办公自动化环境下医院档案管理的高效措施

王海玲

摘要：本论文研究的目的为在办公自动化背景下对医院档案管理进行必要性与可行性进行分析。具体方法为：首先对医院档案管理工作中存在的问题进行分析，然后针对问题结合实际情况提出合理建议。医院档案管理工作在实现办公自动化的基础上可促使其工作效率得到有效提升，为在真正意义上实现对医院各方面需求的满足，医院必须对自身的网络安全管理进行有意识的加强，为今后的工作打下坚实基础。

关键词：办公自动化环境下；医院档案管理；研究探讨

医院的日常运营会受到医院档案管理工作的直接影响，医院档案管理水平高低与医院自身发展之间有着不可分割的密切联系。医院基础设施的正常运转以及医疗技术进步都需要得到医院档案管理记录内容的支撑，这可在一定程度上促使醫疗事业发展与进步的目标得以顺利实现。从传统档案管理角度来说，办公自动化不仅可促使档案管理效率得到提升，同时可促使档案管理工作得到不断的完善与优化。

一、办公自动化的基本概念和基本特点

1.基本概念

利用计算机信息技术进行办公室工作就是指办公自动化，数据传输接收以及数据储存是办公自动化的实质与目标，这对办公可靠性与准确性的提升有积极作用。传统的手工归档管理方式可办公自动化的影响之下逐渐改变，这可作为一种重要手段促使医院档案管理工作提升自身的工作效率，促使医院档案的可靠性与完整性得到最大限度的提升。工作压力较重是医院的显著特征，在档案管理工作中使用办公自动化可促使其自身的价值与意义得到最大限度的发挥。

2.基本特点

在办公自动化的影响之下信息可在一定范围内实现共享。多部门档案管理以及档案较为分散可实现对医院综合档案管理的传统性的直观体现。计算机技术的价值与意义可在办公自动化的背景之下得到最大限度的发挥与利用，档案的科学化与合格化可在这一过程中得到根本性的保障，促使档案管理工作的效率可在原有的基础上得到大幅度提升，传统档案是调阅的时间限制与空间限制也在这一过程中被逐步打破。文件归档以及审批权限的规范需要在办公自动化系统化的基础上实现，同时也是对信息的保密性进行保障。

二、我国现阶段医院档案办公自动化存在的基本问题

1.缺乏完善的信息化管理制度

现阶段我国医院档案的信息化管理制度依旧处于初级阶段，软件以及硬件设施方面都存在一定的缺陷。从电子档案角度来说，其缺乏有效的存储故障，极易导致患者出现资料泄露现象，最终导致患者的正常生活被影响。

即使医院对医院档案管理投入了大量的资金，但是由于无法建设医院办公自动化的成熟档案管理系统，因此在软件以及硬件设施的配套上存在一定差距，因此无法搭建更为高效的医院档案管理平台，造成资源的浪费情况出现[6]。

2.缺乏完善的办公自动化系统

办公自动化系统存在的基本问题主要包括以下几个方面：其一，软件投入过少；其二，软件技术水平过于低下；其三，管理负担任务较重。上述问题均影响着办公自动化系统的整体水平，再加上办公自动化系统的开发商水平与团队水平不一致，所以使得某些软件被开发出来之后与实际需求存在一定差距，造成电子档案管理系统缺乏行之有效的子文件运转系统。

3.缺乏专业的医院档案管理工作人员

办公自动化技术的实现是基于计算机信息化技术的办公方式，办公自动化技术要求存储方式具有多样化，操作过程中更为精准。现阶段我国医院文档管理工作人员还是习惯用传统的方式来进行相关操作，缺乏了现代化文档管理专业的操作技能，部分文档管理工作人员在专业知识方面非常欠缺，无法胜任此项工作。

三、办公自动化后提高医院档案管理效率的主要措施

1.转变传统的工作方式，促进医院档案的高效管理

办公室自动化背景下，文件本身是相对独立的；相比起传统的归档工作，个人以及部门在医院档案管理工作中分工不同，自动化档案管理以文件为单位，能够直接处理好文件之后进行归档。电子化档案的归档工作不是一个部门的工作，还需要档案部门和信息技术部门共同合作完成文件归档。简而言之，一旦档案部门与信息技术部门的工作被分离之后所建立的档案是不够完整的，应该将管理工作逐渐发展到设计阶段，办公自动化的系统功能也需要涉及到前端控制阶段中。

2.加强网络安全与医院档案管理信息化的建设

网络系统是由基础设施以及软件硬件等数据材料组合而成的计算机系统，具有安全高效与可靠等特点。网络安全需要保护网络系统中的各个组织部分不受到损害，让系统能够正常运行，提供持续的网络服务支持。网络安全可以通过以下几种技术得以实现：其一，数据加密技术；其二，攻击检测技术；其三，数据恢复技术；其四，防火墙技术等。医院患者的档案信息关系着患者的诊疗与康复是否能够安全，与此同时需要严密保护好医患双方的合法利益。

3.建立规范化以及标准化的档案管理制度

办公自动化下的档案管理具有方便和及时的优点，上述优点要求档案管理工作必须做到统一规范。其主要原因是：如果系统文件的管理与档案管理被分离开来，那么两者之间就会存在越权的问题，所以医院相关单位就必须制定一套统一的标准规范，以期能够规范档案的管理工作；另外，在业务流程的处理过程中，对文件归档以及文件处理等均应该制定统一的格式规范，确保不同的接口类型档案能够顺利归档。

4.建立专业的医院档案管理队伍

即使办公自动化操作起来非常方便，但是仍然需要依靠人的操作来完成相关管理工作，因此需要广泛提高管理工作者的综合素质与专业素质。办公自动化的发展脚步加快会使得档案管理工作需要紧跟时代的发展步伐，企业单位需要极尽所能地培养此类人才，通过学习与培训等更新管理工作人员的知识储备。从另外一个角度来看，管理人员的自身素质也是影响医院档案管理水平高低的直接因素，企业在实施奖励机制后，将管理者的职称与业绩进行挂钩能够充分调动工作者的积极性，建立一个专业素质过硬的档案管理团队。

5.加强对网络信息的监管

为了维护医院档案信息的安全性，医院需要建设精确且完整的档案信息化网络系统，通过对网络系统的加密方式以及设置权限等方式加强文档网络信息的文档监管力度，使用数据恢复技术对已经受到损坏文档的进行修补与维护；为了防止人为不合理操作而出现文档更改行为，需要对重置的稳定进行特殊权限设置处理。医院办公自动化所管理的档案信息直接关系着患者的隐私，因此需要引起医院的广泛重视。

四、结语

加强医院档案工作与办公自动化技术互为结合不仅仅能够提高办公室自动化环境下的医院档案管理水平，还能够提高档案的利用效率。在今后的医院档案管理工作中需要清楚认识到办公室自动化的重要性，提高医院档案管理工作的整体效率。

参考文献：

[1]孙涛，陈小琤.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中国病案，2014，15（1）：51-53.

[2]李霞.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].办公室业务，2015（4）.