信息时代档案管理工作要点分析

盖艳

摘 要：档案管理作为企业管理的主要组成部分，在企业发展规划中发挥着重要作用。随着社会经济与科学技术发展，档案管理逐步向信息化方向过渡，这已成为必然趋势。国民经济发展中国有企业占有主导地位，但档案管理上也存在一些问题，影响国有企业档案管理质量。本文中以宝钛集团为切入点，详细分析信息时代档案管理工作要点，以供同行借鉴与参考。

关键词：国有企业；信息时代；档案管理

国有企业日常业务处理中普遍使用计算机办公，办公过程中会产生大量电子文件及资料，如果不能做好系统管理工作，这些资料长期积累难以利用，无法发挥自身作用。国有企业档案管理工作中，利用计算机与网络技术搭建高效率的信息化系统，确保档案管理工作顺利进行。本文中主要分析宝钛集团档案管理工作，详细分析信息时代工作要点。

1 档案信息化管理的重要性

宝钛集团全称为宝钛集团有限公司，是由宝鸡有色金属加工厂改制而成，目前有陕西有色金属空鼓集团有限公司控股，主要生产与研究以钛及钛合金为主的产品。集团已经实现计算机网络覆盖，达成计算机办公，每天产生大量资料，需要做好档案管理工作。

传统档案管理模式下，档案以纸质材料为主，档案管理模式相对落后，且存在较大的工作量。日常纸质档案管理与保存过程中，需要投入大量人力精力确保档案资料的安全使用，避免纸质档案受到火灾、水分、虫害及霉菌等因素影响，提高档案使用寿命。纸质档案资料查阅难度较大，备份较为复杂，随着计算机技术发展与普及，档案管理模式逐渐向电子化方向转变。档案管理中引入信息化技术，可以有效解决档案存放与管理问题，提升档案使用安全与可靠性，大幅度提高检索效率，充分发挥档案资料的作用。信息时代背景下，档案管理工作适应社会发展，满足现代化档案管理具有重要意义。

2 档案信息现状及问题分析

国有企业档案管理虽然初步实现信息化管理，但依旧存在很多一些问题，影响档案管理工作效率的提升。我结合宝钛集团档案管理工作实际，将这些问题归纳如下：

2.1 利用率偏低

企业档案管理工作并不是简单的堆砌、存放资料及文件，而是一份专业性与机密性极强的工作。是否依据规范标准存放档案，会对档案管理工作产生影响。国有企业中大部分管理者并没有意识到做好企业档案管理工作的必要性，档案资料仅用于收藏，存在严重的资源浪费情况，并没有全部发挥其作用。

2.2 信息化较低

部分国有企业档案管理人员缺乏档案意识，加上领导层不甚重视，资金投入不足，无法购买现代化设备，依旧在使用传统或是陈旧的技术，信息化依旧停留在几年前的水平上，信息化程度偏低。再者档案管理待遇不高，高素质人才不愿意加入其中，甚至出现人才流失的情况，影响工作开展。

2.3 专业人才短缺

档案管理人员作为企业档案管理的主力军，这部分人员既要掌握档案管理的专业知识，还要掌握与之相关的计算机技术，在日常工作中利用这些专业知识与计算机技术，做好设备维护与更新工作。整体而言，目前国有企业内部档案管理人员素质偏低，专业水平不达标。

2.4 管理方法陈旧

目前国有企业档案管理水平偏低，一些档案部门档案资料处理过程中并没有利用计算机等设备，极少数企业甚至没有最起码处理，如装订、防虫、反潮等。企业档案管理工作中依旧依靠手工方式，管理效率较低，而且后期查阅与使用极为不便，这也是目前大部分国有企业档案管理中存在的主要问题。

3 信息时代档案管理工作要点

国有企业档案信息化建设具有覆盖广、种类多、数量大及内容复杂等特点，既要管理层重视与资金保障，又要具备完善的管理标准与技术，推动企业档案管理信息化建设，主要从以下几方面展开论述。

3.1 强化档案信息化建设意识

档案管理工作整理归纳的人才与社会信息有助于制定单位发展战略，确定未来一段时间内的发展目标。同时档案管理工作见证的发展历史，保证其延续性与真实性具有现实意义。深化档案管理工作改革与创新，提高档案管理工作重视程度。规范档案管理秩序，重视档案管理工作；设置专门档案管理人员，按照相关规定进行；最后强化档案管理保密性处理。通过创新理念有助于提高档案管理质量。不断完善档案管理制度建设，实现档案管理工作变革，提供更加的优秀的服务，打破传统档案管理区域限制；其次建立问责制，有效区分档案管理工作，保证每个环节都有专人负责；最后落实保密工作，避免随意篡改档案信息，保障信息真实有效。

3.2 提高相关人员保密意识

对于国家科研单位、大型事业单位等数字化档案信息资源单位形成的关于应用技术的开发成果和关于国计民生的重大科研成果等国家宝贵资源，其核心材料都要求严格保密。确保材料安全和国家利益，档案管理人员在思想上应有树立严格的保密和防范意识，在行动上时刻注重安全防范，以保密安全为准则。各级档案管理部门在高度重视保密工作的同时，还要全力打造一个安全的数字化当那环境，可以通过采购先进保存设备储存档案资源，杜绝资源流失与泄密的可能。

3.3 统一信息化的管理标准

档案管理工作中规范档案信息化管理标准与管理细则，有助于提高档案管理效率与质量。随着科学技术快速进步，档案管理手段逐渐更新、管理水平提升，建立健全工作体系，实现档案管理细则的统一编制，全面落实到位，实现系统软件的可移植性，规范处理档案信息化管理。此外还要明确个人岗位与责任，统一管理各门类与载体档案，确保档案管理与现实工作同步。完善档案计算机管理系统，借助计算机数据处理功能，建设局域网，有效连接企业各部门，实现内部资源统一化管理，促进资源使用率提高。创新档案管理工作方法的主要手段就是更新管理方法，努力实现档案装备技术现代化，解决手工操作中存在的问题，借助各种现代化手段提高管理效率，提高其中技术含量与水平，创新档案管理手段。通过统一的信息化管理标准，提高企业档案管理信息化。

3.4 構建信息化的安全体系

（1）配备相关硬件设施。档案信息作为企业的主要资源，信息化建设与维护过程中需要完善档案管理信息系统的安全，当出现意外情况时可以保证档案信息安全。做好硬件设备运行与维护工作，保证硬件运行安全。及时查看服务器与网络设备运行状态及日志，发现安全问题，及时排除隐患；（2）保障网络安全。网络在代表方便的同时，因为本身的开放性也产生一些安全隐患，如病毒、木马等，通过系统漏洞窃取企业资料，甚至涂改与删除部分资料，给企业造成损失。此时可以引入防火墙技术，提高网络安全性；（3）构建数字档案馆。企业档案馆建设本身就是一个功能集成的过程，在企业内部局域网中构建一个大规模的内部档案资源库，员工可以随时检索与访问企业信息资源，提高工作效率与质量。

4 结语

综上所述，国有企业档案管理信息化是企业与时代发展的必然趋势，档案管理部门应该正面挑战与机遇，克服困难，创新工作方式，大幅度提高档案管理效率与质量。本文中通过分析宝钛集团档案管理现状，给出信息时代完善档案管理工作的措施，提高宝钛集团档案管理工作质量，为同行提供参考，促进档案管理事业进步与发展。

参考文献

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