地方高校档案数字化发展研究综述

【摘要】通过分析现有的地方高校档案数字化研究成果，从地方高校档案数字化的特点、面临的问题、机遇和发展策略等方面对地方高校档案数字化发展研究进行综述。

【关键词】地方高校；档案数字化；发展研究；研究综述

【基金项目】李步德主持的2015年度广东韶关学院立项科研项目：地方高校档案数字化建设研究（项目编号：S201501035）。

【中图分类号】G647.24 【文献标识码】B 【文章编号】2095-3089（2017）05-0011-02

地方高校档案馆是重要的大学信息资源中心，也是一个地区的重要信息源基础设施，地方高校档案数字化不仅能快速高效地为本校师生提供优质服务，更加有利于面向地方社会用户实现开放服务，实现地方档案资源的共建共享。数字化档案馆有别于传统档案馆，它不会损害原始档案文献，并且能实现用户随时随地网络在线利用，不仅能快捷检索查找文件、图片甚至是音像档案，并且能够轻易地链接并浏览很多不同页面以比较分析，正是档案数字化的诸多优势，地方高校档案数字化发展理论、方法研究成为热点。为整体把握地方高校档案数字化的研究进程，本文将基于对中国知网信息资源总库的文献调研及对相关研究成果的统计分析，结合调研结果综合分析目前地方高校档案数字化面临的问题、机遇以及未来的发展策略，以期为地方高校档案数字化建设提供借鉴与参考。

一、地方高校档案数字化的特点与问题

（一）地方高校档案数字化的特点

地方高校通常是指是指隶属各地级市（区、县），以服务区域经济社会发展为目标，着力为地方培养高素质人才，大多数靠地方财政划拨经费的普通高等学校。与部、委、省属院校相比，地方高校档案数字化建设和服务具有更明显的内容地方性、特色性和保管存贮数字化、管理服务网络化、社会化等特点。

1.地方高校档案地方性、特色性。地方高校档案是地方高校配合地方发展办学过程中积累下来的特有党群、行政、学生、教学、科研、基建、设备、成果、出版、外事和财会等等档案材料。具有明显的区域性和特有性。

2.地方高校档案数字化基础是保管存贮数字化。档案数字化是将以实物形式存在的档案通过一定方式转储为可被计算机识别处理的数字化形式，是实现自动化检索、提高档案信息利用率和档案资源共享服务的基础。

3.地方高校档案数字化管理服务网络化、社会化。进入“互联网+”大数据信息时代，地方高校档案管理服务必将在校园网局域基础上拓展到随时随地在线检索利用。

（二）地方高校档案数字化面临的问题

综观地方高校档案数字化多年发展，目前主要面临人、财、物基础和技术、方法、标准等等问题如下：

1.档案数字化意识不强与经费匮乏问题

学校领导层和管理层普遍档案意识薄弱，对档案馆集爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、政府信息公开中心、电子文件管理中心“五位一体”功能定位认识不足，导致档案数字化立项难，经费投入有限，技术人才引进难。地方高校普遍经费较为困难，学校必须将有限的资金投入到关系学校生存发展的教学和科研上，高投入、低产出、不能产生直接经济效益的档案保管与利用现状使档案的价值与作用被忽视，并不舍得档案工作经费投入。而档案数字化建设发展要求投入不菲的软件系统和硬件设备，要有较大的人力、物力和财力支撑，这是当下许多地方高校难以承受之重，加之多数地方高校档案意识不强、重视不够，加重了档案信息利用率低下的情况。经费问题成为困扰地方高校档案数字化建设的根本性难题之一。

