数字档案信息资源建设的成本与效益

关翠利

内容摘要：成本控制与效益实现是衡量一项工作做的好坏的重要指标，可以指导工作朝着合理、高效的方向改进。本文围绕数字档案信息资源建设成本与效益分析为中心，对成本与效益进行分类和识别，并通过建立基准效益及横向与纵向的比较，论述数字档案信息资源的建设效果。

关键词：成本 效益 数字档案资源 档案信息化

“档案信息化建设是以资源建设为核心，以纸质档案数字化为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标的一项重要工作。”档案信息化实质上就是利用现代化技术手段将档案信息作为一种资源进行开发，并通过便捷的传递方式实现档案信息的社会化利用。而数字档案信息资源建设作为档案信息化建设的中心内容，其成本的控制和效益的实现对整个档案信息化建设工作来说至关重要。

1数字档案信息资源建设

数字档案信息资源是档案工作顺应时代发展，改变长久以来档案提供利用方式，提高档案信息传播速度和效率的产物。“数字档案信息资源建设水平直接决定着档案信息化的内在质量，关系到档案信息资源的有效开发与利用。”其建设主要包括四个部分的內容：

（1） 传统档案数字化。虽然当前电子文件激增，为了简化工作、节约成本并为用户提供更为便捷的服务，社会各部门对电子文件的普及应用也逐步加深。但由于技术和管理上的不足，大量电子文件不能接收进馆，加上电子文件的可靠性并没能得到法律的认可，仍有大量传统纸质文件产生，且许多馆藏的传统载体档案依然存在利用价值，因此纸质档案数字化成为数字档案信息资源建设的重要途径，档案信息化建设的重点。在对传统档案进行数字化时要注意利用价值高、特殊载体、珍贵和高危档案优先进行，并且在数字化过程中注重知识文化类档案、民生档案、特色档案以及多媒体档案比重的增加，迎合社会需要，提高数字档案信息资源建设效益。

（2） 数字档案信息资源数据库建设。即运用现代信息技术手段将已实现数字化的传统档案和接收的电子档案信息内容，按照数据结构进行有序排列形成一个组织、存储和管理数据的“仓库”。数据库的建设可以根据不同需要存储不同的档案信息内容，既可以建立目录信息数据库，也可以建设全文数据库，总之依据数字档案信息的类型、公开程度以及利用的需要进行确定。

（3） 档案信息计算机网络建设。档案信息网络建设是档案信息化建设的基础性工作，是对全国档案信息资源实现有序组织，高效整合的重要步骤。其建设不仅有利于全国档案信息资源运行平台的统一，更是破除“信息孤岛”实现信息资源无障碍整合的前提和关键。但档案信息计算机网络建设要想实现一体化必须还要有统一的制度和标准作为保障，如果环境建设没有做好，那么信息化建设就很容易出现混乱。

（4） 档案信息资源开发与整合。即在档案信息资源数据库的建设和完善基础上，利用信息技术手段，实现馆际之间信息资源的共建共享和规模性整合。在对档案信息资源开发之前首先要进行规划和充分的社会调查，由于档案工作人员与利用者之间存在着严重地信息不对称现象，会造成档案信息资源开发人员对利用者需求的“未知”，这是无法被预料的，而这样的“未知”往往蕴藏着很大的开发价值，因此事前的调查和规划必不可少。

2数字档案信息资源建设成本效益估量的意义

谢伦伯格在《现代档案——原则与技术》中指出：“管理公共文件的任务在于以最低廉的代价和最有效的方式使这些文件服务于它问世的目的，并在这种作用完成后对它作适当处置”。冯惠玲教授也认为：“任何一个社会、任何一个国家所能提供的档案保存能力都是有限的，人力、物力、财力等因素必然直接制约档案保存的质量和数量。因此，在鉴定工作中应摒弃不计成本、多多益善的观点，要考虑一下每份档案是否值得保存，值得保存多久”。？？？另外1994年国家档案局颁布了《开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定》，这就为档案信息资源开发利用所创造的经济效益提供定量分析表述的借鉴，虽然这项规定并不能完全适应档案馆这样的公共服务机构，也不适用于所有档案，但总的来说还是推动了档案效益核算从笼统模糊向清晰具化转变。其计算公式为：J=α·S-C（J 总经济效益，S某项活动获得的全部经济效益，α作用系数，C劳动消耗）。

