关于加强人口和计划生育档案管理工作的实践与思考

褚明超

摘 要：计生档案对计生部门的各项工作有着重要的作用，必须给予高度重视，促使其充分发挥作用，并对其进行合理开发。实现档案管理的规范化、制度化，更好地为计划生育工作做出积极的贡献。

关键词：计划生育；档案管理；规范化

随着人口和计划生育政策的逐步调整完善，给计划生育档案管理工作提出了更高更细的要求，但受基础条件、观念体制、人力和经费等因素的制约和影响，人口计生档案管理仍存在诸多问题和薄弱环节，进一步规范计生档案管理，利用档案资源为育龄群众服务，对促进人口计生工作必将起到重要的推动作用。计生档案对计生部门的各项工作有着重要的作用，必须给予高度重视，促使其充分发挥作用，并对其进行合理开发。实现档案管理的规范化、制度化，更好地为计划生育工作做出积极的贡献。

一、当前人口计生档案存在的问题

一是计生档案管理工作意识淡薄。在实际工作中，有许多工作人员包括一些领导干部没有认识到计生档案管理工作重要性，加上個别计生档案管理人员思想松懈，工作敷衍了事，档案资料收集不全、归档不及时现象经常发生。由于实行计划生育“一票否决”，有个别单位存在造假现象，严重损坏了计生档案资料真实性。

二是档案管理手段落后。基层人口计生档案室普遍存在没有制定严格的档案管理规章制度；没有添置必要的档案保管设备，存在一房多用、办公用品质量低等现象，由此造成档案资料的污损、丢失等不可挽回的损失。

三是人员配备不足，整体素质不高。目前人口计生部门档案管理人员整体状况普遍存在学历水平、理论知识、专业素质较低等问题，信息化管理经验不足。在人口计生部门人才培养方面还存在不足，导致许多档案管理人员管理水平仍然停留在传统经验上，思想观念和管理水平跟不上时代发展，缺乏创新和活力。

二、实行标准化、规范化工作流程，提高档案管理水平

一是职责明确化。档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的之一。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

二是工作制度化。只有严格有关规章制度，才能确保档案完整安全。根据多年工作的实践经验，笔者认为这些制度应包括以下几个方面：对专兼职档案员实行月初评、季考核、年奖惩制度，计生档案收集、上报、整理、存档应做到规范，要根据上级业务部门的统一要求，按照严格的标准进行操作；实行定期谈话制度，专兼职档案人员要定期向服务对象谈话访问，取得工作主动权；实行档案收集整理时限制度，规定各业务归口人员每天及时收集归档各类资料，每月上报一次档案材料，等等。另外，还出台一些辅助制度，依次保证上述各项制度的落实。

三是管理科学化。计生档案工作人员要定期对收集来的档案材料进行科学归档整理。为保证工作质量，达到档案类目设置合理，组卷规范的目的，重点应抓好以下五个环节。一是合理设置类目体系，二是实行定期归档制度，三是实行计生档案工作检查制度，四是档案工作人员要强化法制意识，严格贯彻落实档案保管、利用等有关规章制度，确保档案的完整安全。五是认真做好年度档案收集整理和开发利用工作。

三、进一步加强人口计生档案工作的几点思考

一是力求工作程序规范化、标准化。若想提高档案管理水平，必须确保程序和方法的标准化和规范化，需要在档案进行收集、整理、检定、保存和录入等各个阶段按照有序的方式方法开展工作。首先对档案进行详细普查。普通的计生档案由于长时间没有全面详细的清查，在保管期限等方面含糊不清，很容易造成档案多次重复或者失去考察价值，因此，需要周期性对这类文件进行清理和删除，在使用计算机之后防止出现一份档案重复工作的情况发生，不断提高工作效率。其次对档案进行分类管理，让档案分类更加合理化。对档案进行重组的基本原则是保证两者有关联的文件组合在一起，在查找过程中提高了查询效率。

二是重视对人才素质的培养。我们处在信息化发展的时代，在这阶段的计生档案特点是不但需要妥善管理档案，而且要有熟练的计算机使用技术，并且具备一定的信息处理能力、知识体系结构完整等。因此，档案管理人员的综合素质的提高有助于计生档案管理，吸纳工作人员的管理能力、创新意识和顶尖技术，综合其自身能力进行档案管理。

三是对计生档案管理人员进行在职培训。积极组织和鼓励在职工作人员进行更深层次的培训和技术学习，不断提高档案管理人员的知识结构和技术水平，并重视对档案信息观念的培养和信息化服务的能力。在开展培训教育的时候，应采取多种培训方式，以多元化、立体性教学模式为主体，具有一定的针对性和实用性。不断强化计生档案管理人员的图书官学和情报学等关联学科，让档案管理人员可以积极参与到档案界的研究活动当中，了解现如今档案工作的发展趋势，拓宽学习领域，更新知识体系结构。

（作者单位：山东能源新汶矿业集团公司 协庄煤矿）