2.人才队伍素质问题

在地方高校档案数字化建设中，人是关键的因素。目前许多地方高校档案队伍整体素质偏低，人员还不能适应数字化建设的要求。女性、中老年人、非档案专业人员多，高学历、高职称、档案专业人员少的“三多三少”现象普遍存在，专业和年龄结构不合理，缺乏精通档案业务知识又掌握计算机、网络、现代化等信息技术的档案数字化背景下高校档案工作复合型人才。加之人员编制严重不足，有些档案管理人员还要兼任机要工作，导致工作精力主要集中于完成每年的归档工作和日常接待查档工作，难以再认真思考和学习档案数字化工作的相关问题，同时档案数字化外包也会削弱档案人员学习和创新能力。人才问题制约着档案馆转型升级，严重影响地方高校档案数字化发展。

3.专门技术薄弱与设备紧缺问题

档案数字化建设要依赖众多的档案基础管理技术，地方高校计算机技术的应用起步较晚，网络化程度不高，档案自动化管理基础相对薄弱，数据库建设滞后、規模小、标准化程度低且形式多样；而馆藏档案数字化技术方案参差不齐，特别是数字资源的存储与备份方面，容易形成数字化建设的瓶颈。加之档案管理系统与其他办公系统互不兼容，各部门分别用自己的管理系统，各系统因没有统一的数据标准和相应的数据接口而互不兼容，档案信息资源分散。

4.档案安全问题

档案数字化建设使档案由封闭走向开放，纸质档案数字化过程存在安全隐患，将数字化业务外包更是存在一定的风险。一来数字化过程中档案卷宗的安全问题，包括借出、搬运、拆卷、取订、扫描、装卷等操作过程中容易出现损坏、错放、漏页甚至遗失等问题。二是数字化前后档案信息的安全保密问题，包括泄密，非法访问，恶意攻击，计算机病毒和数据挂接、转换、导入、导出过程中可能出现的数据丢失、文件受损等问题。

5.缺乏统一的规划和标准问题

高校档案工作相关法律已不适应时代的发展需求，高校档案管理信息化建设的规划和标准尚未出台；加之目前高校数字档案馆建设项目多属“内部工程”，各自建设、自建自用的状况占主导地位。这两点导致高校档案数字化建设水平参差不齐、层次不一，规范性、开放性、服务性、通用性和共享性差，既增加了加工和管理成本又不能形成高效的信息化高速公路，阻碍了规范的档案信息化建设。endprint

6.电子文件归档及其与纸质档案的关系问题

随着计算机的普及使用，电子档案逐年增多，但地方高校档案数字化与办公自动化未完全对接，对电子文件归档和电子档案管理仍比较滞后，档案网站信息查询不如学校门户网站更新及时。纸质档案具有较强的真实性和凭证价值，有其不可替代的作用，纸质档案和电子档案双套管理制度仍是档案管理的最佳选择方案。

二、地方高校档案数字化的机遇

（一）校园数字化和“智慧校园”建设机会

档案数字化是校园数字化基础，是建设大数据“智慧校园”建设的重要组成部分。地方高校档案管理部门应充分利用这个契机，主动参与到“智慧校园”的建设中，争取领导重视和资金支持，使档案管理系统介入到电子校务系统，通过前端控制和全程管理对电子文件进行有效管理，充分掌握工作的主动性。

（二）国家加强档案馆“五位一体”功能的定位优势

宣传并全面实践“五位一体”的档案馆功能，推动“智慧校园”建设中智慧型档案馆的构想，立足最先进的信息技术和全新的发展思路，借助“云计算”、“物联网”、“大数据”等最新理念，构建档案数字资源的收集、存储、加工、管理、利用系统，形成“校园知识系统”重要元数据库。

（三）信息技术高度成熟和技术设备价格大幅下降

随着信息技术设备快速创新与高速发展，档案数字化所需的传输网络、扫描识别、存贮安全和移动应用等技术设备性价比大幅提高，使档案数字化项目经费大幅下降，加上“创新强校”、“省市共建”、“中央财政”等等专项资金投入地方高校，使地方高校档案数字化的可行性和可能性大为提高。

