信息化条件下会计档案电子化的管理

张腊腊

摘要：随着互联网、大数据、云计算、区块链接等信息技术的应用和电子商务的快速发展，信息化、电子化已经成为时代发展的主要趋势。会计档案电子化的实施极大地改善了信息管理的水平，提高了档案信息的利用率和共享率，因此如何推动会计档案电子化的进程，不断创新管理办法变得尤其重要。本文主要介绍了会计档案电子'IZ的概念、背景、意义，分析了会计档案电子化管理现状，并提出了原则、对策建议。

关键词：信息化 会计档案 电子化 创新

一、概念和背景

会计档案电子化是以电子形式产生、传输、保管的会计凭证、会计账簿和财务报表等会计核算专业资料。是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据，属于单位的重要经济档案，是检查企事业单位过去经济活动的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。由于电子会计数据的使用与会计软件系统紧密相关，不像纸质会计档案那样直观，必须在特定的计算机操作系统中才能使用，不同的财务软件或同一软件的不同版本生成的电子会计档案具有不同的格式，因此，财务软件及相关资料要作为会计档案管理。

2014年，国家发展和改革委员会联合财政部、国家税务总局、国家档案局在中国电信、中国联通、中国人保3家企业开展了电子会计档案管理和电子发票归档管理的试点，取得阶段性成果。

2015年12月财政部、国家档案发布了新的《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号），已于2016年1月1日起施行。新《会计档案管理办法》指出会计档案的获得、报销、入账、归档、保管均可以通过电子化形式管理。新《管理办法》推出，肯定了电子会计档案的法律效率。这将极大推动电子会计档案的网络传递和线上应用，企业会计档案电子化管理势在必行。

二、会计档案电子化的现状

会计档案电子化虽然已经法制化和普及化，但是因为时间不长，再加上很多企业由于自身原因，缺乏会计档案电子化管理经验，很多企业处于观望态度，延续以往的会计档案纸质存档现象普遍存在。

会计档案电子化管理中技术环境的复杂性，制度建设的滞后性，软件环境和硬件设备的不稳定性，会计档案电子化管理存在许多问题，主要表现以下：一是会计档案查阅不便。二是安全存在隐患。三是真实性面临挑战。四是会计档案电子化完整性不够。原始凭证和会计档案管理这两个环节还处于半纸质化半电子化的状态。五是会计信息在使用的过程中存在问题。六是制度建设迫在眉睫。七是档案管理人员的素质有待提高。

三、会计档案电子化的意义

会计档案电子化具有广泛性、统一性、多样性、数字化、虚拟化和电子化等特点。会计档案电子化可以降低管理成本，减少资源浪费，提升财务管理效率，弱化财务人员劳动强度，同时还可以实现信息共享。

（一）有利于节约管理成上本、减少资源浪费，提高财务管理效率

例如中国电信广东分公司，每年节约纸张和打印耗材费300余万元，每年可节省库房约400万平方米，每年为广东分公司节省成本1000万。会计档案电子化后将节约大量的办公纸质和办公消耗，减少了成本费用负担，特别是帮助财务人员从琐碎的档案管理工作中抽离出来，集中精力处理会计核算和财务管理工作，提高工作效率。

（二）查询便捷，实现数据共享

从会计记账凭证到原始凭证，再到会计账簿，最后到财务报告，将整个财务核算过程进行融合处理，对原有分散化的档案信息进行再加工处理，建立数据库结构，所需信息可以直接读取。同时，打破查档地域限制，通过“互联网+”方式实施查询信息。在合理地授权下，会计档案管理人员或监督人员可在计算机设备上对归档后的电子会计档案进行灵活方便的查阅。

（三）简化和规范会计档案建立和归档的流程

通过ERP等各类会计系统对凭证或报表等会计资料进行汇总、查询和导出的功能，实现通过扫描仪等影像采集设备对大多数纸质原始凭证进行电子化采集技术的应用。大量以往需要手工编制或打印的会计资料现在可以直接在各类会计系统中生成并以电子化形式进行保存，使得电子化的会计档案资料的建立和归档流程更为简便高效。

（四）有利于財务大数据的发展

新《管理办法》将电子会计档案纳入会计档案范围，将推动电子会计数据的深度开发和有效利用，可以为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的信息，也可以为企业的发展注入新的动力。通过大数据的分析和处理，企业可以洞察新的商业机会、优化企业决策等。

（五）有利于会计监督和检查

电子票据会计档案将极大方便会计工作的监督与检查，为多层次、全方位加强会计管理提供全面、准确的信息，实现“复核式监督”和“实时监督”，从而提高事后监督的时效性，有效防范会计核算风险。同时，所有的会计信息资料通过电子影像传递，加之系统权限设置，能够有效防范相关管理、操作人员对会计资料进行人为修改，严密财务工作流程，确保会计账务组织体系的完整性和严肃性。

四、会计档案电子化管理应坚持的原则

1.安全性：会计档案管理工作的首要任务就是保障会计档案的安全，纸质档案需要在防盗、防火、防潮、防鼠等方面加强防范；二电子档则更要在病毒防范、存储介质保管、网络安全等方面严控风险、保障安全。

