试析档案管理中的收集与信息化管理

杨占军

摘 要：我国的档案事业在不断的发展，但是也对我国社会发展有着重要的影响。随着科技水平的不断提高，电子档案在档案管理的过程中被普遍的应用。尤其是信息化的管理方法，使档案的管理水平得到了进一步的提高。本文就是对档案管理中的收集和信息化管理的措施进行详细的阐述，为相关的研究提供借鉴。

关键词：档案管理；收集；信息化管理

计算机信息技术在各个领域被广泛的应用，是现实生活中十分重要的一门技术，随着档案管理水平的不断提升，信息化技术也被应用在档案管理当中，电子档案就是一种新型的档案管理形式，这种档案管理形式有着保留时间长、存储量大、便于携带的优点，也是使信息的采集变得更加的快捷，因此必须要将信息化管理工作做好，保证档案信息收集的高效性。

1 档案管理中的收集

1.1 档案以及档案的分类

档案资料主要就是指个人涉及到工作经历、学历和政治等方面内容的相关记载，这些资料主要是为企事业单位在人才招聘时做为参考的依据。档案资料在分类的过程中，有证着极大的差别，根据分类方式可以将其划分为较多的种类，以下主要是从制作材料、具体内容和主要来源上进行相应的划分：（1）根据档案资料的实际内容，可以将档案资料划分为军事档案、政治档案、经济档案和法律档案。（2）根据档案的来源，可以将档案资料分为企事业单位档案、组织档案和国家重要机构的档案。（3）根据档案资料载体的不同，可以将档案分为电子档案、纸质档案和石刻档案。（4）根据档案记录的时间差异，可以将档案分为古代档案、近代档案和现代档案。

1.2 档案的收集和档案收集的重要性

档案管理工作在档案事业发展的过程中是非常重要的，要想进一步的提高档案管理水平，就必须要将档案资料收集工作做好，档案资料的收集是进行档案管理的首要环节。尤其是在信息技术不断发展的今天，档案管理工作在企业管理的过程中是非常重要的，占据重要的地位。档案的收集主要就是对个人的基本资料、工作经历和学习经历等方面的内容进行信息的收集，并且对这些信息进行整理和归类，对这些资料进行管理的一个过程，这一过程比较复杂，会涉及到诸多的方面。在档案收集的过程中，主要是利用档案资料信息来对档案进行存储，使人们能够详细的了解到相关的内容，而且档案资料在管理的过程中，实行的是统一管理方式，这样就能够真正地做到档案资源共享，使人们能够认识到档案收集的重要性将档案管理工作做好有利于信息资源共享，是企事业单位的领导人员，能够更好的做出决策。档案收集是整个档案管理的基础，必须要引起人们的重视。

2 檔案管理信息化的可行性

随着信息技术的不断发展，互联网技术的普遍应用，各行各业都在发生着变革，互联网信息技术改变了人们的生活，使人们信息交流的效率得到了提升，社会经济发展中的各个方面，都在享受着信息技术所带来的好处，例如通过网上交易和电子邮件的方式取代了面谈和信件，传递的交流方式不会受到时空的限制，在这样的情况下，人们就开始了新的生活。而档案事业也是如此，在档案管理的过程中，使用信息化技术是我国国家政策方针的基本要求，通过信息化技术，能够快速的将档案信息进行传播，真正的实现资源共享，在档案信息使用的过程中，不仅仅提高了档案管理部门的工作效率，对信息的使用者也是非常有利的，能够充分的体现档案信息的价值，尤其是在新的历史时期，信息化建设已经成为了现阶段以及未来发展的主流，任何行业都离不开信息化技术，因此档案管理人员一定要不断的提高自身的业务水平，对档案事业要充满信心，使自身的工作技能和文化素养都能够得到一定程度的提升，这样才能够更好地为档案管理工作所服务。信息化竞争极其激烈，传统的档案管理方式已经无法满足现代化档案的发展需要，因此新的档案管理方法已经成为了人们研究的重点，电子档案有着使用方便、存储量大、标准化和使用便捷的特点，已经成为了档案管理信息化中的重要内容。

3 档案管理信息化的措施

3.1 转变管理模式

伴随着现代化管理措施以及装置的引入，尤其是电脑、缩微、光盘、多媒体等技术的前进为现在档案管理的前进供应了优越的条件，现在措施推动以往的档案管理形式面对着新的前进。现在，档案管理作业的关键也符合数字化管理的需求，档案管理从以前的实物改变到信息能源的管理，使用信息为管理宗旨，对产生的各类档案开展数字化制作，使用现代化措施对档案信息能源开展管理。档案使用信息化能够多次重复、多平台的使用，可以为经济前进、科学技术前进等方面供应更加完整、更加便利、更加高效的服务；可以创建出更高的社会以及经济利益，促进其成为将来信息社会前进的珍贵战术能源。

3.2 加强基础设施建设

电子电脑措施是现在新措施改革的先进措施。电子电脑拥有计算数据块、精准度高，储存资料以及逻辑辨别性能高并且主动开始计算等特征，在文件的管理上，使用电脑开展资料的收取、搜索、读阅、奉还，还有辨别到时间需要消灭的资料等档案的管理作业。在档案管理中，使用电脑进行档案的搜集、收拾、编写搜索方式、实质简介以及编写内目次，还能够供应库房使用。在特别档案作业中，例如编写大规模搜索工具、为档案的研发作业供应服务和档案计算等作业。所以第一先把电子电脑装置到硬件上，提升各种档案管理室使用电脑以及网络措施的运用水平，慢慢提升档案信息化程度。第二要创建以及健全局域网络。使每一项作业都网络化，增强档案的使用。

3.3 建立有效的信息系统

首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。在电子档案使用过程中，首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。

4 结论

档案是我们人类所经历的岁月中对其中事情记载的载体，以记载的真实性以及原始性为前提，是信息的重要构成部分。增强档案管理信息化创建，可以提高档案管理以及使用水准，充分施展档案的信息能力。

参考文献

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