浅谈如何提升基层办公室工作效率和水平

赵新梅

【摘要】县级烟草专卖局（分公司）的办公室是最基层的综合性部门，人员少，临时性工作多，工作任务繁重。如何提升基层办公室工作效率和水平，如何发挥办公室的作用，推动基层烟草专卖局（分公司）各项工作稳步开展，实现“五个一流”目标，笔者认为，坚持统筹兼顾，改进工作方法，转变服务方式，提高业务素质是提高办公室工作效率和质量，加快办公室工作运转的关键。

【关键词】提升；办公室工作；效率；水平

县级烟草专卖局（分公司）的办公室是最基层的综合性部门，承担着办文、办会、综合协调、人事劳资、企业文化、后勤保障、工会、法制建设等方面工作，上服务于领导、下服务于群众，承上启下、上传下达。随着公司的发展，办公室的工作内容越来越丰富，工作领域越来越宽广，工作要求越来越严格，办公室工作运转机制的优劣，工作的质量，直接关系到县局烟草专卖局（分公司）各项政令的贯彻和各项任务的完成。如何提升办公室工作效率和水平，促进县局（分公司）实现“五个一流”目标，笔者根据长期的工作经验，着重从以下几个方面谈一些粗浅的看法：

一、坚持统筹兼顾，有序推进

办公室的工作点多面广线长，涉及方方面面，对上要与市局（公司）办公室、党群部、人事部、企管部、物采办、法规部、整顿办等部门对结相关业务，同时要服务于县局（分公司）领导，对下要服务科室、站、所群众，由于县局（分公司）机构设置和人员编制的限制，办公室人员少，临时性工作多，工作任务极其繁重，可谓上面千条线，下面一根针。办公室的工作如果仅仅停留在收收发发、跑跑颠颠的水平上，满足于完成繁杂的日常事务，就无法适应科学决策和为领导提供帮助的需要。因此，必须坚持统筹兼顾，有序推进，才能使整个机关有效、高效运转。

（一）要突出服务重点，围绕生产经营中心做工作。办公室首先要把握好本部门的工作热点和关键问题，进行重点推进，不能杂乱无章、不分主次，要抓重点、抓关键。就是说：小事不能丢，大事要抓住，精力放在生产经营中心大事上。只有抓住大事抓好超前服务，才能克服忙乱被动，总揽办公室工作全局。其次要分清轻重缓急，重点抓好重要文稿起草、重要公文办理、重要会议和重大活动筹办、重要事项督办，整体推进，防止“眉毛胡子一把抓”，使工作陷入被动。再次要注意“长短腿”问题，办公室各方面的工作不可能是完全均衡的，决定整体工作水平的往往是“短腿”部分，要保持清醒的头脑，善于发现和解决薄弱环节。

（二）抓住关键环节，发挥好参谋助手作用。一方面要领会领导的决策意图，细心留意领导在想什么、抓什么，想领导之所想，参领导之所需。另一方面，要找准工作关键环节，及时提出相关建议，充分发挥好补台、提醒、参谋、助手的作用。再就是主动服务。准确把握政策，及时了解领导关心关注的重点，吃透上情；加强调研，深入基层搞调查，充分占有一手资料，为领导决策出思路、出良谋；还要加强预测，善于从倾向性、苗头性的问题中发现规律。

二、 改进工作方法，提高工作效率和质量

作为办公室工作人员首先必须时刻绷紧效率这根弦，以降低各项服务工作中人、财、物的成本为目标，实现效率和效益的有机统一。

（一）办公室要从建立和完善各项工作程序、标准和规范入手，进一步理顺关系，更好地形成统一协调的工作程序。让办公室员工熟知牢记自己的岗位职责，以及办公室服务工作的流程，增强办公室员工的责任感，做到事事有人管，人人有专责，提升办公室的执行力，使每一项工作落到实处。

