分析企业档案管理的问题及优化措施

王雪

摘要：档案管理工作是企业经营中重要的工作之一，随着市场竞争压力的不断增强，档案管理被重视程度逐步攀升。现今社会企业档案管理工作正处于发展阶段，大多数管理机制还不够成熟，与企业的发展经营存在不适应性。本文结合现在企业档案管理工作中所存在的问题，分析企业档案管理问题产生的原因，并提出了合理的应对策略。

关键词：企业档案管理；问题；措施

档案管理作为企业管理模式的重要组成部分，在企业管理中具有重要的作用。档案记录了企业发展的原始信息，见证了企业的发展，同时档案管理工作也作为企业参加各项活动的指标而存在。要想提升企业的管理水平、提高档案的利用率就必须完善档案管理工作。

一、企业档案管理工作存在的问题

（一）档案管理制度不健全

大多数企业档案的收集、保管、保护、保密等制度都是不健全的。一些企业对档案的管理建立了一些制度，但执行却不够严格。如档案管理工作者工作疏忽、责任心不强、工作懈怠；发生档案丢失情况，资料收集不全；借阅档案不遵守档案借阅手续，有借无还，还有更甚者档案长时间借出不知去向。

（二）档案管理工作不规范

一些企业至今没有意识到档案管理的重要性，在档案管理工作中对档案只进行了简单的分类，有些并没有设置负责档案管理的相关部门，各部门的相关资料仅仅只是由各个部门直接负责，如此这般则容易产生档案不透明的情况，并且严重影响了档案的共享性。在归档保存档案时不能形成规范的移交流程，极易导致档案资料的丢失。

（三）档案管理人员管理觀念薄弱

档案资料与档案资源的开发是密不可分的，在档案资源的开发中具有重要的参考价值，同时档案资料也作为档案发展计划的重要依据和参考资料而存在。然而，现今大多企业经营管理者还没有意识到档案管理对与企业发展的重要意义，档案资料管理还没能够引起企业管理者的足够重视，投入相对较少的资金、物力、人力在档案管理部门，同时，档案部门工作人员的档案意识也非常模糊，无法确保企业档案资料的完整与真实，因此无法很好地实施档案管理工作的现代化建设。

二、企业档案管理的优化措施

（一）加强企业档案管理机制，强化工作责任

建立科学的企业档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理工作的关键内容。档案管理方式的更新和管理水平的提高必须紧跟科学技术的发展，所以必须建立与档案管理相适应的科学的档案管理体系，档案管理部门必须明确职能，如此才能做到档案管理与企业工作同步考核，同步发展。企业档案管理必须依照相关法律法规，结合企业的基本情况满足生产服务等方面的不同要求，制定适合企业的档案管理体系，遵守“统一控制，分层管理”的管理原则。将档案管理工作实效性放在工作的首位，保证档案资料收集、保管、保密、保护等档案管理相关工作严格按照档案管理体系执行，保证档案资源得到最大价值的利用。

（二）增强企业档案管理重视程度

对档案管理工作的重视体现在对档案管理工作加大力度投入资金，大量的资金投入可保证企业档案管理工作正常开展。此外，档案管理工作人员还需要熟知档案管理工作在企业经营管理中的实际作用。从企业管理者来讲，应该重视档案管理部门的建设，对档案管理人员进行相关档案管理知识培训，强化档案管理工作人员对工作的认知，提高管理人员工作素质，在管理中逐步完善档案管理体系，规范管理流程，以促进企业档案管理工作的顺利开展。

（三）加强档案管理人员素质

我国从事档案管理工作人员专业普遍较弱，专业素质的欠缺导致档案管理工作无法更好地进行。当今社会档案管理工作变得越来越重要，成为企业良好发展的重要因素，现代化的档案管理工作开展过程中，专业档案管理人员尤为紧缺。为满足档案管理工作开展的需要，档案管理人员应从杂业型向专业性转变。人员是顺利开展档案管理工作的重要因素。針对我国综合性档案管理人员短缺情况，企业应加大力度对相关工作人员的培训，从而进一步提高其队伍的综合素质。

（四）运用外部环境提升企业档案管理

向档案管理工作先进单位学习并与其交流档案管理工作经验，以促进和完善本单位档案管理工作。联合本地区各个单位开展档案管理工作经验交流会，将本企业在档案管理工作中遇到的问题、难题与同行进行交流、讨论，通过交流找到科学解决方案。除了与企业交流之外，还可以借助中介服务来进行档案管理工作。档案中介服务是快速解决企业档案管理工作的办法，将企业档案管理工作委托给档案中介进行管理，可节约管理成本，高效配置人力资源，但此方法不可作为长期解决档案管理工作的方案。

总之，现如今，企业的发展面临越来越多的挑战。要保证企业的稳定发展，作为企业发展重要内容的企业档案管理工作就必须建立完善的体系。企业稳定发展与档案管理工作是相互促进的，为保证档案管理体系的完善，企业应树立正确的管理观念，加强对档案管理工作的重视，提升档案管理工作人员的专业能力，完善档案管理方式，建立完善的档案信息系统，适应当前现代化建设的要求，从而实现企业的更好发展。

参考文献：

[1]张蓉.新时期企业档案管理问题及对策分析[J].科技资讯，2013（31）：78-81.

[2]张琳.我国企业档案管理中存在的问题及完善对策[J].企业改革与管理，2016（15）：120-122.