（四）既有档案馆数字化理论与方法经验

既有档案馆，特别是省、部属高校档案馆数字化理论与方法经验支持，可使地方高校档案馆数字化少走湾路。西方发达国家早在20世纪中叶就开始在高校档案的管理中引进先进的计算机数字化技术，经过几十年的发展档案的网络化建设已日趋完善；同时我国其他单位和高校的档案数字化管理也为地方高校档案数字化建设提供了机遇和经验借鉴。

三、地方高校档案数字化发展策略

（一）地方高校应当充分认识档案数字化的重要性和必要性

地方高校领导和档案馆人应增强全员档案意识，真正把教育部27号令“将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”的要求落到实处。地方高校档案管理部门要紧紧抓住数字化校园建设契机，争取资金和硬件投入，解决档案数字化建设的经费难题。力争学校电子办公“OA系统”必须拓展数字化档案功能，实现档案馆数字化与学校电子办公“OA系统”高度融合。

（二）加强人才培养，提高档案工作人员整体素质水平

加强对现有专兼档案工作者进行针对性培训，实现人员转型，着力培养一支懂档案、懂计算机、了解信息化建设的复合型人才团队；引进档案管理专业人才和计算机专业人才，合理配置档案管理人才队伍；注重加强档案工作者之间、相关专业工作者之间的学习，了解别人的先进经验，查找自己的不足，借鉴成熟的做法；同时可以充分利用学校的人才资源优势，调动现有的计算机应用、网络管理、软件开发等专业教师的积极性，让这部分教师也参与到档案数字化建设中。

（三）建设有特色的地方高校数字档案馆

地方高校档案馆应高度认识本校档案系统的建设定位，做好数字化發展规划，完善包括主动收集实时电子资源档案等档案数字化计划，高效实现档案信息资源无缝衔接和新旧整合；特别要规划建设一个软硬件配置达到数据标准、设备兼容、数据库共享、文档一体化“无缝连接”要求，包含档案基本目录、各类数字化档案内容专题和高校档案全文的合理完整的档案资源数据库。

（四）构建档案数据安全防范机制

要确保档案数字化建设中的档案内容安全防护和档案信息系统安全防护。针对数字化业务外包要制定外包项目的科学管理策略，明确档案管理部门与外包商的职责与义务，制定外包合同，重视对外包商的持续监督。加强纸质档案数字化工作的监控和评估工作，对扫描文件全程检查，对原件和扫描件进行妥善保管，发现问题及时进行纠正、调整。合理确定数字化范围，正确处理好上网与保密的关系，注意数据库系统的安全和稳定性，采用加密技术、签署技术、放些措施、网络监控技术和访问权限控制技术，架设软件或硬件防火墙，采用双机热备机制，定期备份等手段，防范网络风险。

（五）建立统一档案数字化标准，推动档案资源共享

地方高校档案数字化项目应尊循档案法律法规和信息化标准，坚持顶层标准设计，规划和计划应具有前瞻性，制定统一的档案数字化技术标准和工作规范，确保校内、校际、校地档案资源共享。项目实施应形成一份科学系统的档案数字化发展规划和建设计划，确定数字化范围和加工方式，规范电子文件档案与归档管理，确保操作过程中有章可循，才能构建一个高效的档案数字化管理体系，高效优质地开展馆（室）藏档案的数字化工作。

四、结语

地方高校档案数字化作为学校的重要知识资源基地，是地方高校数字化校园建设的重要基础项目，在大数据“智慧校园”建设中档案馆不能直接产生如教学、科研的经济效益和社会效益，但一定能促进地方高校教学、科研、管理和服务水平提高。虽然面临着许多问题难题，只要思想重视，规划科学，计划周到，行动认真，宣传到位，就一定能提高地方高校数字化档案馆的“五位一体”水平。

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作者简介：官方，1992年生，女，汉族，广东韶关人，硕士研究生，韶关学院档案馆档案管理员，研究方向：中国文学、档案管理。endprint