案管理者也要解放思想，树立新观念，重视计算机多媒体技术的重要性，并落实到实践行动中去。档案管理工作人员要深入思考，扭转传统观念，注重实践应用，借助先进的计算机技术手段，不断提升工作效率。但是需要注意到的是，要想构建先进完善的档案信息管理系统，首先就需要确保充足的建设资金，这是一个需要重点思考的问题。对于政府机关来说，开展“互联网+政务”的改革，电力电子政务建设必然会促进档案信息管理机制的不断优化，而对于企事业来说，在当前贷款政策调整的背景下，通过构建档案信息管理系统也可以获取更多资金扶持。在构建档案信息管理系统时，单位还可以借助区域内的信息化建设规划，同样也可以缩减很大一部分建设资金。

总之，办公室档案管理是一项不容忽视的重要工作内容，不仅直接关系到办公室这个部门的工作效率，更是会对整个企事业单位的各项工作能否正常开展产生重要影响。随着社会的不断进步，办公室档案管理工作的质量和效率也需要随之提高，具体上需要做好工作人员自身素质的提高、健全各项管理制度、建立信息化管理系统等方面的工作，这样才能与时俱进，让办公室档案管理工作能够符合企事业或单位发展的需要。

参考文献：

[1]林杰 . 提高辦公室档案管理工作效率的途径[J].科技经济导刊，2017（03）：82-83.

[2]何艳秋 . 提高办公室档案管理工作效率的思考[J].经营管理者，2016（06）：267.

[3]陈容韶 . 提高办公室档案管理效率的方法分析[J].办公室业务，2016（10）：76-77.

[4]李晓燕 . 办公室档案管理工作效率提升路径分析[J].人才资源开发，2016（12）：174.

[5]胡艳琨 . 提高办公室档案管理工作效率的思考[J].赤子（上中旬），2016（16）：151.

（作者单位：广西区遥感信息测绘院）