电力设计数字档案馆架构与建设实践

摘 要：本文从数字档案馆建设必要性出发，分析福建院数字档案馆基本要求，具备特点，详细介绍了数字档案馆功能及技术架构，提出数字档案馆后续馆藏充实丰富工作方向。

关键词：数字档案；档案数字化；电子档案；数字档案馆

1 前言

进入21世纪后，随着信息技术的发展和设计手段的提高，档案资料的载体逐渐数字化、信息化，这些档案资料是设计企业的宝贵财富，一旦流失将给企业造成巨大的损失，更为重要的是，一些资料甚至属于孤本，具有重要的保存价值和使用价值。传统的档案管理方式已不能适应计算机网络信息化的发展，企业对电子文件归档存储、传统载体档案数字化、信息化和电子档案安全、使用和管理提出新的要求，亟需解决档案的数据建立和数据归宿、信息资源的开发和利用等问题。

为适应这一些变化，满足数字档案资源的有效管理和在线利用的需求，数字档案馆建设在各级档案部门蓬勃发展，数字档案馆建设已成为全国档案信息化建设的重点。各档案部门在机读目录数据库建设、馆藏档案数字化、档案网站建设、数字档案馆建设方面均取得了长足进展，档案信息化建设全面、有序、系统发展。

福建省电力勘测设计院（以下简称福建院）信息化建设起步较早，已建立了设计项目全过程管理系统《设计院管理信息系统平台》、《OA办公系统》、《档案管理系统》等，随着业务的扩展和信息化的发展，福建院对档案资源收集和管理提出了更高的要求，希望利用更先进的信息化手段，并按照电力设计行业数字档案馆建设指导意见的架构要求，构建一套数字档案馆系统，实现图档资源的流程化、网络化、自动化、智能化、规范化管理，实现档案资源的互相利用，互联互通，重点解决数字档案和传统档案等的归档和管理利用问题，实现档案资源的“可收、可存、可管、可用”，提高企业的生产和管理效率，保护企业的知识财产。

2 福建院数字档案馆建设基本要求和技术特点

2.1、整体规划档案的资源建设，考虑各类档案资源的入口，为电子档案的输入提供标准、通用的归档接口。

2.2、实现与《设计院管理信息系统平台》集成，实现图纸和文本报告的电子文件在线收集，确保归档电子文件的及时性、完整性、真实性。

2.3、实现与《设计院管理信息系统平台》集成，实现生成过程记录表单及附件（包括校审单、设计变更通知单、互提资料单等过程性文件）的在线归档，逐步实现工程原始文件的电子归档。

2.4、实现与《设计院管理信息系统平台》集成，实现合同、招投标文件、科标业档案资料的在线归档。

2.5、通过网上归档和批量导入实现非在线文件的收集归档。

2.6、实现工程设计档案、文书档案、声像档案、实物档案、总承包项目档案、合同档案、招投标档案、科标业档案、会计档案、仪器设备档案、软件档案、地形图、图书、规程规范、资料、标准图集等外购资源及其网费管理及订购管理共16个分类的档案资源的收集、整理、保管、检索、利用等功能。

