做好燃气工程档案管理工作的研究与探讨

徐倩+鲁静

摘 要：作为企业开展工作的载体与凭证，燃气工程档案记录着其工作的方方面面。因此我们说，燃气工程档案管理工作效率的高低直接影响着企业其他业务的发展水平。尽管近些年来伴随着信息技术的发展，我国的燃气工程档案管理工作取得了一定的进步，但是我们需要意识到目前我们的管理工作仍然存在着很多的问题。基于此，本文在第一部分分析了当前我国燃气工程档案管理工作中出现的一些问题；在文章第二部分，笔者通过结合个人多年以来的工作经验，就如何才能做好燃气工程档案管理工作提出了个人几点看法，以期能够为进一步提升燃气工程的建设水平建言献策。

关键词：燃气工程；档案管理；存在问题；解决措施

在燃气工程建设过程中会形成很多资料，包括工程前期各类审批文件、施工過程记录、竣工验收资料及维修保养记录等。这些资料较为全面地反映了燃气工程建设过程的详细情况，对工程质量评定、生产运行管理及维修、抢修抢险以及对新建工程的准备工作等都具有很重要的参考利用价值。

1 当前我国燃气工程档案管理工作中出现的问题

1. 企业忽视了燃气工程档案管理工作的重要意义

档案管理受自身工作特点的影响，其作用需要很长时间才能展现出来，要想在短时间内就为企业整体效益的大幅度提升做出贡献着实很难。正是由于这样，不仅仅是企业领导甚至是一些燃气工程档案管理工作人员都产生了“燃气工程档案管理工作可有可无”的极端思想。而这种想法带来的直接后果就是单位不肯花钱为燃气工程档案配备先进的设备、不肯为燃气工程档案管理工作改进办公场所、不肯为燃气工程档案工作人员进行讲座培训等等。除此之外，燃气工程档案管理工作人员的不重视还会直接影响其工作积极性，甚至有些燃气工程档案管理人员只是做一些简单抄写、录入工作，对燃气工程档案资料的收集、开发、编研、归档等工作一概不管，因此要想发挥出档案资料的价值，难上加难。

2. 与档案管理工作相关的配套设施不完善

这方面问题主要体现在以下几点：

（1）档案管理设备陈旧落后，无法及时跟上信息化潮流。

（2）档案管理系统落后，软件条件差。

（3）存放档案的基础设施参差不齐，柜架破旧不堪。

（4）缺乏专项资金对一些已经破损的纸质档案进行修复。

3. 缺乏必要措施来维护档案信息内容的安全

燃气公司的有些资料会涉及到一些机密问题，因此在进行对传统档案进行理时要特别注重对文件内容进行保密。但是反观当下，我们在对燃气工程资料进行信息化处理时却忽略了这一点。不仅缺乏严密的防护系统进行信息维护，而且对一些燃气工程档案审查不严，黑客很容易就能侵入我们企业内部计算机系统，解锁密码，从而造成一些需要保密的燃气工程档案外泄。

4. 企业各部门之间合作力度不足，致使档案资料收集不完整

燃气档案管理工作内容涉及广泛，包含对各个部门工作行为、过程的记录。因此，与其他部门之间的良好配合有利于燃气档案管理工作的进一步开展，但是反观当下，由于很多其他部门人员对档案管理意识不足，直接或者间接表示拒绝配合工作，从而造成了档案资料收集不到位现象的出现。除此之外，企业内一些部门由于过程繁琐所以不愿意将需要归档的材料交给我们统一保管，而是采取各自存放的方式，这样不仅无益于档案利用效率的提升，而且还会就造成档案的丢失或者是损坏。

2 提升燃气工程档案管理工作质量、效率的措施探讨

1. 提升工作人员对燃气工程档案管理的意识

燃气工程档案管理工作对于促进单位整体工作水平的提升具有深远的影响。因此，单位领导要起到带头作用，对燃气工程档案管理工作的重要性有一个深刻的认知。给燃气工程档案管理工作配备专业化的设施、专业化的人员、专业化的办公场所等。

2. 以多种手段提升燃气工程档案管理者的素质

首先，企业应当针对不同档案管理人员工作特性、工作能力、工作水平制定出具有较强针对性的培养方案；其次，企业应当经常性的组织管理人员进行与燃气工程知识相关的学习、档案管理工作业务知识学习、信息技术学习、工作经验交流等；再次，企业应当积极聘请专家学者来开展讲座活动，从深层次上提升工作人员组织能力、语言表达能力以及文字编辑能力。最后，要着力提升燃气工程档案管理工作人员的道德素质。一方面通过职业道德培训来提升档案管理人员的意识；另一方面要在《档案法》的基础上，结合企业档案管理工作发展的实际状况，不断完善相关的规则制度。以通过制度手段实现有效的约束，保证档案信息的安全。

此外，为了提升燃气工程档案管理人员的工作积极性，企业还要建立起完善的绩效考核体系。定期开展档案检查和考核评估工作，并把考核结果作为奖酬的重要依据，以实现档案管理人员收入与岗位贡献的挂钩。

3. 采取多种方式，以做好燃气工程的档案收集工作

燃气工程建设内容是比较复杂的，尤其是市政管网、各类场站及大型住宅小区的燃气工程建设周期长，从项目申报到工程竣工的程序比较多。这些工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂、涉及部门和人员多、经历时间长，稍有疏忽就可能遗漏。为了使档案资料收集更为完整，档案管理人员应该在对工程建设程序做到心中有数的基础上，采取追踪收集、分阶段收集和强制性收集三种收集方法，只有这样才能保证档案资料不会因为“人”的主观因素而流失。

4. 更新燃气工程档案管理设备，革新燃气工程档案管理方式

档案管理工作需要的设备分为两种，即硬件设施和软件设施。燃气工程档案数量非常大，因此为了做好档案管理工作，我们必须不断更新完善档案管理设备。一方面加大资金投入，以为硬件设施的更新提供支持；另一方面，要积极引入最新的档案管理工作系统，从而在提升档案管理工作质量与效率的同时，提升档案信息的安全性。

3 小结

综上所述，燃气工程档案管理工作的效率高低与企业其他业务息息相关。但是从当下来看，由于受思想认识、条件设施、人员素质、部门协作等多方面因素的影响，致使当前我们的燃气工程档案管理工作还存在着较多的问题，严重阻碍了企业整体的进步与发展。作为一名档案管理人员我们必须从提升档案管理意识入手，进一步加强对燃气工程档案管理工作的理论研究与实践研究，力求为提升燃气工程档案管理工作的效率与质量贡献出自己应有的力量。

参考文献

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[4]刘俊杰作者单位：太原理工大学阳泉学院教务处.燃气工程档案管理工作中应重视的问题[N].山西经济日报，2007-02-08003.