（二）处理好全面与重点的关系。办公室工作无小事，不可出现一点纰漏和闪失，必须以高度负责的精神做好每一项工作，高标准、严要求地处理好每一件事情。同时抓住主要矛盾和重点工作，在工作精力、力量配备上有所侧重，花更多的精力搞好政务服务，这是办公室工作的重中之重。

（三）做好办公室工作，不能局限于自己的“弹丸之地”，而应开阔自己的视野。把“触角”延伸到各个领域，审视行业新的变化，学习新的思路和观点，吸取新的营养，拓宽思路，实现工作领域的创新。

三、转变服务方式，实现服务水平的提高

（一）由一般性服务到优质服务的转变。优质服务不仅仅体现在上传下达上，更应该体现在科学决策上。办公室人员工作服务方式不能一成不变，不能按部就班，不能呆板地开展工作，要灵活机动，要善于总结，善于创新。要在与领导者进行知识结构互补、思维方式互补以及年龄和心态互补的过程中，运用自己的判断力、分析力、想象力去求变、求新、求活，把辅助职能作用发挥得淋漓尽致，努力在办公室各项工作开展中寻求更好的服务方式，达到更好的服务效果，推动基层烟草专卖局（分公司）各项工作稳步开展。

（二）处理对上服务与对下服务的关系。对上级服务和对下级服务是一致的，都是办公室的重要职责，二者不可偏废。在为上级服务的同时，更应突出为广大职工服务。办公室的工作人员应当按照群众路线教育实践活动精神，牢固树立为民、务实、清廉主要内容，克服官僚主义和形式主义，把为广大干部职工服务当作自己的事，认真办好事、办实事，使为广大干部职工服务的思想更好地体现在办公室的各项工作中，更好地发挥办公室的“窗口”和桥梁纽带作用。

（三）加强办公室窗口建设。办公室是综合部门，对内不仅主动协调服务，对外还要注意处理好公共关系。窗口工作很重要，县局（分公司）办公室人员要树立良好的工作作风，结合“两学一做”、党的群众路线教育活动大力开展部门服务活动，正确处理好上下、左右公共关系，热情周到地做好服务工作。杜绝“门难进、脸难看、话难听、事难办”不良倾向，树立为人民服务乐在其中的高尚情操。

四、提高业务素质、加快办公室工作运转

（一）干一行、爱一行、专一行，提高服务本领。工作运转快慢，直接影响生产经营，办公室必须把建设一支高素质的工作人员队伍，当作一项基础性工程常抓不懈。从事办公室综合管理工作的同志要认真钻研业务，在提高服务本领上下功夫、做文章。既要学专业、学行业，又要注意提高综合分析能力，包括协调办公能力。使办公室人员都能成为政治可靠、业务精通、能力高强、作风严谨的高素质人才，使办公室真正发挥其综合协调、参谋助手作用。

（二）创造环境凝聚人，提高办公室的战斗力。看一个集体是否有战斗力，很重要的一条是要看它是否有凝聚力、向心力。因此，办公室应把创造一种和谐融洽的人际关系，紧张活泼的工作气氛，以及能适应形势发展需要的良好办公条件，作为加强办公室队伍建设的重要环节，增强办公室人员的集体荣誉感和团结协作精神，努力使办公室全体同志在这个集体里有一种“奋发有为，昂扬向上”的精神动力。

（三）坚持以人为本，充分调动办公室工作人员的积极性。办公室在用人上，要量才用人。办公室负责人要发挥人的主观能动性，激发人的创造性，善于发现办公室每个人的特长，并将其放在最能发挥作用的科室和岗位上，使其充分发挥聪明才智，减少人才资源的浪费，达到人尽其才，才尽其用。同时要放手用人，对各个岗位的人员要放心放手，做到抓大局放小节、抓原则放具体、抓结果放过程，使其能够尽其所能，担当重任。

【参考文献】

[1]郭胜.提升办公室的服务水平.烟草在线，2012年11月07日.

[2]张晓丽.浅析新形势下如何做好企业办公室工作.中国论文网 ，2015（02）.