2.保密性：会计档案资料泄密会给公司带来巨大的潜在经济风险，可能造成不可估量的损失，从而提高人员职业素养，加强人防、技防、物防等诸多方面做好保密工作。

3.规范性：会计档案的存放管理必须保证其严肃性和规范性，必须符合财政主管部门的规定。

4.可靠性：会计档案的保密管理务必保证其真实性和可靠性，尤其电子档案，应及时做好加密和备份工作，设定相应的访问修改权限，避免关键数据和核心信息被篡改。

5.兼容性：会计档案的管理工作还应放开视野、兼容并蓄，既保留传统纸质档案的必要存在，同时选择性大力发展电子档案和信息数据库，甚至未来发展中还可能出现数字化文本、虚拟化档案、模拟可视化技术档案等。endprint

6.智能性：一是会计档案入库管理实现智能化，大力借助智能数据化存储媒介、速照扫描、数据自动归档保存等先进技术在日常办公中实现实用价值。二是会计档案查阅借阅实现智能化，借助互联网技术和现代电子传输技术实现内部资源共享和外部授权权限内查询的功能。

五、会计档案电子化管理的对策建议

（一）完善会计档案管理制度

企业必须从自身实际出发，分析本企业档案管理存在的问题，要制订详细的执行方案，建立和整合本企业会计档案管理制度，形成完整的解决方案。必要时，可以到相关单位考察学习，以便借鉴先进的管理经验。除根据《会计档案管理办法》规定的会计档案收集、归档的范围，对本单位产生的会计档案加以规范。重点应完善信息化会计档案归档制度、保管制度、借阅制度、服务利用制度；完善考核机制、奖惩分明；明确会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序。

（二）加强领导重视，加强组织领导

领导重视是搞好企业会计档案管理工作的重要前提和关键。各级领导应加大人力、财力、物力的投入，使会计档案管理制度化、科学化、常规化。建立和落实各级会计档案管理工作责任制，明确职责，使会计档案收集、归档、保管等工作得到落实。

（三）注重培养复合型人才

会计档案电子化需要財务档案管理人员具备新的管理知识和技能，既需要懂相应会计专业知识，又需要懂档案专业知识和运用现代化各种管理软件系统。信息技术的高速发展，科技手段的不断提高，及时充电是档案管理人员不可少的工作。企业可以通过每年的轮训l学习、继续教育、业务进修、定期与其它企业相互沟通交流，多管齐下培养合格的会计档案管理人员。

（四）加强会计档案信息网络设施建设

建立安全高效的档案信息系统建设，加强硬件设施建设，及时配备档案现代化管理所需的计算机、扫描仪、互联网设备等现代化设备，将财务系统与档案存放地点有机结合，可以更加高效快捷的使用会计的电子档案。如企业选择具有档案管理辅助功能的电算化软件，建立会计档案信息系统，使用户足不出户就能进行档案咨询查阅、利用。

（五）安全保障系统建设

（1）档案使用安全。一是对所有会计档案建立安全保密等级，并设置相应的权限。企业可以为会计电子化档案建立三到五级的保密等级，规定相关人员只能使用与自己身份相符的等级权限。在进行权限设置时，如果想控制用户修改权限（防止篡改），可以在用户打开查阅时，系统自动将各类会计档案电子文件转换成SWF文件，这样的设置可以使用户只能浏览而不能修改会计档案电子文件。另外，对外源文件必须设置防篡改校验，并且要定期检查和更改校验码，以保证源文件的安全性。二是从源头保证归档数据的安全性。企业可以利用影像电子化技术（例如ORC应用技术），针对外部取得的相关凭证扫描和验证，并进行多层管理复合，在源头上保证归档的会计电子档案的真实性。三是保证会计电子档案的长期有效性。

（2）IT系统安全。一是保证计算机硬件和备份管理方面的安全性。例如，可以采用目前流行的双热设备、负载均衡、安全控制列表、冗余存储、组合数据备份等计算机系统安全保密技术来保证系统的安全性。二是保证系统的业务安全安全性和应用安全性。在业务安全性方面，系统应设置完善的控制标准，每一项业务的流程都要进行仔细规划，在系统里面进行确认，对于一些不可以反向操作的地方，要进行严格的控制。在应用安全性方面，企业可以参照ERP系统的设计思路，将用户管理、认证管理等权限进行统一，并且在登录方面也可以实现实时统一单点登录，更加保证授权用户的规范化操作。

（3）内网信息安全。企业应建立强大的内网信息安全管理体系和技术体系，为会计档案电子化工作奠定了良好的信息安全基础，为会计档案电子化工作提供有力的网络信息安全基础。

会计档案电子化是会计档案管理的未来趋势，实现了对会计档案信息的实时更新、实时查询、信息共享等功能，满足了新形式下企业信息化水平和精细化管理需要，为公司提供多维度决策信息，将会带来一次企业管理和财务工作的变革和提升。endprint