高职院校档案管理创新举措与优化途径研究

闫卫文 张晓兰 赵坤

随着职业教育的蓬勃发展，高职院校管理模式优化成为强化高职院校管理工作的重要课题，档案管理作为高职院校管理工作的重要组成部分，其在高职院校蓬勃发展中的作用不容忽视。高等职业教育发展时间短，其档案管理工作多是承袭高校档案管理经验，或借鉴国外职业教育档案管理经验，造成适应性差、利用率低、管理模式落后等诸多弊端。本文通过对现阶段高职院校档案管理工作中存在的问题进行梳理，进而提出优化高职院校档案管理的创新举措，以期使档案管理水平的提高带动高职院校的整体发展，为我国职业教育事业做出应有贡献。

一、高职院校档案管理存在的问题分析

高职院校档案管理工作存在的问题，可以归结为主观问题与客观问题。主观问题主要是指认知差异，从高职院校领导层的不重视到档案管理工作人员的不重视，造成高职院校档案管理工作难以从本质提升，这也是高职院校档案管理工作存在的最主要问题。客观问题是指硬件、软件设施问题，档杆管理信息化程度不够，档案存放场所限制，未能将档案管理工作进行细分，造成管理混乱，档案管理人员整体专业化程度不够，档案的归档、整理、调用等沿用传统管理模式，使得档案不能完全发挥作用。高职院校的档案管理模式，多为沿用传统高校的档案管理模式，档案管理的制度化、规范化不足，很多高职院校在档案管理中，不注重管理模式与高职院校自身特点结合，导致档案管理效率低下，科研档案难以发挥最大效率。很多高职院校未能充分意识到档案管理带来的便捷，不对档案管理进行研究与创新，导致档案管理水准与高职院校管理水平脱节，使档案管理非但不能成为高职院校健康发展的助力，还会在一定程度上对高职院校的高速发展造成障碍。因此从主观层面提高高职院校领导层与档案管理工作人员的思想认识，从客观层面提高档案管理硬件水平，培养、引进高素质档案管理工作人员，提高高职院校档案管理的专业化，使高职院校档案管理工作由被动服务往主动服务转变，从根本上提高高职院校档案管理水平。

二、高职院校档案管理创新举措与优化途径

高职院校档案管理相对于高职院校管理水平的滞后性，对知识服务的经济效应带来消极影响，因此高职院校档案管理的创新与优化势在必行。以其实可行的制度保障创新措施有效實施，以高素质档案管理团队的建设保障档案管理水平的提高，使档案管理能正在服务于高职院校建设。

2.1 提高档案服务意识

档案管理的被动服务向主动服务的转变，是档案管理发展的趋势，档案管理工作人员的工作意识与工作状态，决定档案管理的质量与档案的利用率。提高档案服务意识从以下两点点着手：一是以专业提高档案服务水平，二是以制度保障档案服务意识。从事档案管理的工作人员，要有专业的档案管理知识，高职院校通过培训与招聘并举，大力提高档杆管理工作者的专业素养，对通过写作、出版、讲座或以辅导方式与他人共享自己隐性知识和专业技术知识的档案管理人员，给予适当的精神或物质奖励，最大程度地激发工作人员的服务意识与服务热情。以高职院校自身提特点为依托，建立具有自身特色的档案管理制度，以制度保障档案管理的服务性。通过规章制度，使档案管理制度化，通过有效实施，使档案管理规范化，转变传统档案管理中以人为中心的管理模式，建立以档案为中心，以服务为理念，以服务为核心的档案管理体系，变被动服务为主动服务，深度挖掘档案资料的内在价值。

2.2 加强档案资料的整合

信息技术的高速发展使档案管理的区域、跨区域整合成为可能。职业教育与信息化社会接轨规程中，知识与信息成为重要的战略资源，也成为决定高职院校发展的要素。高职院校档案管理要摒弃传统管理方式，不断向资源共建型与资源共享型转变。由于资源无法共享，传统档案管理中的重复建设、资源浪费现象严重，区域档案资料整合，可以有效防止资源浪费，使档案资料在更大范围发挥作用。档案资料整合，可以分三步走，首先是区域档案资源整合，其次是跨区域档案资源整合，最后是跨国档案资源整合。档案资源有效整合，可以有效弥补高职院校档案资料方面的缺失，避免重复建设造成的人力、物力资源浪费，可以最大限度地挖掘档案资料的内在价值。

三、结语

综上所述，高职院校档案管理工作是高职院校管理的重要节点，提高对档案管理工作的重视度，积极探索档案管理新模式。变被动服务为主动服务，转变档案管理服务意识，加强档案资料的整合力度，为档案使用者带来更多便利，使高职院校档案管理工作成为高职院校健康发展的动力。

（作者单位：宝鸡职业技术学院）