信息时代档案管理工作创新

张秀丽

摘要：在信息化的今天，档案管理工作也要与时俱进，怎样才能让当下的档案管理适应信息化的时代，是档案管理人员思考的问题，档案管理工作模式的改革已经悄悄的拉开了帷幕。

关键词：信息时代；档案；管理；创新

在信息化时代下，全球化、数字化相继出现，计算机技术已经运用在人们的生活中，档案管理也在悄无声息的发生着改变，电子档案的传输运用，这一技术提高了档案管理的工作效率，促进了档案管理工作的发展。并且，档案管理工作的创新与社会的发展需求遥相呼应，这也极大的方便了工作人员对档案信息的查询和归类。因此，在信息化的时代下，档案管理的创新则显得尤为重要。

一、影响档案管理工作创新的因素

（一）档案管理工作人员的管理理念落后，服务意识淡薄

首先，档案管理工作仍然以传统的管理方式为主；其次，档案管理工作人员没能充分利用现代化办公管理手段，使得档案管理工作效率不高；再者，档案管理工作人员对档案管理工作认识不够透彻深入，认为其工作的主要内容就是保管好档案即可；最后，档案管理工作人员整体素质不高，不能紧跟时代步伐，也不具备创新精神。

（二）档案管理体系陈旧

当前阶段，很多管理人员对于档案的管理还没有形成有效的体系，管理人员的技术水平也难以让档案的管理更加具有成效，档案的管理工作没有形成系统化。尤其信息技术的发展更加需要高效的档案管理体系进行创新，旧有的体系无法满足当前的档案管理需要，档案的管理效率无法得到提高。

（三）档案管理模式的不完善

随着网络的普及，人们获取信息资源的途径拓展、费用降低、效率提高，而档案信息开发管理模式落后，人们获取信息不那么容易，导致档案信息资源价值被遗忘。因此创新档案信息资源管理模式，共享档案信息资源迫在眉睫。但档案计算机管理模式、信息服务系统还没有建立起来，缺乏相应的管理标准和规范。档案信息资源开发利用管理模式滞后，服务方式不灵活，服务手段不快捷，这种档案管理模式，严重阻碍了档案信息资源的开发利用的程度。

二、信息时代下档案管理工作的新措施

（一）提高工作人员的服务意识，改进服务方式

在当今第三产业发展迅速的情况下，服务业成为主流，服务意识将影響人们的生活方式和工作态度。而在档案管理工作中，服务态度同样重要，因为档案是对重大历史事件的记录，也是对经验的总结，具有保存价值和参考价值，而工作人员良好的工作态度，有利于档案资料的长久保存和利用价值。

档案管理将不再是实体的保存，而且还是电子内容的整理，面对发达、快捷的网络技术，档案管理机构要创建档案馆网站，有了网站这个档案归类集合中心，有利于数据信息的电子化和网络化处理。同时，在档案馆网站开展在线网络服务，因为档案收集、保存的目的为了使用，所以，通过改变服务方式，要提高档案的使用率，从而体现档案的使用价值。

（二）改变现存落后的管理模式

通过最新的网络技术，建立现代化的档案网络资源管理模式，对现有的档案资源进行最大化利用。此外，各个档案管理部门还需要通过网络平台做好资源的共享，通过这种方式不仅可以提高对档案信息资源的有效利用，还可以在各个部门的交流与合作中，发现自身的不足之处，从而能够更改好的改善自身，促进档案管理制度的进一步完善。

（三）提高档案人员队伍的综合素质

提高档案管理工作人员的综合素质，需要从以下两方面做起：首先，加强对工作人员的教育。档案馆需要制定相应的制度改变全体工作人员的观念，提高他们对档案管理工作的认识和热情。档案馆还可以和专业的机构进行合作，对工作人员进行定期的培训，提升他们的整体素质；其次，改变档案管理工作人员的知识结构。要求所有工作人员对相关学科和科研成果进行了解，扩展自身的知识广度，为档案信息资源的利用做好铺垫。

（四）引进专业技术人才，做好培训工作。

在引进人才的过程中，要注意选择那些有一定的档案管理基础知识，并且具备了与单位相关的知识和技术的高素质人才。对于那些有专门档案管理人员的单位来讲，要通过定期的培训和考核制度，有效的提高单位档案管理工作人员的素质。同时，还要要求员工严格的遵守工作规范，对于文件资料的处理要严格的按照标准化流程进行处理。

（五）促进档案信息化建设

紙质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，因而要促使档案信息化建设加快发展，在实现了办公自动化的同时，促使档案信息化建设迈入一个新的台阶。将档案通过网络融合为一体，实现真正意义上的信息资源共享。以往利用者必须到档案室才能利用，而网络化建成后，利用者可以在自己的办公室对档案数据库进行浏览、访问。将扫描的文件及电子文件直接与系统挂接，利用者不仅可以查阅所需的信息，还可以下载原件，不必再到档案室阅览，从而提高了档案检索利用服务质量。而新的档案剧增，档案信息化管理迫在眉睫。各档案部门应抓住机遇，加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件。在管理手段上，要积极参与单位办公自动化系统的设计与建设，密切结合本单位办公系统与信息管理工作的实际，提出档案管理方面的要求和建设，科学推动电子文件归档工作。

三、结束语

在信息时代的影响下，人们要改变自己的陈旧观念，接受新事物，积极运用现代技术，转变工作人员的工作理念，加强服务意识，对档案管理工作积极改造创新，并在使用新技术的情况下，让档案资源服务网络化，档案信息管理标准化，同时还要扩大档案资源的内容量，在建立档案馆网站时，加强档案管理工作的安全保障体系，让档案资料体现最大的使用价值。

（作者单位：大庆油田有限责任公司第八采油厂规划设计研究所）