信息时代档案资源的开发与管理分析

赵倩

【摘要】随着我国信息技术的发展，档案资源的开发与管理也更加现代化、简便化。目前信息技术已经被广泛应用在档案工作中。本文就此展开了讨论，详细分析了如何充分发挥信息技术的优势，改变传统的档案资源开发与管理方式，从而提升档案工作效率。

【关键词】信息时代；档案资源；开发；管理

档案资源的开发与管理是社会资源管理工作的重要组成部分。而信息技术不仅改变了人们的生活方式，还极大地促进了各个行业的改革。在档案资源开发与管理中亦是如此。也正因为如此，如何利用信息技术，更好地提升档案资源开发与管理工作水平，也成为诸多业界人士关注的焦点。

一、档案资源开发的重要性

档案是还原、保存社会资源信息的重要文件。但是作为信息资源，档案如果只保存而不开发利用，处于封闭状态，那它与一堆废纸无异，无法体现出保存的意义。另外，如果信息的传播、共享受到阻碍，也会造成信息资源的价值折损。显然，在档案资源管理的同时，也要积极开发档案资源。只有这样才能更好地提升档案资源服务工作质量。

在信息时代下，信息的传播、存储、共享等工作都发生了非常大变化。为了适应时代要求，满足人们对信息资源的需求，档案管理部门也要积极探索档案资源的开发、管理新方法，从而改变传统的工作模式，提升档案资源的利用价值。

二、信息时代档案资源的开发与管理途径

1.转变观念

在信息时代，档案管理者要积极转变工作理念，对传统的工作方法加以改革，并档案管理工作的服务性，从而满足时代发展要求。

首先，为了能够更好地做好档案资源开发工作，为社会提供良好的资源服务，档案管理部门要加强对档案管理人员的法制观念培训，使其能够规范开展档案管理刚给你做。其次，若要做好档案资源的开发与利用，档案管理人员就要具备足够的专业知识。在一些基层单位中，有可能存在着档案管理人员不了解档案资源服务工作重要性的问题。对此，相关部门要积极开展宣传教育工作。尤其是要重点提升档案管理人员的服务意识，使其能够为群众提供更好的服务工作。再者，在信息时代下，档案管理部门要努力创设信息化管理环境，加快管理人员的意识转变。如改变档案信息资源服务手段，并开设信息管理系统和咨询服务平台，不断拓宽档案资源的开发、管理方式。最后，档案管理人员还应当重视不断加强自身的思想文化建设，能够保持良好的工作态度，处理好每项工作，从而提升档案资源的开发与管理工作水平。

2.加快资源整合

做好资源整合工作，才能建立现代化的档案资源开发与管理模式，才能构建完善、规范的信息化服务平台，从而真正提升档案资源的开发与管理工作水平。

首先，为了实现对档案信息资源的集中管理，管理部门应当积极构建一站式服务平台，充分做好信息录入、存储、搜索、查询、利用等工作，彻底改变传统的资源共享方式，从源头上真正解决档案资源的开发利用问题。另外，还应当加强社会各部门的联合，建立更为完善、强大的档案资源信息库，从而让整个社会的档案资源得到充分利用。同时，还可以借助公共平台，改档案信息资源的共享方式。其次，随着我国时代的发展，档案资源管理工作也逐渐被分离。虽然这样使档案管理工作更加精细，但是却造成了严重的档案资源分离问题。为此，在信息时代，资源共享、存储更为方便的情况下，应当加强各活动主体间的联系，保证各档案管理部门既能相互协作，也能相互独立，从而实现档案资源的最大化利用。最后，应当处理好档案信息资源的利用和保密工作之间的关系，选择适当地为需求者公开相关档案信息资源。如建立智能化档案信息管理系统，实现智能檢索，并利用先进的加密技术，确保网络信息安全。

3.拓宽档案信息资源的编制渠道

档案信息资源的编制是开发、管理档案信息资源的基础。因而，要规范、有序地开展档案信息资源编制工作，全面、系统将社会资源价值体现与档案信息资源编制联系在一起，从而确保更多的档案资源能够服务于社会，服务于经济。

