企业档案管理社会化问题初探

徐嘉鸣

摘 要： 企业档案管理是目前企业人力部门的重要工作，而且也是实际人事管理活动中所必不可少的环节之一。由于企业的快速发展，关于企业档案管理的问题也愈发明显。因此，为了面对日益复杂的市场环境与全新的挑战，企业在发展过程中还要注意增强档案的管理用作日后的发展的参考。因此，本文将针对企业档案管理的社会化进行探讨，以解决目前所存在的管理问题。

关键词： 企业档案；管理；社会化

【中图分类号】 F272.9 【文献标识码】 A【文章编號】 2236-1879（2017）20-0317-01

1.引言

在企业档案管理社会化的进程当中，为了保证企业的效益，应当提升管理水平，需要充分利用社会化管理制度的优越性，从而提高企业对于档案管理的效果，发挥档案真正的作用。

2.企业档案管理社会化所出现的问题

目前，在我国的大多数企业当中，关于档案的管理其重要性始终处于末位，并且在实际运营当中存在着诸多问题，导致企业档案管理社会化的过程当中存在着许多问题，以下列举几点主要问题。

2.1对档案管理工作重视性不足。

由于档案自身只有在被主动使用的时候才会发挥其自身的指导借鉴作用，因此在大多情况下企业不重视也无法使之发挥作用，因而对其注意力消散，渐渐淡化对于档案的实际管理，对于档案管理的社会化就更加怠慢了。

2.2档案检索效率极其低下。

在科技高度发展的今天，档案检索效率与硬件设施有着直接的联系。尽管计算机的检索效率较高，可是为了节省成本，很多公司依然坚持使用效率低下的手工检索，并且还为之设置了许多华而不实的检索工具。相比检索工具的数量，我们更应该注意检索工具的实际作用，将钱花在刀刃上，推广计算机检索。

2.3档案管理人员素质有待提高。

很多企业对于档案管理人员并不重视，选拔随意，导致员工自身专业程度不足，并且人员流动频繁，没有长期从事此项工作的人员，业务青黄不接。

2.4档案利用率低下。

古人常常以史为鉴，对于企业来说档案不但可以用来回顾过往工作的得失，而且对于日后工作的展开也显得举足轻重；可长期以来，各大企业只顾及眼前，忽视了档案的使用，非但损失了档案自身的价值，也损失了数之不尽的潜在效益。

2.5档案管理制度不健全。

目前档案管理的制度并不完善，存在着很多问题，案卷规格不统一，保护、借阅没有明确的规定，进而造成的档案破损、流失，大大的降低了档案的实际价值。

3.企业档案管理社会化问题的相应解决方案

3.1加强宣传力度。

企业在档案管理社会化的进程当中应该注意提高对于档案相关工作重要性的宣传，以此来保证相关部门与管理人员的配合，提高效率：与此同时，企业应当对于自身对于档案管理所作出的改动加以宣传，使得档案管理的重要性不只是空洞的口号。

3.2完善档案相关管理制度。

制度的完善对于实际管理的作用是不言而喻的，制定相关规章制度使其工作时有条例可循，加强管理意识，时刻保持自身使命感荣誉感，增强档案管理的规范性，强化档案管理的科学性，从而使之满足企业发展的需要，在相关人员使用档案时有章可循，管理人员有条例可依。

3.3增强管理人员使命感。

使档案管理人员意识到自身工作的重要性是十分必要的，只有意识到自身的使命所在，管理人员才会充满工作热情，不为自身为何奋斗而迷茫，严格遵守规章制度。为此应当加大宣传力度，提高员工待遇，使得责任至上的精神代代相传。

3.4提高管理人员整体水平。

重整管理人员队伍建设，提高人材选拔标准，提高工作待遇，训练有素的团队非但极富工作效率，而且可以解决很多意想不到的难题，从根本上提高管理水平，促进单位发展。

3.5增加档案管理工作经费投入，深度挖掘档案资源。

只是让管理人员提高重视是不够的，企业管理阶层应当提升自身眼界，加大对档案管理的经费投入，只有足够的经费才能改善现有的不良状况；而很多单位没有这么做的主要原因也是因为没有意识到档案之中所蕴含的实际价值，应当同时深度开发档案资源，为日后的工作提供前车之鉴，使之发挥其存在所应有的价值。

3.6加速档案管理数字化。

信息化的浪潮势不可挡，在电子设备如此发达的今天，档案库所需的人员应当作以减员，过于冗余的队伍其效率不一定理想，因此，为了打造更简洁，更精干，更有效率的档案单位体系，加快数字化刻不容缓，应当从计算机，网络化抓起，充分利用国内资源，借鉴国外数字化经验，切实提高现代化水准，最大限度发挥档案的服务价值与实用价值。

现在有很多档案有了年头，纸张开始泛黄、腐朽难以保存，应当动员团队力量，加快对纸质信息的数字化转变，保护档案信息健全，便于实际管理，这样不论是刻录成光盘保存还是上传到相关信息库都更加方便有效。

3.7建立档案保存网络系统。

一方面网络系统管理方便整齐划一，这对于相关部门的数据传输来说十分便利，从而很大程度上减少了工作压力；另一方面在调用档案的时候运用查询引擎能够更加快速的找到想要的资源，大大提高办事效率，使得档案能够现实快捷有效的发挥自身作用。

3.8更新人员调动规则。

原来的工作规则使得人员流动过于频繁。提高待遇后，相应的提高工作合同年限，以确保新老人员的更替，形成旧人带新人的良好工作经验交流环境，从而提高整体素质。

3.9培养专业领头羊，带动开发创新。

诚然，我国目前的企业档案管理还存在着方方面面的问题，而这些问题也着实为提高人员工作水平创造了巨大的阻碍，加之我国目前对于相关档案管理的研究还远远不足，并不能为其提供有效地指导。为了适应新时代的快速发展，档案部门应当大力培养一批档案管理方面的先进知识分子作为领头羊，不断学习进步，更新知识，弥补研究程度不足的缺陷，组织前往国外学习先进管理知识，有道是授人以鱼不如授人以渔，唯有这样才能促进档案管理方法思路的不断开发创新，形成可持续发展的良性循环。

4.结语

当今社会发展速度持续提高，企业应当更加重视档案的社会化管理，提高执行力，完善档案管理策略，提高档案利用率并注意引进先进技术，培养先进人才以适应社会的要求，确保企业的稳步发展。

参考文献

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