APP下载

煤矿企业综合办公室工作的若干思考与探析

2017-10-09师渊博

企业文化·下旬刊 2017年9期
关键词:工作思考煤矿企业

师渊博

摘要:随着我国经济的发展,煤矿企业也在不断更新,综合服务办公室显得非常重要,它可以为煤矿企业做好各项事务的协调工作,但煤矿企业发展迅速,综合办公室的工作逐渐增多,如何提高综合办公室的工作效率成为重点。本文分析了煤矿企业综合办公室的工作现状,针对目前存在的问题,通过建立完善的工作制度,提高办公人员的素质,建设团队合作模式,努力打造科学化综合办公室的工作方案,促进煤矿企业快速全面的发展。

关键词:煤矿企业;综合办公室;工作思考

随着社会的发展,煤矿企业的用途也越来越多,不仅是在国内,国外也有很大的市场,这给煤矿企业带来了效益和发展的机遇,同时也存在一些问题,综合办公室作为煤矿企业的重要部门之一,是上级与下级沟通的桥梁,考虑问题要从企业的角度出发,更要保护职工的利益,综合办公室取得的成效,来源于这个团队的每个人,所以,提高个人素质,提倡团队合作精神是非常有必要的,部分企业已经开始对综合办公室进行整合,并取得了良好的效果,但还不够完善,仍然需要改革和创新,只有自身不断的提高和完善才能跟上社会发展的脚步,才能为煤矿企业今后的发展出一份力。

一、综合办公室在煤矿企业中的工作现状

目前在我国很多企业互相组合重新建设,并得到了很好的发展,煤矿企业也不例外,通过资源整合在设备和技术方面都有所提高,企业的综合管理水平更是提高了不少,综合办公室也随着企业的发展而发展,企业无论是安全方面还是工作效率方面都比以往提高了不少,但任何企业都不是完美的,或多或少都会存在一些问题,对于可能出现的问题要做好预防,发现问题以后要及时补救,事后要总结经验,才能提高综合办公室的管理和服务水平。

(一)制度有待完善

综合办公室作为煤矿企业领导直属单位,主要负责领导任务的安排工作和为员工服务的综合性工作,工作非常繁重和复杂,工作中首先要为企业考虑,要以企业为中心,要顾全大局,要做好监督和管理工作,还要接受领导和职工的意见和建议,这都需要综合办公人员之间分工明确,配合协调来完成,但这些需要建立在完善的制度之上,虽然企业有相关的管理制度,但还不够完善,尤其对于下班时间如果出现紧急情况,我们是不是有相关的急应方案,虽然我们不是安全部门,对于一些安全措施我们理解的不是很透彻,但我们行政部门起码要有职工安全意识,要把我们的本职工作做到位,尽量避免不必要的问题发生,这些都需要相应的制度来进行约束,制定科学合理的综合办公管理制度,是企业发展所必须的。

(二)服务意识有待提高

在煤矿企业中综合办公室不仅是企业和职工沟通的桥梁,还负责接待工作,所在职工要时刻为企业着想,从大局考虑,从自身做起,首先做好自己的本职工作,才能为企业的发展出一份力,但目前职工在工作中服务意识不够强,职工心里可能会存在畏惧心里,尤其在做接待工作的时候,难免会影响到企业的外在形象。

(三)团队意识有待加强

综合办公室主要负责企业内的日常工作,所以综合办公室是企业的窗口,办公室的形象就是企业的外在形象,办公室人员如果互相不配合都是我行我素,没有团队意识,就会显得整个企业很冷漠,没有人情味,因此,需要加强办公人员的团队合作意识,大家互乐互助,发挥团队的力量,但目前企业办公室人员的团队意识需要进一步提高。

(四)档案管理有待规划

综合办公室除了其它工作还需要对档案进行管理,一些企业开会时都会做记录,对于这些记录要建立档案,对于上级下发的文件也要建立档案,还有公司的设备或技术等都需要记录并建档,虽然不用像每个专业部门那样严格、高标准,但办公室的文件需要保密,由于综合办公室工作人员的专业性不强,因此工作起来难免会有漏洞,所以对档案管理需要合理规划。综合办公室涉及面比较广泛,工作繁杂,只有在前进中发现问题,解决问题并总结经验,才能提高自身水平。

