浅谈档案管理工作的重要性

魏琼英

摘要：随着我国的全面发展与进步，档案管理工作不仅在观念上需要改变，在管理的方式上同样需要改变，利用新的理念与方式从全面角度反映出现状和成果。因此加强档案管理工作非常重要，可以从最大程度上发挥出档案管理的社会价值。基于此，文章从不同角度针对档案管理工作的重要性进行了阐述与研究，供大家参考。

关键词：档案管理；工作；重要性

近年来人们开始认识到了档案管理的重要作用。随着改革开放的不断深入，社会注意市场经济快速发展，这种情况下加强事业单位档案管理显得尤为重要，然而纵观近年来我国事业单位档案管理的情况，其中始终存在着这样那样的问题，为我国事业单位发展造成了不利影响。因为企业或单位的资源取向、战略及未来发展都可能会受到档案管理工作的影响，所档案管理工作对于企业或单位在市场竞争中获得生存及全面发展有着重要的意义。因此，人们必须充分认识到档案管理的重要性，并在工作中进一步完善档案管理工作，在现有档案管理工作方法基础上实现创新。

一、档案管理工作的社会价值

合理科学的对档案进行管理，不但可以对企业或单位的业绩给予衡量，还可以对企业或单位的管理水平给予衡量，因此我们必须充分重视这项工作，尤其是档案管理人员必须认识到档案管理工作在社会各项工作中的重要性，进而有效把握档案管理工作的原则，切实将档案管理工作做好。档案管理工作的作用可以从两方面分析：首先，作为考察依据。档案是历史的一种鉴证，它与其它的文献不同，具有一定的法律的效应。由于档案自身特点、自然形成方式的影响，使其中的记录更具客观性，将其作为依据更加令人信服；其次，作为参考。由于档案是最有价值的一种参考材料，它从未被篡改，很多档案甚至都涉及到当事人的亲笔签名或手稿，还有一些档案中包含照片或录音带等，因此是最有利的实事凭据。所以，事业单位档案管理在社会中具有非常重要的价值。

二、当前档案管理工作中存在的问题

由于受到长期以来传统档案管理理念、管理模式的影响，事业单位档案管理工作中普遍存在着档案资料收集不齐全、档案资料管理不规范、档案管理人员素质不高等一系列问题，这主要是因为我国刚刚从原来的计划经济转变为市场经济，这一转变使得档案管理模式也必须从原来的旧体制转变为新体制。

（一）档案资料收集不齐全

长期以来，很多部门工作人员为了自己使用起来方便，在工作中不懂得顾全大局，将大量资料据为己有，很多应归档的档案材料都收集不上来，整体档案材料收集不全。例如人事档案，一些出国考察的资料严重短缺，由考察人员从国外带来的文件资料、科技成果等材料保存于个人手中，对单位、企业信息资源造成了严重损失。同时一些设备验收开箱都做不到通知档案人员到场，因此整体设备材料不齐全。

（二）档案资料管理不规范

具体来说主要体现在以下几方面：首先，归档格式不统一，整体排列无序，对归档立卷工作造成了不利影响，例如在案卷封皮书写、卷内文件目录及备考表格等方面没有统一的规格；其次，在立卷过程中，很多环节都与归档要求不符合，存在着大量的组卷不合理、分类不准确、案卷标题草拟不當等问题；第三，案卷整理不规范，资料档案收集以后，多数人认为只要将这些档案保存起来就行了，因此在整理、编目方法上不注重，不排架，因此整体档案管理工作变成一团乱麻，直接影响到了档案的利用价值。

（三）档案管理人员素质有待提高

首先，档案管理人员不重视档案管理工作，具体体现在两个方面，其一，档案管理人员工作中缺少主动性，不能主动对生成的资料进行收集，其二，多数档案管理人员认为只要将档案资料保存起来即可，用到的时候可以找得到就行，至于材料整理、编目等都是没有必要的，在这种思想影响下出现了大量“你查我阅”“坐等上门”等问题，因此整体档案管理工作是越管越乱。其次，档案管理人员专业知识不丰富、专业素质不高。实际上档案管理工作也是要讲究管理方法的科学性的，若没有一定理论知识、专业技能，则很难胜任档案管理这项工作，加上很多企业、单位不重视这项工作，频繁的更换档案管理人员，因此整体档案管理队伍不稳定，各项工作的衔接出现了“断层”现象。

三、档案管理工作的改进对策与措施

面对当前事业单位档案管理工作中暴露出的上述问题，需要档案管理人员及相关部门加大对档案管理这项工作的重视程度，了解到档案管理工作的重要性，同时强化档案管理工作。下面结合当前档案管理工作中存在的问题，谈一谈应如何改进档案管理工作。

（一）争取获得领导的重视与支持

要想将档案管理工作做好，首先应在单位上下对这项工作重视起来，而要想全员重视档案管理，首先需要争取获得领导的重视及支持。首先，应从思想上改变以往对档案管理工作的理解，真正重视档案管理工作，并将其纳入正常工作日程之中。其次，应定期将档案管理工作以及工作中遇到的问题上报领导，争取得到领导的支持和帮助，这样就可以在基础建设、稳定队伍及相关待遇上加大倾斜力度。

（二）做好企业档案工作的重点

首先，应在单位中制定多项规章制度，确保档案工作可以有章可依，为档案管理工作朝着制度化、规范化及标准化方向发展提供依据，各项规章制度制定以后，档案管理人员就可以有归档的范围，立卷就可以有目标，从而为档案保管、利用等奠定基础，这样一来档案管理工作就可以有检查的依据、考核的标准。其次，应进一步明确职责，建立起岗位责任制。事业单位应结合其实际情况制定岗位责任制，进一步明确工作标准及职责范围，以保证档案管理人员的工作可以有章可循、有据可依。

（三）认真做好档案收集工作

档案资料收集是档案资料管理的主要工作途径，因此必须将档案收集工作做好，同时加强档案管理工作的力度，更加有效的为经济建设服务。具体来说，首先，应充分重视对档案收集工作重要性的宣传，其次应完善材料归档制度，确保档案资料收集可以有章可循，切实将档案收集工作落到实处，第三应把握好档案收集的线索，进行调查研究及跟踪收集，最后还要注意针对不同对象采用不同的档案收集方式。

（四）加强档案管理的现代化

当前已经进入到了信息时代，这种情况下档案管理现代化必然会成为所有事业单位的发展趋势，各企业单位必然会随着社会的发展实现档案管理现代化。而要想实现档案管理现代化目标，必须首先将档案著录工作做好，注意加强档案管理人员的培訓工作，不仅要加强对档案业务及著录知识进行深入学习，同时还要培训档案管理人员学习电脑等电子设备，加大这方面基础知识及使用方法的培训力度。

四、结语

综上，从本文的分析和研究可见，由于档案管理工作中每个环节都经过严格的管理机制把关，所有工作都要求在档案工作人员规范监督下完成，这样档案的完整、保密，以及安全性才能得到保证，这就需要事业单位不断提升档案管理工作的重视程度，从多角度分析问题，认真对待档案管理工作，严谨的区分和判定档案管理工作所具有的重要性。总之，档案管理工作必须突出重点，将档案管理的统一化、标准化及现代化抓好，科学、规范的管理档案，档案管理有很多有效的方法，因此在以后的工作中还需要进行深入分析和探究。

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