2.7、实现电子档案与纸质文件的集成管理；实现各类纸质档案及电子文件的借阅查询、借阅审批、借阅办理、电子文件浏览、下载审核、归还、催还提醒等业务管理。

2.8、利用信息化手段，基于电子地图数据及地形图图号规则，将设计人员从传统的纸质索引目录查找方式中解脱出来，实现索引目录的可视化检索。

2.9、实现并内嵌功能强大的安全浏览器，能对矢量格式、光栅格式、文档格式和其它格式文件仅能在线浏览，无法下载、复制、打印电子文件，保护知识产权。

2.10、采用具有索引引擎，查询引擎，文本分析引擎的全文检索技术，实现电子文件内容级的检索，满足利用者对资源快速、准确、全面的利用要求。

2.11、实现现有應用系统的数据迁移，以及历史收集的电子文件的批量入库，以便进行统一、有序管理。

3 整体功能架构

以电力设计行业数字档案馆建设意见为指导，结合当前信息技术发展现状和趋势，采用如图1所示的总体框架，来满足福建院现在和未来的管理和发展需要。

图1：数字档案馆总体架构图

数字档案馆平台架构包括数字档案资源收集、数字档案资源管理、数字档案资源保存、数字档案资源利用四部分主要功能。数字档案资源建设是数字档案馆建设的核心内容。

3.1 数字档案资源收集

数字档案馆设计开发通用的归档接口，与产生文件的《设计院管理信息系统平台》、《OA系统》及其他MIS系统集成，在产生文件的前端自动采集，自动将文件转为档案，实现档案资源网络化、流程化、自动化、智能化管理。

3.1.1、工程成品档案收集，主要包括图纸、文本报告等，主要有AutoCAD、Microsoft Word/Excel软件形成的电子文件，以及数字化扫描件。通过格式转换技术，DWG文件在《设计院管理信息系统平台》经电子签名后，将DWG图纸转换成不可编辑的TIFF或PDF格式，省去了烦琐的人工数字化扫描工作，大大提高工作效率，节省了成本。

3.1.2、工程原始档案收集，包括计划、合同（委托、协议）、互提资料、客户资料和验证、卷册任务及策划、卷册校审单、设计联系单、设计更改通知单、设计计算书等，以及数字化扫描件。在《设计院管理信息系统平台》中，内部的原始档案资料均是经过系统流转后自动生成，外部资料经扫描后上传至平台中。原始档案资源流转结束后通过归档接口归档，保证了原始档案资料的准确性、完整性。

3.1.3、文书档案收集：福建院的《OA办公系统》是中电建统一的管理平台，目前要实现归档接口存在一定的困难，因此考虑通过中间文件Excel的方式实现数据转换至《数字档案馆》。

3.1.4、总承包项目档案收集：项目总包过程中即投标、招标、勘察、设计、施工、调试、设备采购、监理及竣工验收等过程中形成的文字材料、图纸、图表、计算、声像等以及其他形式载体的文件材料，通过与《总承包项目管理系统》的归档接口，实现总承包项目的项目文档在线归档。endprint

3.1.5、合同、招投标档案、科标业档案等。在《设计院管理信息系统平台》中实现了合同管理、招投标、科标业的过程管理，通过归档接口，实现合同、招投标文件、科标业档案的自动收集，从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理。

3.1.6、档案资源其他收集情况

对于不能在线方式收集的电子文件，由管理人员批量上传归档，作为自动收集的补充手段，提供单个文件导入、多个文件导入、文件夹导入功能。

对于无前端控制系统的档案收集，通过Web页面，为各职能部门提供统一的归档途径，各职能部门在Web页面中进行文件的信息录入、电子文件上传、打印移交清单等。档案人员通过相应的归档模块进行归档签入确认，并利用移交的数据完成相应档案整编工作。目前需通过Web页面网上归档的档案门类有：文书档案、部分合同档案、声像档案、实物档案、会计档案、仪器设备档案、软件档案等。

3.2 数字档案资源管理

数字档案资源管理包括企业内各类档案纸介质和电子文件的录入、整理、分类、组卷、著录、移交、档案销毁、档案编研、光盘刻录、借阅管理等工作。

档案资源管理既兼顾现状，提供传统纸质档案的管理，又着眼于未来，紧跟档案数字化的时代趋势，加强数字资源建设，实现传统纸质档案和电子文件的统一管理。

根据福建院现有档案业务需求，分别建立档案库，实现线上线下业务完全接轨、同步运转。

通过开发条形码管理模块，将所有正式提交出版的图纸、报告等电子文件，全部添加条形码，并确保唯一。这样能保证图纸从入口到出口都能随时管控，提高了归档数据的准确性，完整性。另外简化电子档案归档入库操作，只需扫一下条形码，核对相关卷册信息内容即可。

