数字档案馆绩效测评流程及关键事项的处理

颜丙通　王奕　蒋君毅

[摘要]数字档案馆绩效测评包括明确价值取向、确定战略目标、选取测评方法、制定测评方案、划分绩效等级、实施绩效监控、绩效反馈与应用等流程。在测评工作中，应对测评主体、对象、过程、及结果反馈等关键事项进行技术处理。

[关键词]数字档案馆；绩效测评；流程；处理

[中图分类号]G27 [文献标识码]A [文章编号]1671-5918（2016）20-0089-02

流程运行得是否顺畅、合理关系到测评结果的科学性，因此，构建规范化、系统化、易于执行的测评流程是做好数字档案馆绩效测评的必要环节和重要保证。

一、数字档案馆绩效测评流程

（一）明确价值取向

明确价值取向是绩效测评的首要环节。严格说来，无论是国家综合性档案馆、专门档案馆、部门档案馆还是事业单位档案馆，数字档案馆绩效测评都属于政府的公共职能（或公共职能拓展）范畴。在哲学层面，价值取向是政府“理性层面的行为取向”，包括“增长、公平、民主、秩序”。增长与民主是价值取向的前提和目标，而公平与秩序是实现价值取向的内在约束。从某种意义上说，价值取向是意识形态领域数字档案馆绩效测评的理念认同与顶层设计。

（二）确定战略目标

测评主体对组织愿景的描述与总体战略规划是确定绩效战略的落脚点。与价值取向相对应，绩效战略的确定是将测评工作落实到业务战略层面，使数字档案馆绩效测评具备可执行的基础。

组织愿景的描述和战略规划的实施主要有以下节点：（1）建立组织网络。包括组建绩效考核团队，成立工作小组，明确相关人员的岗位职责。（2）开展前期调研。即了解并掌握组织内各测评要素的基本情况。（3）编制工作计划。主要明确各测评对象的责任分工。（4）宣传与培训。通过宣传与培训，将组织战略传递至各测评参与方，取得理念上的价值认同并成为最高指导原则。（5）制度保障。包括制定行为准则、奖惩措施等。

（三）选取测评方法

测评方法的选择是绩效管理工作的重要一环。绩效测评的方法种类多样，比较常见的有目标管理法、关键指标法、标杆管理法、全视角考核法、平衡计分卡等。这些方法本身不存在优劣之分，只有当针对某一特定组织战略的测评时，因战略描述的侧重点差异，才会在具体测评中体现各自的优势与不足，既能充分体现测评目标的准确度、精细度、可操作性强，又能圆满实现组织战略目标的方法才是最优方案。

就数字档案馆来说，可以通过对方法的内涵、特征以及优劣的分析对比，结合数字档案馆绩效目标的内在逻辑和内容特点，最终选择合适的绩效测评方法。我们认为，平衡计分卡是数字档案馆绩效测评的优先选择。

（四）制定测评方案

测评方案既是操作指南，也是直接载体。其中，设计一套科学完善的测评指标框架体系是重中之重，也是数字档案馆绩效测评的核心工作。

测评方案可以概括为“图、卡、表”，即：（1）开发战略地图。通过对数字档案馆战略目标的描述与分析，开发组织战略地图、职能战略地图和业务战略地图。（2）设计平衡计分卡。根据战略地图进行分解，设计平衡计分卡指标框架体系。（3）设计绩效考核表。在平衡计分卡的基础上，设计组织绩效考核表和员工绩效考核表。

（五）划分绩效等级

绩效等级的划定是测评结果的直观呈现。在数字档案馆绩效测评中，这一结果的形成至关重要，起到承上启下的纽带作用，它不仅为当前组织绩效的检验、判断提供清晰的依据，同时还为后期的绩效反馈、创新提升提供参考样本。

绩效等级划分的内容有：对照测评指标框架体系，根据测评对象的实际表现进行绩效等级划分，公布测评结果。

（六）实施绩效监控

数字档案馆绩效监控是监控主体对“绩效的进展和效果进行持续的监测和控制，及时发现并纠正绩效目标实现过程中的各种偏差”。绩效监控可分为内部监控和外部监控。内部监控主要包括档案行政主管单位、上级档案业务主管部门、本组织内设相关部门；外部监控主要包括社会公众、第三方非营利组织、大众媒体等。内部监控是绩效测评方案得以有效执行的基础，外部监控是实现绩效测评结果透明的重要保障。

