借条管理中容易忽略的几个问题

陈启田

【摘 要】随着社会的不断进步，会计工作在社会活动中的作用越发重要。目前，各企、事业单位经济业务发展不断加强，会计基础工作作用于财务工作中显得非常重要，会计基础工作是会计工作的基本环节，也是经济管理工作的重要基础，既维持着会计工作的秩序，也更大提高了会计工作质量，提升了工作效率。本文就实践工作中借条管理存在的几点问题及加强管理的意见作出论证。

【关键词】借条；问题；管理；会计

借条是表明债权债务关系的书面凭证，一般由债务人书写并签章，表明债务人已经欠下债权人借条注明金额的债务，是一种凭证性文书。借条具有法律效力。一旦产生争议，可以作为证据向人民法院主张债权，获得受偿。

本文讲述的“借条”是指会计基础工作内容中原始凭证“借款单”。对此，笔者就借条管理中的账务问题，如：企业员工借款单用于购买材料、预支工人工资、自外单位（或个人）取得的收条替代企业员工借款单的不规范情况，未入账借款单交接手续，书写方式不规范、支付方式未列明等问题，谈以下几点浅见，供同仁们共商。

一、借条管理中存在的几点问题

1、企业在建筑物装修期间，员工借款购买材料、预支工人工资等填写借款单时未经领导审核签批，即已支付借款。因手续不完备，会计人员暂未将此类借款单及时入账。又因：原始凭证借款单业务发生时间集中在20*6年年度，于20*7年初出纳岗位发生内部换岗或离职交接时因借款单未审核签批的原因，借款单始终无法入账，只在工作交接表中写明情况作为待完成事项处理。

2、借条管理违反相关规定，自外单位（或个人）取得的收条替代企业员工借款单，这种情况出现于员工先垫付货款再向公司借款报销业务中。实际业务操中借款人向财务人员借款时将购买材料收到的付款凭据--收条，作为借款单支取现金的行为，因单位管理不规范及员工急于现金周转而采取的一种方法。

3、借款用于购买材料、收条代替借条，预支工人工资等情况，长期积压借条和收条使得核销借款时，极易出现账务套腿（重记或错记）、混乱、多付款等问题。

4、绝大多数企业在借款单的书写方式上存在不规范现象，造成借款难以要回，从而引起企业资金坏账。借条的支付方式如何进行确认？支付方式在《会计基础工作规范》（以下简称《规范》）中未规范为原始凭证必须具备的基本内容，但在企业实操业务中需要加强规范，大数据时代借款的支付方式不再只局限于现金支付。

二、加强借条管理的几点意见

1、借款单作为经济业务发生或完成时取得或填制的原始凭证，是企业内部员工向企业借款时填制的一次原始凭证，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的文字凭据。企业员工借款都要履行借款手续，填写借款单，借款单有一式三联的也有一联的。借款申请单填好交财务部门审核签批后，交给出纳凭以付款。财务人员在支付借款时将未经审核签批的借条进行了付款处理，导致单据不能及时入账、现金短缺等问题。但这一行为大多数不是个人行为，由于企业领导的口头应允及不规范管理，事后也未得到及时的补救进而产生的不良后果。会计人员应当按照《规范》的制度和要求进行会计工作处理，真实、准确、及时、完整的反映会计信息情况，将借条补足手续并且进行记账处理。会计人员在工作中要起到积极的作用，不能怠于工作，听之任之，违反《规范》的做法是不可取的。

会计人员工作调动或者因故离职，必须将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员。接替人员应当认真接管移交工作，并继续办理移交的未了事项。根据《规范》规定，会计人员办理移交手续前，必须及时做好以下工作：已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的，应当填制完毕；尚未登记的账目，应当登记完毕，并在最后一笔余额后加盖经办人员印章；整理应该移交的各项资料，对未了事项写出书面材料；编制移交清册，列明应当移交的会计凭证、会计账簿、会计报表、印章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、其他会计资料和物品等内容；实行会计电算化的单位，从事该项工作的移交人员还应当在移交清册中列明会计软件及密码、会计软件数据磁盘（磁带等）及有关资料、实物等内容。交接完毕后，交接双方和监督人员要在交接清单上签章。案例中跨年度借条未得到妥善处理，在交接时未按规定三方签字或者盖章更是常见的问题，需要会计人员规范交接工作。

2、收条也称作收据，是因收到单位或个人的钱或物时写给对方的一种日常生活中常见的凭据性应用文。实际业务中，借款人用收条替代借条方便于流程，但混淆了原始凭证的使用用途，通常情况下应积极通过报销审批流程，采购实物需要进行入库验收，报销人员持采购收条、发票、入库单经审批流程予以报销。可见，大多数单位随意用款、违反规定等不规范现象屡见不鲜。

3、用于购买材料借条积压问题对策：财务人员应主动对公司领导在财务流程的规范上进行沟通，避免或减少此类未审批签字借款单，以便财务工作的正常开展，及时反映公司的现金流情况，对出纳现金的监管也有着积极的作用。

收条代替借条积压问题的对策：大量收条抵冲借条应分开逐笔对应处理，切勿合并抵冲。这里分两种情况叙述，一是购买材料等业务只交给会计人员对方开具的收条作为借款凭证，那么，待内部审核签批手续办理完成后立即进行账务处理。二是先用借款单支取货款，再交给财务人员核对方开具的收条。企业严格采用日清月结方法的，借款单已于发生当日完成入账，那么，财务人员应开具收据予以核销员工该笔借款（一式三聯格式），将记账联入账，收款联交由借款员工，再以手续齐备的收条等入账；或者将原借款单副本退还借款人。

预支工人工资借条积压问题的对策：一般情况下，各企、事业单位编制工资表的工作由工资会计或者人事部门负责，按月汇编，按时发放。建筑工人人工费存在特殊性、灵活性、随意性，该人员不属于合同制内员工，不可约束。预支工人工资的情况时而发生，未到工资发放日就要求部分支付或者全额支付工资。这就需要财务人员将该业务作为重点把控，防止重复支付款。首先应按月汇编工资表，再把预支工资单据作为支付款证明附后，清晰反映整体情况，该单据不再作为员工借款处理。切记汇编工资表中需备注该笔工资”已支付或已预付及相应金额”的情况。

4、根据《规范》规定，原始凭证必须具备的基本要素是：凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证单位名称或者填制人姓名；经办人员的签名或者盖章；接受凭证单位名称；经济业务内容、数量、单价和金额。财务人员在实际业务中应注意要求借款人员在借款单上写清楚借款人法定全名和身份证号码，并核对身份证信息保证一致，如遇法律诉讼事宜可发挥至关重要的作用。支付方式通常不会出现在企业借款单上，这在借款支付路径的法律证据提供上会出现证据不符或不足现象；另外，可以有效作用于财务人员核对账环节，避免造成不必要的记账疏漏与错记。最好的解决对策是在借款单上备注支付方式，包括现金、银行转账、微信支付、支付宝转账等方式。endprint