二、综合办公室在煤矿企业中的发展措施

(一)完善管理制度 提高工作效率

煤矿企业综合办公室的服务工作想要得到提高,首先要完善管理制度,主抓工作质量,所谓:“无规矩不成方圆”无论任何企业都需要制度的约束,现有的管理制度已经不能满足发展迅速的企业,需要根据实际工作情况,对制度进行管理和改善,有了科学合理的制度才能提高工作效率,制定科学合理的管理模式,使综合办公逐步走向科学化、规范化。

(二)提高员工素质 提高服务意识

煤矿企业综合办公室的职工需要提高自身素质,提高服务意识,才能提高办公的质量和效率,才能为企业避免不必要的损失,为此,对办公室的工作人员要加强宣传工作,让职工从内心感到服务意识的重要性,并发自内心的为企业考虑,

比如:在去年的国家档案验收和9项单项验收时,综合办公室就需要做接待工作,对来宾做到了热情、周到的服务,接待人员注重自己的仪容、仪表,穿着和说话的语气和音量,接待人员还提前到达接待地点,并随时向领导汇报工作情况,到达会场以后,不随意走动,不乱说话,接待人员的手机应该尽量关机或调成震动,在宾客达到之后,禁止其它外来人员进入。对于每天都非常繁重的工作,一些职工可能感觉枯燥无味,甚至厌烦,为此,企业需要调动综合办公室员工的积极性,激发职工的主动性,由被动的做变为主动的做,多替领导考虑,多替职工考虑,把为领导服务和为职工服务做为自己工作的乐趣。办公室人员在做好自己本职工作之余还应考虑全局,还应该有突破和创新的能力,提高工作质量对于每天繁杂的工作要细心耐心的做,因为每一个环节的问题,都可能为煤矿企业造成影响和损失,我们只有努力的做好每个细节,最大限度的避免不必要的问题发生,面对问题要以科学的态度进行解决,从而提高职工自身的素质。

(三)加强团队合作 树立团队形象

煤矿企业综合办公室的形象也是企业的形象,形象就是人的仪容仪表,一个打扮精致的人在工作上也一定是注意细节的人,一个不喜欢打扮出门蓬头垢面的人在工作上一定会有很多疏漏,团队也是一样,团队形象也是大家的形象,办公室员工要以企业为核心,搞好团队建设,树立团队形象,对于不良作风要坚持打击,要走到群众当中去,行政工作本就是与人接触较多的工作,一个人的力量永远抵不过一群人的力量,所以要加强团队合作意识,采用先进的管理模式,在工作中要敢于突破和创新。

(四)档案管理有规划

对于档案管理人员要严格要求自己,做好每一个档案的保存工作,加强专业知识培训,加大办公人员的行动力,才能提高办公室工作人员的整体水平。去年的档案验收工作,领导非常重视,在项目开始前就收集资料,并由成立专门档案小组,并有专员负责资料的接收和发放,并在每个部门都配备了档案管理人员,在设备方面,也是非常齐全,如电脑、打印机、温度计、装订机、档案柜、灭火器等一系列设备,并将档案存储与办公区域分开。工程是否能顺利进行需要对工程所需的文件和图纸能够完善保存,档案管理人员要随着对资料进行检查,做好质量监督工作,正因有了这些,去年的档案验收和9个单项验收,进行的非常顺利并达到了标准。

三、结束语

综上所述,综合办公室是煤矿企业发展的中心点,办公室的每一个工作都必须做到位,如果出现问题会对企业造成影响,但目前在煤矿企业中综合办公室工作还存在制度不完善,职工自身素质有待提高,团队协调能力差等一系列问题,迫切需要对这一问题进行改善,才能为企业的发展做好基础。

参考文献:

[1]王明.煤炭企业办公室秘书的综合素质分析[J].办公室业务,2015(22):36-37.

[2]石莉.關于煤矿企业办公室管理的创新策略分析[J].科教导刊:电子版,2016(1):190-190.

[3]谢方涛.浅谈新形势下国有煤矿综合办公室建设[J].办公室业务,2017(6).

猜你喜欢

工作思考煤矿企业
高职院校学籍管理工作思考
“新常态”下钢铁企业共青团工作的现状分析与思考
加强和改进招生考试考务管理工作的思考
在新形势下,增强宣传文化工作舆论引导能力的思考
煤矿企业安全文化评估研究
浅谈加强煤矿矿井通风安全技术措施
煤矿企业治安保卫工作重点在于防患未然
浅析煤矿企业安全质量标准化的重要性