（七）绩效反馈与应用

绩效反馈与应用是组织绩效改善的关键，其本质是组织绩效的“增长”。它一方面使优势项目（测评点）得到充分巩固并持续强化；另一方面对劣势项目进行专项整改，弥补以致最终消除与绩效目标的差距。它不仅是数字档案馆绩效测评具体目标不断修正、适应并深化的客觀要求，也是其总体战略逐步改善、创新和提升的过程。

绩效反馈与应用是指测评主体根据等级划分的结果进行分析、总结，形成绩效分析报告和改进方案，并在最短的周期内将其及时反馈至测评对象，督促其应用至各项具体目标和行动计划，最终实现组织绩效提升的过程。

二、若干关键事项的技术处理

为保证数字档案馆绩效测评实施的效果，还应处理好以下关键事项：

（一）测评主体客观权威

1.避免主观认知。数字档案馆建设是一个循序渐进、螺旋发展的过程，其运行成效没有永恒的优势或劣势，更没有绝对的先进或落后。实践表明，测评主体主观臆断的现象仍然存在，如有些领导往往凭经验判断，认为档案数字化建设好的单位其组织绩效就一定比其他单位好，在测评时就避免不了会有先入为主的意见，甚至是人为干预搞暗箱操作，出现“浑水摸鱼”，测评结果的权威性可想而知，显然这与数字档案馆绩效测评的组织战略背道而驰。在实践中，测评主体应回避自身的主观认知，以完善的测评指标体系为基准，根据测评对象的真实状况作出评价，保证测评结果的客观性和权威性。

2.确保对事不对人。测评主体的主观倾向性还表现为对人不对事，上级对下级的印象一定程度上左右了测评结果。善于揣摩领导喜好，精于逢迎的下级，即使业务水平一般也能得到上级肯定；不善言辞，但踏实做事，业务出色的下级反而得不到一视同仁。由领导好恶决定的绩效测评，一方面“一人得道，鸡犬升天”，另一方面“城门失火，殃及池鱼”，微观上会挫伤测评对象的工作积极性，宏观上阻碍了组织目标的实现。工作中测评主体应摒弃个人好恶，确保对事不对人。

（二）测评对象的差异化与区分度

1.测评对象的横向差异。从横向上看，根据地区、行业、部门的不同，数字档案馆绩效测评的对象呈现明显的差异化特征。在测评方案的制订与实施过程中，应按地区发展水平、行业推进程度，以及部门工作的具体特点，因材施教，以绩效测评的基本框架为准则，将相关的若干测评指标作适度调整，尽可能保证绩效测评方案的科学性与适用性。

2.测评对象的纵向区分。从纵向上看，根据隶属关系的层级划分，数字档案馆绩效测评的对象既有综合馆，也有专业馆；既有部门馆，也有事业馆；他们提供服务的内容、对象、范围、方式等大都存在差别。因此，相关的测评指标还应根据测评对象的特点作适度的区分与调整。

（三）测评过程公正透明

1.测评程序公平公正。评价行为的公平公正，最一般意义上首先是评价程序符合法定，具备法律保障的程序才具有公平正义的根本特征。归根结底，程序公平（或称“正义”）“是一种法律理念，即任何法律决定必须经过正当的程序，而这种程序的正当性体现为特定的主体根据法律规定和法律授权所作出的与程序有关的行为”。就数字档案馆绩效测评而言，保障测评程序的公平，须做到：（1）程序的制定经过公开意见的征集、公示；（2）程序的执行严格遵守测评指标框架；（3）程序的监督要有一套严密的组织保障体系；（4）非正义程序执行后救济途径的有效实施。

2.測评标准严谨适用。测评标准的严谨性是指在数字档案馆绩效测评框架体系的构建中，将组织的战略愿景、关键领域、衡量指标、指标权重、行动计划进行规范化、科学化、可操作的设定，强调测评框架体系的相对稳定性。测评标准的适用性是指在针对某一特定数字档案馆绩效测评工作中，具体测评指标调整的可伸缩性与灵活度，强调测评指标的适用性。

（四）测评结果得到及时反馈

1.注重结果反馈。结果导向是绩效管理理论的核心思想之一。组织目标的实现程度，不是通过目标实施中员工的参与度衡量，而是通过员工的行为结果来认定，以结果反馈作为检验当前工作和指导下一阶段组织目标的基本尺度。因此，在开展数字档案馆绩效测评时，要对测评结果进行及时反馈。

2.实施成效的持续改善。在测评结果及时反馈的基础上，以下一阶段组织目标的达成为核心，对测评目标的预测分析、方案设定、过程控制、结果反馈和事后评估，为新一轮绩效测评方案的优化与实施打好基础，持续改善绩效。

（责任编辑：章樊）