综合上述学术观点和规定可以清晰得出这样一个结论：效益与成本的对比是衡量一项工作做的好坏的重要标准，档案信息的开发利用要结合现实因素，充分考虑成本消耗和效益实现。数字档案信息资源建设的根本目的在于把利用者需要的档案信息资源从大量繁杂的档案中挖掘出来，以快捷、简便的现代化手段及时传递给用户，实现档案信息的增值。凡是效益的产生，必然有一定的成本消耗作为基础。在档案信息化过程中对建设的成本和效益进行估量，有助于更为直观地分析建设工作的效率，总结信息开发的范围、顺序以及提供的手段是否需要进行调整，尽可能缩减投入成本，提高档案信息资源利用率，使有时效性的档案在其时效期内充分发挥价值，实现效益的增长。特别是企业档案和科技档案，企业决策和一项活动推进所需要的大量信息都来源于档案，企业以投资回报为生存准则，其利用档案的最终目的就是为自身创造更大的经济效益，因此，对企业档案信息利用效益进行分析评价，对提高企业管理水平和竞争能力具有十分重大的现实意义。

3数字档案信息资源利用效益机理

3.1效益体现

档案信息资源本身存在价值这一点无可厚非，但如果只是尘封，它的价值就无从发挥，只有被利用其价值才能真正得以体现，才能够创造效益。总的来说数字档案信息资源所能创造的效益可以分为经济效益和社会效益。

3.1.1经济效益

经济效益简单明了，就是使用档案信息所创造的能够用货币表示的价值因素，主要用来衡量档案被直接利用后对用户所产生的经济收益。对档案馆来说经济效益可能很难衡量，一方面档案馆是公共机构，不以盈利为目的；另一方面档案馆提供档案信息的利用者绝大多数不是档案的提供者，利用者来自不同地方，带有不同的查档目的，档案馆无从知晓，也无法对利用后产生的效果进行统计。但对企业档案和科技档案来说，其所产生的经济效益就很容易被衡量或计算。endprint

3.1.2社会效益

社会效益是相对于经济效益而言的，即利用档案信息资源产生的无法用货币表示的价值因素，是一个宏观笼统的概念。“档案在利用上有许多方面并不产生直接的经济效益，但对社会的发展进步，包括物质文明和精神文明建设两个方面产生很大影响。”社会效益的实现通常通过知识的传递与整个社会思想意识的进步来体现，无法进行准确的数字表达。这个一概念更适用于档案馆，虽然企业开发档案信息资源在一定程度上也会产生社会效益，但较之档案馆对社会的服务程度则远不能及。

3.2效益识别

效益判断笼统来说可以定量与定性结合分析，既然数字档案信息资源利用所创造的效益包括经济效益和社会效益两种，那么效益如何实现，怎样计算也针对这两点分别解释。

经济效益的计算可以直接借鉴国家档案局颁布的《开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定》中的计算公式：J=α·S-C。“其中α值可以通过专家调查法结合求平均数法或专家调查法结合加权求平均数法求出近似值。”对于科技档案成果的技术转让这种特殊情况也可以根据交易中产生的明确的财务信息进行直接计算。

社会效益不能从档案信息资源利用者的角度判断，因为其究竟创造了什么、现实了什么无从得知，也做不到像经济效益那样准确计量，只能从提供利用的角度进行判断。社会效益只能针对档案信息资源开发的质量（开发深度、需求满足度）、建设效率、使用度（利用的次数）和利用范围进行综合估量。简单来说就是在对馆（室）藏进行数字档案信息资源建设后，这部分档案信息被利用的次数有没有增加，利用范围有没有扩大，利用满足与满意程度有没有提高等等，具体估量还是要依靠专家与经验丰富的档案工作者评价研究结合用户的反馈信息得出结论。

4数字档案信息资源建设成本分析

凡是活动的推进必然有成本的投入，数字档案信息资源建设也不例外。数据库建设与维护费用、日常的管理费用、传统档案数字化的设备与人员的投入，如果实行外包政策还会产生外包费用。除了这些看得见的，能够准确核算的投入成本以外，还包括在建设过程中被放弃开发的档案信息资源所能产生的效益所构成的成本，即此次（此阶段）数字档案信息资源建设的机会成本。也就是说数字档案信息资源建设成本包括投入成本和机会成本两部分。

4.1投入成本

概括来说，投入成本包括硬件投入成本、软件投入成本和人力投入成本。

硬件投入为数字档案信息资源建设提供所需外部环境。其包括各种设备（数字化设备、输入设备、输出设备和存储设备）、服务器、运行平台及各种应用系统。

软件投入包括系统软件（系统资源管理）、应用软件（实践问题解决）、信息资源加工与发布软件（传统档案数字化与数据库的建设、维护）三方面。软件投入是数字档案信息资源建设必要支撑条件。