3.3 数字档案资源保存

3.3.1、建立目录数据库、元数据库、内容数据库

档案资源条目信息通过数据库技术保存，包括档案资源的目录数据库、内容数据库和元数据库。目录数据库主要保存档案实体的属性信息，比如工程编号、工程名称、图号、图名等信息。内容数据库保存提取得到的电子文件的文本内容，实现更为精准、丰富的查询。数字档案馆在收集电子文件的同时，会提取相关元数据，比如DWG文件的AutoCAD版本、字体、引用文件及日期、时间等信息保存在元数据库，确保电子文件的完整性。

3.3.2、建立电子文件资源库

数字档案馆的电子文件按照档案门类不同存储在文件服务器不同文件夹上， 通过文件存储服务来实现电子文件的写入和读取。

3.4 数字档案资源利用

3.4.1、数字档案馆网站

开发数字档案馆网站，为用户提供一个统一数字档案馆入口界面，用户通过IE浏览器訪问数字档案馆网站，无论身在何处，都可以方便的实现档案目录、档案数据、档案全文的查询、在线浏览和下载。

3.4.2、查询检索

提供简单查询和组合查询方式，实现在最短的时间内，对所有数据进行检索查询，查询项可由用户自定义，对查询结果提供关键项的全库排序功能，其他非关键项的当前页排序功能，将查询结果导出到Excel。

3.4.3、全文检索

全文检索技术是一种全新的检索手段，通过全文检索技术，能实现电子文件内容级的检索，它提供更为丰富的检索手段。对于收集到的电子文件，系统直接读取DWG、DOC、XLS、PPT等文件格式中的文本信息，用户输入关键词信息，系统根据关键词信息进行全文检索，将包含该信息的文件摘要以条目的形式呈现给用户，效果类似于百度。

3.4.4、缩略图

图片格式的文件在web端以省略图的形式显示，以提高浏览的速度，点击可查看原始照片。

3.4.5、在线浏览

为了给设计人员提供方便，支持在线浏览功能，但是不能下载、拷贝、打印等。有效防止档案信息的流失，保护福建院知识产权。在线浏览支持常见格式文件：DWG、DWF、DOC、XLS、PPT、PDF、TIF、JPG等。

3.4.6、传统载体档案借阅

可以通过系统提供的检索功能检索到所有的档案、图书、资料等不同类型的传统载体档案信息，并可以了解库存和借阅情况，实现网上借阅申请，网上流程审批功能。

3.4.7、电子文件下载

可以在系统中检索已归档的电子版档案资料，并在允许权限内下载所需档案资料。

3.4.8、地形图可视化检索

地形图可视化检索利用WebGIS技术，实现电子地图的在线浏览定位，可快速查询和匹配相应的纸质地形图，实现地形图的检索和借阅。

4 技术架构

4.1 技术路线

软件平台采用微软的.NET企业级架构的解决方案，数据库使用SQLServer，系统采用面向服务的体系结构（SOA）。采用C/S和B/S结合，档案整编管理端基于C/S结构，用户端使用基于B/S结构，设计人员通过IE浏览器即可实现各门类档案的查询、在线浏览、借阅申请等。

4.2 技术架构图

5 结语

在数字档案馆建设过程中，随着对档案工作的理解不断深入，对数字档案馆的认识不断深化，采取数据提取、文件共享、流程改进等先进技术和手段，使福建院数字档案馆建设平稳搭建，功能完备，为系统顺利上线奠定坚实基础。未来，为充实丰富数字档案馆馆藏，进一步进行馆藏历史档案数字化加工和外部资源补充，以后通过与“中国知网”、“标准信息系统”、“国标电子书库”等网站的链接，可以减少或不购买规程规范、图书、期刊等纸质版，不但知识的传速度增快，满足生产的需要，有效地提高生产效率，而且还大大的地减少档案库房和档案装具，从而降低保管成本。

作者简历

陈世雄，福建省电力勘测设计院档案中心职工，高级工程师，曾在信息中心供职多年，熟悉信息化工作，并在新岗位上接受档案管理知识培训，是本单位数字档案馆建设的项目负责人员之一。endprint