道路交通档案数字化管理研究

赵立华

摘 要：交通档案进行数字化管理是交通档案管理事业发展的必然趋势，计算机技术与网络信息化技术的广泛应用，使交通档案的生成速度和成效大大地提高，各种类型交通档案都能够通过计算机网络建立相应的管理，使现代化的交通档案管理工作具备了高效性的特点，因此精细化管理工作就需要档案管理工作人员从最基本的档案录入着手，以档案整理为出发点逐渐实现交通档案的手工管理与计算机管理的对接。文章重点就道路交通档案数字化管理要点进行研究分析，以供参考和借鉴。

关键词：道路交通；档案管理；数字化；管理要点

引言

道路交通档案的管理工作是道路交通系统中必不可缺的部分，在档案管理中，要确保档案的完整与安全，以便及时有效地使用档案，此外还要确保档案的真实性，保持档案原貌，这些都是档案管理中的基本要求。随着计算机技术在办公室办公中的推广应用，加强道路交通档案的数字化管理工作成为档案管理工作中一个新的工作重点。

1道路交通档案数字化管理的必要性分析

一是道路交通档案数字化管理有利于实现办公自动化，办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。通过实现办公自動化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。道路交通档案数字化管理对于道路交通运输管理部门实现管理现代化，办公自动化具有十分重要的意义；二是道路交通档案数字化管理有利于实现全国共享档案资源，面对日益增长的道路通车里程，面对飞速增长的机动车保有量，面对不断攀升的驾驶人员数据，如何加强道路交通运输管理，如何快捷检索、查询每一辆交通运输工具的档案资料和每一名机动车驾驶人员的历史档案是一项令人头疼的难题，做好路交通档案数字化管理，实现网络化检索查询，数据库全国共享，对于道路交通运输管理部门，以及路政人员道路检查违章、违法，及时处理违法违章行为很有必要；三是便于实时更新档案管理内容。众所周知，现行道路交通档案管理模式对于违法违章车辆，违法违章驾驶人员的查处基本上采取的是刑事处罚和罚款，还有就是给驾驶人员扣分，众多违法违章案件当事人的违法违章行为基本上很难记入档案，造成这种状况的原因就是画地为牢，各自为政的属地管理模式，外地交警很难管理当地车辆和当地驾驶人员。如果实现道路交通档案数字化管理，无论哪台车辆，哪个驾驶人员，只要发生违法违章案件，立即记入车辆管理档案和驾驶人员个人档案，在全国任何一台联网电脑上，只要道路交通管理人员轻点鼠标就能查询检索到详尽的车辆和驾驶人员档案信息，这样对于屡教不改者从重处罚就有了科学依据。

2道路交通档案管理存在的弊端

一是纸质档案耐久性差，纸质档案保管过程中最大的问题是耐久性问题，从内因来讲纸张质量，纤维含量，粘胶质量，酸碱含量，金属离子含量等等都是影响纸质档案耐久性的重要原因。从外因而言，档案库房环境，日照、通风状况，档案室室内温度湿度，细菌、虫害状况，以及借阅、复制过程中人为损坏和机械磨损等，这就造成纸质档案难以长期保存；二是纸质档案保存占用空间大，纸质档案除了必须的文件、资料以外，每一份档案都要有一个专门的档案袋包装，一些重要档案还要进行装订，编制目录，编制查询检索文件，试想全国至少4亿份道路交通运输档案，其中车辆2亿多份，驾驶人员2亿多份。每份档案按照平均50克估算，大体上全国道路交通运输管理档案总质量在200亿克，20万吨。按照火车每节车厢载重60吨估算，大体需要3333节车厢才能装得下，按照每节车厢长度23米推算大体需要766公里，可以从四平排到北京；三是纸质档案查询检索难度大，我们国家有960万平方公里土地，根据交通运输部最新公布的数据，全国已建成通车的公路总里程达到398.4万公里，其中高速公路通车里程已达7.4万公里、农村公路（县、乡、村）通车里程达到345万公里。如此漫长的建成通车的公路总里程，如此巨额的机动车保有量，道路交通管理部门的路检人员如果要查清每一台车的档案资料和每一名机动车驾驶员档案资料简直比登天还难，即便当地交通运输管理部门查询检索这些档案资料也是一件很不容易的事情；四是纸质档案无法实现全国共享，建国以来我们国家道路交通运输档案管理基本上按照属地管理原则，车辆、驾驶人员档案归车辆所在地、驾驶人员档案在户籍所在地保管，查询检索必须取得档案管理部门的支持和帮助，实际上除非重大交通运输事故，基本上很少异地查询检索。事实上纸质档案根本无法实现全国共享。

3道路交通档案数字化管理要点

第一，规范交通档案数字化软件的操作，统一录入标准。将交通档案信息化管理工作文件格式形成统一录入标准，不断地对交通档案信息化管理工作进行优化，同时对于刚刚开展交通档案信息化管理工作的单位来说，做好纸质档案与电子档案的衔接工作，防止档案数据的流失使任务的重点。另外，做好交通档案的录入统计工作，确保交通档案信息的真实性和相关部门能够查阅到快速性、有效性，切实落实各种规范性的信息化录入操作，及时调整相应的制度与规章，确保档案录入工作的整体性和统一性；第二，加强交通档案的信息化管理工作，建立高效的交通档案数据库。规范各种类型交通档案的使用操作方法，建立高效的电子档案信息管理系统，对于各种交通档案按科目分类具有重要的意义，最大限度地保证道路交通信息的真实性和安全性；第三，加强相关工作管理人员的培训工作，提高管理工作人员的素质。有关部门可以定期组织交通管理信息化录入工作人员学习先进的道路交通档案管理经验，加强对相关工作人员在业务能力方面的培训，使其尽快了解并掌握数字化管理工作，提高相应岗位人员的管理工作能力，确保交通档案信息化的录入工作在收集整理保管和利用过程中真实性、高效性、有效性；第四，加强交通档案管理信息化设备硬件的投入力度。交通档案信息化管理工作的基础就是相应的硬件设备，例如现代化的计算机设备及网络技术的植入，同时这些相应的计算机设备也应该配备配套的计算机管理软件，例如交通档案的录入装置及档案的分类整理软件，这样才能保证交通档案信息化管理工作正常有序地进行。另外，交通档案信息化管理工作的设备配置应该坚持从实际出发，充分考虑当地的交通压力、交通环境，实现各个方面找道路交通数据共享，方便查询。

结束语

综上所述，交通档案信息化管理工作的基础就是相应的硬件设备，例如现代化的计算机设备及网络技术的植入，同时这些相应的计算机设备也应该配备配套的计算机管理软件，如交通档案的录入装置及档案的分类整理软件，这样才能保证交通档案信息化管理工作正常有序地进行，因此加强道路交通档案信息化数字管理工作，就要从最基本的档案录入也分类整理方面入手，最终实现从管理从磁场的细节化。

参考文献

[1]翁韶琼.浅析交通档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].福建建设科技，2017（02）：92-93.

[2]童小燕.交通工程档案数字化建设的思考[J].浙江档案，2012（06）：60-61.

[3]祁丽娜.浅谈交通档案数字化的基本原则和程序[J].交通科技与经济，2006（03）：69-70.

（作者单位：兴隆县交通运输局）