人事档案管理的数字化实现路径初探

刘伟

摘 要：随着我国经济的不断发展，科学技术的不断进步，信息数字化建设逐渐走入各行各业。作为档案管理的重要组成部分之一，人事档案管理也实现了数字化管理的过程，真正告别了传统的只能在档案室翻阅纸质档案的方式，大大提高了查阅档案的工作效率，同时对档案原件也起到了保护作用。本文将对人事档案管理的数字化实现路径作简要探析，以期能够规范人事档案管理流程，优化人事档案管理工作。

关键词：人事档案管理；数字化；实现路径

人事档案记载了职工的工作、学习、政治面貌、家庭等个人信息，是单位对职工进行考核和使用的重要依据。人事档案管理也是唯一一门贯穿职工整个经历的工作，是人事工作的核心组成部分，对整个单位的上下层也有着承上启下的作用。随着人事制度的不断改革，当前的手工管理档案方式已不能满足当今信息化时代的需要，人事档案管理的数字化建设迫在眉睫。人事档案数字化建设是对档案材料的数字化管理，并能够通过信息科学技术实现对档案信息的共享，大大提高档案的利用效率。

1 人事档案管理信息数字化建设的重要意义

为规范人事档案管理流程，优化人事档案管理工作，管档人员开始尝试人事档案的数字化建设。事实上，数字化时代的档案管理工作也是对传统人事档案管理工作的創新。数字化是指将信息化手段、工具融入到日常的档案工作管理中，以构成统一的资源管理，用户管理，最终能够以网络为基础将所有所有的档案信息数字化，从而达到规范人事档案管理流程，优化人事档案管理效率的目的。另外，人事档案管理的数字化对于整合人才资源，提高职工工作水平也有着重要意义。显而易见，电脑检索都比手工检索的工作效率更高，在需要查找档案人员的信息时，只需及时登录管档电脑或平台，点击档案目录就可以清晰准确的查找出所要找寻的信息，比逐页逐字的查找，更方便快捷，省时省力。而且查阅电子档案，也有利于对纸质档案的保护，纸质档案的翻阅使用量减少，破损的几率也就会相应的减少。而且在使用数字化档案管理模式后，也更容易进行录入和归档的工作，当档案系统内增加一个新的卷宗时，卷内文件目录会自动显示生成的卷宗，档案人员只需挂接对应的原文即可，无需再进行逐字的审查，系统会自动检测。这不仅可以节省档案录入、归档的时间，更可以提高档案的利用效率，提升档案工作人员的工作质量。

2 推动单位人事档案数字化建设的可行路径

人事档案的录入信息必须保证绝对的真实有效，这就要求建档时，工作人员不仅要强化信息录入，更要认真的档案信息进行清查、核对，审核校验，去伪存真。对于如何推动单位人事档案数字化建设，笔者根据自身的工作经验，总结出以下几条：

2.1 强化档案数字化管理意识

这要求档案管理人员要具备档案管理专业知识，能掌握当下信息数字技术的应用技能。管档单位也应积极树立数字化管理意识，提供和建设档案数字化管理硬件环境，开展数字化管理的教育宣传和交流活动。同时，要结合档案工作实际，设定明确的档案岗位职责，健全档案资料，增加档案的可用率。提高职工对人事档案管理工作的认知，端正对档案管理工作的态度，强化档案管理意识，以确保档案管理工作有序的展开。

2.2 健全档案管理流程标准

档案管理工作人员在进行档案工作管理时，一定要健全档案管理流程标准，以提高内部调档查阅的效率。在推广数字化人事档案管理时，一定要结合工作实际。例如，在归档管理各类档案时，工作人员需要保证电子数据全面查询的畅通。同时，数字化人事档案管理的建设离不开先进的数字电子技术，也离不开高效的工作设备。这就要求各单位要及时的配备各种所需的硬件设施。

2.3 做好数据库的建设

随着计算机技术的不断发展进步，电脑在人们的生活中也扮演着各种越来越不可或缺的角色。人事档案管理中的数据库是最费时、费力的一项工作，但也是实现人事档案管理数字化的最基本的一项工作。因为建立数据库从一开始就必须保证数据库的质量。这就要求技术人员拥有更高水平的技术标准，来完成对数据库的设计。

3 人事档案数字化创建工作措施

数字化是指将信息化手段、工具融入到日常的档案工作管理中，以构成统一的资源管理，用户管理，最终能够以网络为基础将所有所有的档案信息数字化，从而达到规范人事档案管理流程，优化人事档案管理效率的目的。普及信息数字化是单位实现自动高效运转的有效手段，尤其在当今这个信息技术飞速发展的时代，更应该加强对信息数字化的建设，以适应市场和时代的需求，助力经济蓬勃发展，科技迅猛进步。

3.1 抓好管理团队建设

抓好管理团队建设首先要抓好队伍的培训。提前有计划的制定培训计划，分层次、有目的的展开培训方式，明确培训人员的从业资格，形成公平公正公开的培训机制，提高人事档案管理人员的工作能力和专业水平。其次，强化梯队建设。分层次培训现职和新入职的档案管理人员，对于新入职的档案管理人员可以为他们分发企业专门编制的人事档案专业培训教材，也可以定期的开展一些关于人事档案管理实现数字化建设的论坛。而对于现职管档人员，则可以根据他们的在岗年龄进行针对性的、选择性的培训。建立递承机制，建设递承有序的人事档案管理人才梯队。

3.2 抓好规章制度建设

虽然数字化的实现为人事档案管理工作带来了许多的便利，但我们还是不能忽视规章制度的建设，注重从制度上巩固创建成果。政府也应该完善各项规章制度，明确职责任务，掌握管理流程，避免发生大的差错。及时档案管理过程中发生了差错，也要确保有章可循，有法可依。

4 结语

档案管理工作实现数字化管理，能够规范人事档案管理流程，优化人事档案管理效率。普及数字化管理是单位实现自动高效运转的有效措施，也是实现国家经济飞速发展的有效措施。随着人事制度的不断深入，当前的手工管理档案方式已不能满足当今信息化时代的要求，人事档案管理的数字化建设迫在眉睫。

参考文献

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