在信息时代下，传统的编制工作方式已经无法档案管理工作的需求。为此，管理人员要积极尝试新方法，提升档案资源信息的收集、处理效率。同时，档案管理工作人员应当注意不断地通过收集、加工、整理，改变档案信息资源的封闭性，充分体现出档案信息资源的社会价值。其次，创新档案编纂方式，改变传统的封闭式编纂工作方法。如根据社会各界的需求，开展针对性的决策、专题等服务课题研究，并全面实现运用信息技术实现信息的存储、检索、查询等。最后，档案资源的开发工作质量决定了档案信息资源的利用价值。而能否确保档案资源的开发工作质量则主要取决于管理人员。因而，在档案信息编制中，要确保信息质量，并积极深入工作实际，不断优化档案资源编制工作，从而实现更深层次地档案资源开发，最终为群众提供更好地档案资源服务工作。

4.完善网络环境建设

为了更好地实现档案信息资源的共享，档案管理部门应当积极完善网络环境建设，从而创建出一种全新的服务、管理方式，实现档案信息开发与管理的信息化。

在传统的档案管理工作中，经常会出现“信息孤岛”现象。而积极构建完善的网络环境能有效解决这一问题。为此，档案信息管理部门要积极利用信息技术。首先，档案管理要结合工作实际，研制出实用性强的档案管理程序。同时，积极利用计算机技术、网络技术、加密技术等构建出保密性高、服务性好的网络工作体系。其次，针对档案管理工作实际，要大胆创新管理体系。如建立数据更新、数据共享、日常应用等工作机制，确保既能为用户提供最新、最准确的数据，也能实现档案信息的科学共享。或者还可以建立日常的信息交换机制，公共信息资源必须全面共享，专用信息资源必须在一定范围内共享，用严格的制度来避免各单位信息封锁、难以互通的现象发生。并鼓励各档案部门用新的手段来研究问题、处理工作，要深入推广网上作业、无纸化办公、智能化管理等工作方式，使档案信息资源开发利用工作在实际应用中，不断完善，良性发展。最后，应当加大网络环境建设的资金投入，确保信息技术能够被充分应用在档案资源开发与管理工作中。如建设档案部门的内网、外网、专网，构建档案网络应用平台，建设一个易扩充、升级、管理和使用的计算机应用系统，以适应档案事业的发展；同时，不断积极引进新设备，做好档案信息管理工作的软硬件建设。另外，档案管理部门还应当加大对信息技术人员的培训投入，确保能够开展档案信息服务工作。总的来说，若要充分利用信息技术，做好档案资源的开发与管理，就要积极构建网络环境，营造出良好的信息技术应用氛围。

5.充分利用现代化传播、共享途径

档案管理部门是通过档案资源收集、整理、存储、共享来实现价值的社会服务机构。而档案作为文化知识的载体，在传播过程中也会不断促使文化知识增值。在现代化背景下，信息的传播、共享机制也发生了非常大的变化，依靠传统的档案资源传播方式是无法满足时代需求。为此，档案管理部门应大力创新档案资源的传播、共享途径。

首先，应积极利用最新的信息传播方式。档案信息的种类非常多，在传统工作模式中，档案资源整合后很容很出现孤岛现象。为了改变这种现象，档案管理部门应尝试大胆尝试新方法。比如开办档案阅览室，或者是开展各种档案资源服务活动，亦或利用现有的各种社交媒体，创设网络档案信息共享机制，从而加强档案管理部门与社会之间的联系。其次，应加快档案资源网络的建设，提高档案资源的利用率。如按照用户需求，对档案资源进行分类整理、编辑，并实现各档案管理部门信息的整合，结合现代化的信息共享机制，实现档案资源的快速传播、共享。最后，档案管理部门可以建立专门的网站，实现档案资源的信息化管理。这样能打破空间、时间的限制，拓宽档案资源服务工作的范围，真正提升档案资源的传播、共享效率。总的来说，在信息时代，档案管理部门应与时俱进，积极利用各种知识传播、共享渠道，改变传统的档案资源服务模式，从而创造出更加便捷、高效地传播、共享模式。

综上所述，档案资源的开发与管理是一项比较复杂的管理工作。为此，在信息化进程不断加快的背景下，要积极创设档案资源的信息化工作模式，并结合档案管理实际从多个方面入手，完善档案资源的开发与管理工作体系，从而更好地发挥出档案资源的潜在价值。

【参考文献】

[1]郑敏.浅谈信息时代档案资源的开发与利用[J].黑龙江档案，2015，03

[2]张艳艳.信息时代如何做好档案资源的开发利用[J].科研，2016，09