人力投入成本简单来说就是人员工资，这是一个十分直观的概念。数字档案信息资源建设的各项工作，从前期准备到操作开发、从基础工作到智力工作、从建设到管理再到维护，无一能够离开人这一客观存在。档案信息开发工作效率及质量高低都与档案工作者密不可分，高素质人才对建设工作有着不可估量的价值，某种程度上甚至可以说是关键性因素。

4.2机会成本

档案既然被移交到档案馆，就证明这些档案本身都是经过鉴定具有保存价值的，如果得到有效开发并提供利用，就可能创造效益。但档案部门对数字档案信息资源建设的投资有限，工作人员进行建设的能力也有限，不可能也没有必要将所有档案信息资源数字化、不可能将全部有价值的内容进行整合、更不可能实现所有数字化档案信息资源的有效开发。而且工作人员与利用者之间信息不对称产生的“未知”，使得建设的结果不可能完全“投其所好”，和利用者的实际需求会产生偏差。在这样一种选择与放弃的抉择过程中，就产生了机会成本。

机会成本是指为了得到某样东西，所要放弃另一些东西的最大价值，即在数字档案信息资源建设过程中由于能力有限，在选择中被放弃开发的档案信息资源所能产生的最大效益就构成了此次（此阶段）数字档案信息资源建设的机会成本。但由于档案本身的特殊性，其信息资源建设中的机会成本很难落实准确计算，且不似于经济要素投入回报的可预见性那么大，经济效益尚且能够较为精准地计算，进行量化表述，但社会效益这个模糊的概念不可能加以计算。因此需要有经验的档案工作者和专家进行评估，分析指标系数，得到一个大致的估计值。

另外，如果具有时效性的档案信息资源没有得到及时的开发，那么建设过程中还会产生一定的时间成本。

5數字档案信息资源建设效果分析

确定数字档案信息资源建设的成本与效益的目的就是为了通过分析了解建设工作成效如何，而其成效也要通过一定的指标系数或表述形式来展现。

5.1基准效益确定

要使数字档案信息资源建设活动有意义，其建设实现的效益必然要高于其建设成本，究竟要达到怎样的水平才能确保这项工作有进行的必要，那么就要确定数字档案信息资源建设的基准效益。基准效益是档案部门以动态的观点所确定的、可接受的建设活动最低标准的收益水平，即数字档案信息资源建设活动必须达到的预期收益率。

基准效益的确定是由投入成本、机会成本以及建设风险为基础共同影响决定的。由于数字档案信息资源建设基本不存在风险，因此其基准效益可以大致确定由投入成本和机会成本相加得到，即：

基准效益= 投入成本 + 机会成本

数字档案信息资源建设活动所创造的效益不能低于其基准效益，也就是说这项建设活动的效益必须大于其基准效益，才有建设开发的必要。

5.2横向比较与纵向比较

横向比较是将此次工作成果与类似数字的档案信息资源建设成果比较，总结本次工作的优越性和不足点，进行横向比较时要注意两次工作的规模、开发难度等因素是否具有可比性，如果差距较大可以由有经验的档案工作人员和专家学者评估出难度系数等，在进行比较时考虑进去，尽可能杜绝盲目性。

纵向比较是把此次（此阶段）工作成果与上次（上阶段）工作成果比较，判断成本是否降低，效益是否提高。纵向比较的可比性更大，因为同一个档案部门，其档案收集范围变化很小，档案信息类型固定，开发方向也大致相同，因此其比较结果较之横向比较可参考性更强。纵向比较只能采取边际效益和边际成本进行比较，档案部门自我比较、无法利用总成本和总效益分析，因为其作为一个独立主体不可分割。

成本比较的目的在于通过以前工作经验的总结、技术改进、设备升级、工作人员能力提高来实现建设成本的降低。比较过程中可以发现总投入是否在合理范围，哪部分投入较高，可以有改进空间，进而针对性的实现成本缩减。成本降低的侧面就意味着更大的档案信息资源开发空间，能够有更多提供利用的数字档案信息，可以创造效益的基础扩大。

效益对比的目的在于提高数字档案信息资源的开发质量和使用度，扩大利用范围，使被开发的档案信息资源得到更充分的利用。通过比较维持好的方面，改善有欠缺的部分。大部分经济效益可以量化，比较起来直观可见，也容易操作。而社会效益不同于经济效益容易计算，比较时只能将各项指标进行对比，总结建设工作完成好坏，发现较弱的指标，借鉴学习比对方经验，以期弥补效益创造短板。

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（作者单位：远东国际租赁有限公司）endprint