高校档案管理工作的优化策略探讨

董晓+董辉

摘 要：高校档案是高校发展历程的物质载体，记载着高校的教学、科研以及管理等方面的信息，这对于高校今后的发展具有极为重要的作用。为进一步确保高校档案管理工作的完整性和安全性，积极探讨和研究档案管理工作的优化策略意义重大，本文简单分析了高校档案管理工作的重要性，并对高校档案管理工作存在问题以及优化策略进行了探讨。

关键词：高校；档案管理工作；优化策略

档案是记录人类生存轨迹的有效凭证，是一种社会性的行为，通过档案人们可以记录自己的过去和现在，并且依照档案规划自己的未来生活。高校作为培养人才的重要基地，档案管理工作必然也是重中之重。高校学生人数和教职工人数的增多、现代社会的大量信息充斥等都给高校档案管理工作带来了新的挑战。传统的档案管理模式已然无法适应当前的高校档案管理需求，知识经济时代下，为了适应社会的发展需求，建设高水平大学，在新的历史发展时期需要对高校档案管理工作进行改革创新。高校需要提升对档案管理工作的重视程度，增强服务意识，突出高校档案利用价值，并注重高校档案信息化建设，提高管理效率，为高校教育事业的发展奠定良好的基础。

1 高校档案管理工作的重要性

高校档案资源能够全面反映出高校建设与发展中实际存在的问题，包含长时间的历史发展过程，是全校师生共同努力的结果，也是深入研究高校发展客观规律的重要方式。高校档案管理工作的开展，其根本目的在于为高校发展服务。健全高校档案管理机制，能够真正发挥高校档案管理的价值，将高校中的教研工作资料、教学工作资料以及教师工作资料等融入高校档案管理工作中，切实发挥其应用价值。高校可以随时查阅相关的档案资料，明确当前实际工作中存在的不足之处，提升档案管理工作效率，为高校的发展服务。同时，高校档案中能够全面彰显教学活动中的优势与不足之处，推动现代教育事业的发展，对学生自身的清晰定位也能够产生重要影响。

2 高校档案管理工作存在问题

2.1 档案管理人员设置不合理

相关数据表明，部分高校档案管理科班人员较少，专业化程度不高，全职人员数量较少，大部分工作人员都是非科班出身的兼职人员，使得高校档案管理工作专业度缺乏，管理工作水平低下。同时，部分管理人员管理手段落后，对信息化管理方式不熟悉，关于电子档案管理的知识结构也不完善，无法适应现代管理手段。这种人员配备的不合理性，极大地影响了高校档案管理工作的进一步发展，不利于档案管理工作水平的提升，不利于档案管理工作的专业化、科学化、规范化发展。

2.2 档案管理得不到足够重视

虽然教育部一直在强调加强高校档案管理的重要性，但是高校在实际落实过程中并没有完全达到教育部的要求。高校自身对档案管理工作的不重视导致学校工作人员对学生档案管理的不重视，具体表现为：开会的时候基本不太涉及档案管理，有时虽然涉及了但也只是蜻蜓点水，并不列为会议重点。一些管理人员认为档案管理就是一个走流程的过程，对于用于保存档案的地点也是没有任何的保密措施，用于保存档案的工具相对落后，缺少现代先进档案管理设备的应用。

2.3 档案管理信息化不足

由于很多高校自身的局限性，大多高校的档案管理相对还是很落后，甚至有的高校只是采用简单的纸质材料进行保存，这样不单对档案的严密性不足还很容易造成无用信息堆栈，重要信息遗漏，对于档案的存放问题也造成极大的困扰，这就需科学和信息化的存储了，可是即使有的高校有条件购买设备也没有相应的技术人员进行操作，导致工作效率的低下，也导致档案信息时效性严重不足。

3 高校档案管理工作的优化策略

3.1 加强档案管理人员素质建设

高校要加强对管理人员综合素质的检测和培训，确保整个高校档案管理队伍的整体水平。高校要加强对于管理人员选拔的力度，选拔具有较强能力的人来担任管理者的角色和收集者的角色，让档案的收集工作的效率和收集质量得到提高。同时，高校应当对档案管理工作者进行适当的培训，一方面，使其對工作有认真负责的态度，培养坚持实事求是的工作作风，还要培养管理人员一定的服务意识、交流意识以及服务意识，从而使高校的档案管理工作能够更加高质量的进行下去；另一方面，提升档案管理者的业务素质，不断地学习工作技能和法律知识，针对时下新媒体发展趋势去提升综合素质，熟练掌握一些电脑技巧，使得高校电子档案能够很好的保存下来，并且使电子档案的备份工作能够顺利的进行，同时熟练掌握信息检索功能，即时完成信息处理。

3.2 优化档案管理工作机制

档案管理工作体制和组织职能是构建高校档案管理工作体系的关键。在社会发展新时期，优化高校档案管理工作机制，就是要优化档案管理领导责任机制、竞争机制和评估机制，并健全档案管理服务职能、管理职能和教育职能。优化高校档案管理工作的竞争机制，提升相关工作人员的竞争意识和责任意识，改变高校档案管理工作现状提升工作水平；健全高校档案管理工作各种职能，促进档案管理工作的规范化、科学化发展，增强高校档案管理工作的功能作用。同时，高校档案管理中需要强化其管理价值，突出高校档案科室管理的双重职能，强化其行政职能。作为高校职能部门，需要肩负监督与指导的职能，而作为院校的业务部分，又需要保存其独特的职能，合理划分工作，保证总体工作质量。

3.3 提高档案管理重视程度

高校档案管理工作的全面开展，首先需要明确的档案管理意识加以保障。高校需要全面提升档案管理工作的重视程度，密切关注院校的档案管理工作，加强档案管理硬件设施的更新和购置，将院校档案管理工作视为高校管理中的重要组成部分。同时，对于档案的保存加大安保力度，对于存放档案的地方要保持整洁、统一，对于档案的严密性一定要多加防范，存放档案的地方也要有多重防护。此外，高校需要转变档案管理人员的思想意识，作为高校档案管理工作人员，自身需要跟上时代的脚步，坚持“与时俱进”的思想理念，秉承为教师和学生服务的意识，积极、认真开展档案管理工作，更好地为高校发展服务，进而提升各项档案工作开展的综合效果。

3.4 加强档案管理信息化建设

高校要结合现代化先进技术，加强档案管理工作的信息化建设。将计算机技术应用于档案管理工作中，可实现对档案信息收集、整理、鉴定、保管等工作的一体化管理，而在一体化管理过程中，高校档案资料信息也可多次利用，这就极大地提升了高校档案立卷效率与管理质量。同时，为了方便通过计算机和网络传输高校档案资料，高校档案管理工作者就需要以电子档案代替纸质档案，并利用信息数据库的构建来使档案管理中的检索更加便捷、存储密集度更高，进而推动高校档案管理工作的现代化发展。此外，各高校可以建立全校性的统一数据平台，有效地解决档案管理系统与其他各部门管理系统互不兼容的问题，消除信息孤岛，实现校内档案信息资源的共享和电子档案的同步归档。

4 结束语

总而言之，高校档案管理质量与高校发展息息相关，尤其是在高校不断改革的今天，档案在高校各项工作中的作用越来越明显，相关部门必须采取强有力措施优化高校档案管理工作，促进高校档案管理工作的专业化、正规化、科学化、法治化发展，并进一步突出档案管理工作的服务性职能。

参考文献

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