基层电子档案的管理与利用初探

【摘要】为了加强基层电子档案的管理与利用效率，本文就电子档案管理模式的优势与缺陷进行阐述，并就其管理与利用方法进行探讨，从中提出相应的建议，希望能够推动档案管理部門由纸质档案向信息化电子档案管理方式的转化，实现电子档案管理的普及与优化，为完善档案管理等方面的工作尽一点微薄之力。

【关键词】基层电子档案；档案管理；档案利用

引言

笔者自2004年即开始从事食品、药品检测方面的档案管理工作，自开展基层电子档案管理工作以来，将以往的纸质档案全部采用电力扫描的方式进行归档，实现了全部数据与资料的统一管理，档案的管理与利用效率极高，因此，笔者对于电子档案在食品及药品检测归档与管理使用方面的方便、迅捷深有体会。在笔者看来，探讨基层电子档案的管理与利用方法是极有现实意义的。

一、基层电子档案的优势与缺陷

任何企业、机构、部门都需要通过档案来记录并保存信息、数据与资料，传统的档案是纸质的，纸质档案的使用能够保障档案信息的真实与某种程度上的法律效益，但同时，这种档案所占据的空间较大，在档案管理方面也稍显繁杂，需要占用较多的人力、物力、空间及时间资源，档案管理人员的工作强度较大。而随着科学技术的发展，电子档案的应用也逐渐普遍起来，相较于传统的纸质档案，电子档案便于编撰、修改、复制和传输，能够实现迅捷归档，且不会占据空间，管理人员能够很高效地进行档案的整理和检索，并利用信息平台实现档案资源的共享。

二、基层电子档案的管理与应用研究

1.加强基层档案管理部门与其他部门之间的联系。基层电子档案的管理工作，需要保证各种档案能够及时、高效地进行归档，以实现对档案的有效管理。在基层电子档案的管理方面，需要加强基层档案管理部门同其他部门之间的联系，在其他部门的配合下更好地完胜档案归档、保存与共享工作。同时，运用这种方式也能够实现对档案、数据与信息传递的监督作用，一定程度上能够保障档案的真实性。

2.加强基层档案管理人员同档案调用人员之间的沟通。档案的管理人员与档案的调用人员之间，充分、有效的沟通能够简化档案调用的工作流程，也便于明确二者的责任关系。此外，档案的调用人员一旦发现档案管理中的问题，通过高效的沟通也能够明确问题的责任方，帮助档案管理部门管理工作进一步完善[1]。

3.明确管理目标，实现权责分明。基层档案管理工作纷繁复杂，管理工作的每一个流程都相互统一且相互独立，因此，对于基层电子档案的管理工作，需要在寻找到高效的管理方法的基础上，按照归档、梳理、分类、存储、管理、使用和共享等各个环节，制定阶段性的工作目标，一个一个目标的完成能够简化工作流程，也能够提高整体的工作效率，并降低每个人的工作强度。除此之外，将档案管理工作进行拆解，按照每一个人都特性与长处进行合理分工，能够帮助提高工作效率，并明确责任归属，实现更好地基层电子档案管理工作。

4.建立电子档案信息管理系统。现阶段，我国正在进入信息时代，信息化、网络化与智能化正在向各行各业普及，在基层电子档案的管理工作中，运用信息技术进行档案管理非常有现实意义。信息化的电子档案管理不仅仅是利用计算机设备进行档案的归档与录入，还应当建立健全电子档案信息管理系统来实现档案的高效管理与充分的共享功能。这就需要实现全部档案的电子化并进行整理、分类和归档，扩大档案数据库的容量，档案的整理工作也便于后期的检索、修改与使用。

同时，企业应当积极引进科技型人才和先进的信息技术，或者采用外包的形式由专业人员来帮助建立健全电子档案信息管理系统，这一系统中，要具备档案收录、自动化分类与整理、档案备份、档案加密、档案存储、检索、传输与共享等方面的功能，系统需要通过建设防火墙等方式来阻挡恶意的病毒入侵，保护档案的安全性。电子档案信息管理系统还需要设置权限管理，按照档案管理人员的不同层级来设置系统录入权限，运用声音辨识、指纹解锁或工号、身份证件号码等，对登入权限进行限制，尽可能地防止由于登入权限问题而导致的档案信息资料恶意篡改与泄露情况。

为了保障电子档案的安全性，还可以通过水印及关键数据加密的形式来实现，并通过扫描二维码及手机发送验证码等方式，来进行档案的调取与借阅，这样能够确定档案调用人，明确相关责任[2]。

结语

对于企业来说，基层电子档案管理方式能够有效地解放人力、物力、时间与空间资源，并实现档案的高效管理。在实际的管理工作中，需要制定合理的部门职能定位，明确工作目标并实现权责分明。此外，可以通过现金的信息技术与计算机应用技术，建立健全电子档案信息管理系统，来实现对电子档案的信息化管理。同时，也需要合理运用一定的安全技术与手段，保证档案的安全性。

【参考文献】

[1]张薇.浅析基层档案室电子档案管理和应用[J].建材与装饰，2016，30：127-128.

[2]丁宁宁.试论基层单位电子档案的规范化管理[J].黑龙江史志，2015，11：80-81.

作者简介：李伟娜，女，汉，湖北南漳，现任襄阳市食品药品检验所，助理馆员，2004年6月毕业于湖北财经高等专科学校，2008年毕业于湖北省委党校法律专业，2005年从事档案及办公室工作至今。