电子档案管理在银行档案管理中的应用

江晓霞

摘要：在当前科学技术的不断发展下，电子档案管理模式出现，并代替了传统档案管理，减轻了劳动力，提高了管理效率。在银行档案管理中电子档案管理已经成为了不可忽视的主要方式，故此本文主要探究了银行档案管理中电子档案的应用，分析其问题以及发展。

关键词：银行；档案管理；电子档案管理；应用

从本质上分析，所谓的电子档案是时代发展的产物，主要是信息技术与银行管理的相互结合，通过将声音、图像、文字相互结合形成的档案管理模式。从作用上分析，电子档案能够将银行的业务信息加以反映，并制定信息框架结构，实施分类处理。且采取电子档案管理，可以迎合时代发展的基本特点，对档案内容进行总结与概括，完善档案管理内容，具有十分重要的现实意义。

一、電子档案管理在银行档案管理中存在的问题

根据分析与调查，因为受到相关因素的影响，银行档案保管的期限划分与自身的特点存在问题，两者并不匹配，导致不合理保管严重。其中在相关文献中表明，有权机关查询、冻结，挂失登记以及补发凭单收据等均需要永久保管，但是很多情况下，有权机关的查询书并没有与财务处理相互挂钩，仅仅只能将其作为银行履行查询业务的物件或者证据，所以从银行的实际情况分析是不具备长期保存价值的。另挂失登记或者单据补发凭证属于会计凭证，其保管的时间为15年，所以无法做到永久保管；贷款或者存款的开销户记录以及申请表，按照相关规定要求，则需要装订流转，尤其在保管期限上存在双重标准，所谓，在此发展背景下，为进一步缓解其矛盾，银行会采取传统档案管理与电子档案管理相互结合的方式，虽然可以保障档案内容的有效性，但是在一定程度上却为银行人员增加了工作量。

二、电子档案管理在银行档案管理应用

（一）可降低银行档案管理的强度

从银行档案管理全局出发可以清楚的认识到电子档案管理在与传统档案管理的对比中，不仅可以减少书面书写，减少错误量，并且还可缓解存储分类的难度，所以在保管方面具有非常大的优势，尤其在无关档案销毁方面优势更加明显。从另外一个角度分析，为保证档案查阅的方便性，会计档案往往会依据业务类型加以整理与存放，但是因为管理体制不同，所以容易造成混乱，所以说混装修订虽然可以提高了档案的保存年限，但是却无法提高保存质量。

（二）符合会计电算化的要求

电算化是时代发展的一个趋势，但是从当前的发展趋势分析电子档案在电算化背景下应用受到限制。因为受到多年工作的影响，银行工作过分关注纸质档案，采取电子档案管理明显存在缺陷，诸多工作人员不适应，还有部分银行在发展过程中没有严格按照实际的发展情况进行规定与要求，仅仅在某一部分实施电子档案管理，这种情况下电子档案无法真正发挥其自身的作用与价值，无法扩大自身的应用范围。

（三）在银行中的应用

在当前科学技术的不断发展下，传统档案在银行中的保管已经与现实呈现出不均衡现象，如此一来则会对财务资源配置形成影响与压力。其中在银行会计档案管理中，其基本目的不仅要维护银行自身的利益，更为主要的是满足内外查询的要求。通过对相关法律环境的探究，现在所保留的纸质凭证只有债权债务关系的相关资料，尤其在银行高度电子化的发展背景下，其它的资料与内容采取电子归档能够满足基本的查询要求，从而符合保管的规章制度。然而根据分析与研究，当前银行还存有一部分纸质档案，尤其在业务的不断发展下，纸质档案的数量越来越多，造成压力。然而采取电子档案管理，便可缓解这一现象，减少库存压力。

三、电子档案管理在银行档案管理发展

从属性分析在当前发展趋势下，电子档案管理成为了银行档案管理的关键所在，并且在新时期，全新档案管理理念提出之后促使银行档案管理要求逐渐与业务流程相互融合，不仅将中间环节加以简化，并且也明确了操作流程，减少各项成本，在此发展背景下，银行档案管理中电子档案管理在未来的发展需要从以下三点出发：其一是需要进一步明确档案管理的重要性，银行的业务部门在推出业务的时候需要与部门相互沟通与交流，比如涉及到会计资料的则要与会计部门相互沟通，并界定其保管期限。其二是業务部门在对各项资料进行归档的时候需要从现实出发，对其正确性以及必要性进行分析与探究，将明细列出，对归档范围加以明确，从而减少归档的数量。比如前台生成的各类业务资料，需要严格按照资料名称进行归纳与整理，分析哪一部分内容不需要进行归档，哪一部分资料需要保管，还有一点是电子数据需要满足实际的情况，避免发生重复归档的现象。其三是需要在满足会计核算基础下，要采取系统优化的方式选择节点，在档案入库之前要对资料进行分期限装订，或者依据实际的情况制定完善的规范与要求，减少银行后期的档案管理工作量，并简化档案的分拣工作，提高档案管理效率与质量。

四、结语

电子档案管理已经成为了时代发展的要求，也是银行档案管理中不可忽视的内容，在银行档案管理中要加大电子档案的推广力度，减少纸质档案对库房所造成的要求与压力，充分发挥出电子档案的作用与价值。

参考文献：

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