从中枢作用看办公室人员的工作水平培养与质量把控的必要性

李晓峰

摘要：办公室是一个单位的中枢机关，既是单位的门面和窗口，又是领导的参谋和助手。办公室工作质量的好与坏，直接关系着单位整体的对外形象和内部运作，办公室的中枢作用决定了其对工作人员有着较高的素质要求，现代办公技能的普及又要求工作人员向着专业化、职业化和现代化的方向发展，正因为如此，各个单位都非常重视办公室人员工作水平的培养，并对工作人员的质量严格把控，以提高整个单位的经营水平。

关键词：中枢作用；办公室工作；工作水平培养；质量把控

尽管办公室工作的大部分内容都基本相同，细细品味下来，办公室工作绝非一成不变，而是每时、每刻都在发展变化，办公室工作人员的主要职责就是能够为领导摒除杂务，使领导能够集中精力抓好单位的主业。办公室工作人员一定要养成遇事随机应变，处事冷静的能力，对于一般性的事务要能够独立应对，并做到妥善、正确处理。

一、办公室的中枢作用及其对工作人员的基本要求

（一）中枢概念阐述

中枢指的是核心和关键，是在事物处理体系中，处于中心、主导地位的重要部分。对于任何组织来说，其运行发展过程中，都需要中枢机关对其作出具体指令，因此，中枢是组织健康运行的基础和关键。办公室是一个单位的指挥中心，对于单位的各执行部门来说，办公室是平衡和协调的枢纽，对于上下左右来说，办公室又是信息分享的平台，因此，办公室是沟通上下、联系左右的枢纽和桥梁，既要面对上级，又要接待下级。

（二）基于中枢作用及对工作人员的基本要求

基于中枢作用，一是当好领导的参谋，作好各项事务的基础调研，为领导决策提供详细准确的情况；二是督查职能，负责督促检查领导各项决策的贯彻落实情况并向通报工作进度；三是协调内部事务，保证单位的正常运转，四是办理领导及单位的日常事务。可以看出，办公室起着承上启下、协调左右、综合服务的重要作用。

正因为其地位和作用非常重要，决定了办公室的职能也非常多，重点包括以下五个方面，一是指导职能，办公室参与单位各项事务的管理，对单位的工作有着一定的领导权限，在权限范围内具有指导单位工作的职能。二是管理职能，单位的日常事务一般都由办公室来加以管理；三是参谋和咨询职能，是单位的参谋部、指挥所；四是服务职能，为领导提供日常服务；五是协调职能，负责协调本单位各部门的日常运作。

二、办公室工作的工作水平培养与质量把控的必要性分析

正因为办公室的地位重要，因此，办公室工作人员的素质要求也十分的严格，特别是当今信息时代的到来，要想快速高效地作好办公室工作，办公室工作的工作水平培养与质量把控过程中，必须坚持以下几点要求：

“办文”是办公室人员的一项基本技能。任何单位都需要以文字形式发布各类命令，通报各种情况，上报各类信息、报告、请示等，办公室也需要向领导提交各类调研报告供领导决策参考，因此，文字表达能力是一项必备条件和基本功，工作人员不会写作，等于无手无脑，是不称职的；而写作能力不仅仅是文字表达能力，还从另一侧面反映了一个人的逻辑思维能力、语言表达能力和观察分析能力，因此，合格的工作人員不但要有深厚的文字功底，更要有良好的综合分析和归纳总结能力，这绝不是一朝一夕可以实现的。从这个层面上讲，工作人员的培养、选拔及质量把控显得尤其重要，不具备基本素质的工作，即使再努力培养，也最终难以达到效果。所以，在工作的选拔阶段就要做好质量把控，做到宁缺勿滥，从而保证单位工作队伍的高质量。

上传下达也是办公室工作人员的主要职能之一，没有良好的语言沟通能力，辞不达意，是非常影响工作效率和工作开展的，甚至还会误事，造成一定的损失或者影响，秘书的口才直接影响着其参谋助手作用的发挥，所以，办公室人员在工作过程中，尤其在说话时要善于总结要点，使人在第一时间内就能够了解到其所要表达的信息并做出正确的判断，这样才能推动工作的快速开展。现代社会的工作人员需要参加大量的社会活动，组织或参加各类会议，参与单位各项事务的协调安排，这就更加需要办公室人员具有一定的社交公关能力和组织协调能力，才能处理好各种复杂的人际关系，才能更好地当好领导的参谋。

从许多侧面可以看到先进的办公工具对现代人的影响是十分巨大的，工作人员地处单位的中枢机关，常常要一个人当成几个人来用，而当前各单位都在“精兵簡政”，办公室首脑机关的人员配置更是非常紧张，不可能象过去那样打字员、驾驶员、翻译员配备一大堆人员，随着人民素质的提高，要设置一岗多能，，这些技能既是现代社会对工作人员的基本要求，也是现代社会生活节奏加快的真实写照，从这一点上看，工作人员素质的培养与提高确实是迫在眉睫，办公室人员只有做到一职多责，才能符合现代社会的发展要求。

三、结语

办公室工作人员素质关系到办公室的工作质量，关系到能否将单位的各项工作落到实处，造就一支政治强、作风实、业务精、素质高的秘书队伍是时代发展的客观要求，也是对秘书从业人员提出的一项新课题，各单位的办公室工作者都要不断积累探索办公室工作的先进经验，培养出更多符合单位、社会要求的工作人员，更多地充实到工作队伍当中。通过充分发挥办公室的中枢作用，必然能够发挥办公室价值，推动组织顺利运行。

参考文献：

[1]贺彦龙.企业办公室工作如何发挥好参谋助手作用[J].办公室业务，2014（16）：247-249.

[2]樊丙孝.提高办公室工作工作质量和水平的有效策略分析[J].秘书工作，2015（18）：179-182.