浅谈数字档案文件长久保存策略

闫佳敏

摘 要：信息化建设水平和建设质量不断提高，同时档案管理也不仅仅局限于传统的纸质档案管理上，当前档案管理工作中将档案和数字化技术进行充分的结合，档案管理的质量和效率因此得到了较为显著的提升，但在数字档案管理的过程中还存在着较大的问题，为了更好地提升档案工作的质量和水平，就必须要采取有效措施解决数字档案保存过程中出现的问题与不足。

关键词：数字档案文件；长久保存；策略

在当今社会发展中，档案工作的发展对整个社会的发展建设都有着非常显著的影响。在现代化技术不断发展的今天，传统的纸质化档案管理无法很好地满足当今档案工作发展的实际需要，数字化的档案管理科十分有效的保证档案的安全性和便利性。但在档案资料的长期保存方面还存在着一定的不足，因而也影响了我国档案管理事业的健康发展，所以必须要针对数字档案管理中的问题采取有效的措施加以改进。

1 做好数字档案资源长期保存工作的重大意义

档案保管工作中所涉及到的信息具有较高的重要性，此外，其所涉及到的信息数量也相对较多。档案信息管理的过程中一方面应采取有效措施保证档案的完整性和安全性，同时还应确保档案保管的时间可以充分满足当今社会发展的基本需要。此外，当前在很多领域，档案的应用一般为数字化档案，而数字化档案不利于档案信息资料的长期保存。虽然数字化档案较纸质档案有较大的优势，其在安全性和便利性等诸多方面都有着较为显著的优势化特征，但是档案信息材料保存的载体主要是计算机和计算机内的软件，所以档案的保管时间也就受到了一定的限制，档案无法永久保存在计算机当中，因此档案保存的永久性也就成了必须要考虑的问题。

此外，当前社会发展的过程中数字化技术得到了非常迅速的发展，若要更为明显地提升档案文件的安全性和可靠性，就需要在档案管理的过程中采用数字化档案管理方式，这一事实也充分展现出在当今社会发展的过程中，数字信息和数字资源也成为了当今的一种重要信息形式。此外在科学技术发展的作用中，数字化信息数量显著增多，这一现象对社会以及经济的发展都有着非常关键的推动作用。

在信息资源数量显著增加，此外，数字信息的资源和价值也在显著增加，这也就使得当今社会的经济发展模式会向信息化社会发展，资源也会以信息化的方式存在。但是在对我国信息资源现状进行深入研究分析后就可以看到，以这种方式发展的信息资源管理保存等方面存在着十分明显的问题与不足，这些问题的存在会对我国的国际地位以及國际竞争的实力产生非常显著的影响。所以若要改变这种现状就必须要要在数字档案文件资源的保存上多下功夫，对其中存在的问题予以充分的认识，并采取有效的措施加以解决，从而更好地推动我国数字档案工作的建设和发展。

此外，当前在社会发展中对数字档案管理工作的研究愈加深入，出现这种档案管理方法在我国的很多行业都得到了较为广泛的应用，其一方面会对我国的经济发展产生较为显著的影响，另一方面也在很大程度上影响着人们日常的工作及生活，档案数字化管理在商品流通的过程中也有着非常积极的作用与影响。其主要表现在可以对商品流通的具体方向以及成本核算环节进行严格有效的监督，从而能够十分显著地降低物流环节所花费的成本，此外，其也对提高患者的生产效率有着非常明显的积极作用。因此必须要对此予以高度重视。

2 影响数字档案资源长期保存的原因

2.1 认识不到位、意识落后

在当今社会发展的过程中还有一部分人对数字档案管理的认识不到位，这也就使得数字档案文件保存过程中会产生一定的问题，而对数字资源的不足也没有非常清醒的认知。

2.2 缺少顶层设计、管理脱节

数字信息保存涉及非常复杂的社会关系，这些关系需要由法律法规进行规范和调整，许多相关方的利益需要由法律保障。但是目前建章立制工作远远没有跟上，法律上没有明确赋予数字信息长期保存的法定地位，没有制定相关政策引导社会去正视数字资源的长期保存问题，没有采取有效措施保证符合要求的产品和服务得以推广，也没有形成相应的社会环境使数字资源长期保存行为受到鼓励。

2.3 技术更新换代快，标准化滞后

数字档案资源的保存涉及到多个方面，同时也要应用到较多的技术，因为很多存储技术和存储介质在研发的过程中并没有对介质的耐久性加以充分的考量，所以信息存储技术更新的频率也较高，从而使得数字档案资源一直无法很好地进行固话和确定处理。

2.4 人才培养滞后，人才不足

数字资源长期保存的人才培养工作严重滞后，目前还没有数字资源长期保存方面的高层次的专业教育，有些信息安全和档案保护技术等专业还不能培养出数字信息长期保存的适用人才。从事数字资源长期保存的专业队伍比较薄弱，没有专门机构进行相关技术、标准和材料的研究。

3 做好数字档案资源长期保存的对策及建议

3.1 强化宣传和教育

实现数字资源的长期有效保存才能使我们的文明得以传承和发展，才能将我们创造的文明留给后人，并为后人预留更好、更坚实的发展基础。要通过多种形式的宣传教育，在全社会普及数字保存知识，强化数字信息保存的危机意识，鼓励全社会加入到数字资源长期保存活动中来。

3.2 加强立法工作

建立有利于从根本上解决社会数字资源保存的利益驱动机制、政策环境保障机制，明确政府、社会组织、企事业单位及个人在数字资源长期保存工作中的地位和职责分工，共同推动数字资源长期保存工作向前发展的良好局面。

3.3 加强有关数字资源长期保存的理论研究

深化对数字资源长期保存基本规律的认识，加强数字资源长期保存的理论研究，重点突破数字资源长期保存的关键技术和核心技术，为广大数字资源保存的实践者提供强大的理论和技术支持。组织社会多种力量共同参与，加强与数字资源长期保存相关的标准体系建设，全面提高相关领域标准化的整体水平。

3.4 加强人才培养和专业技术队伍建设

鼓励相关专业的管理人才和技术人才投入到数字资源长期保存的事业中，鼓励利用社会各方面的力量举办高层次的专业教育和职业技术教育，大力开展学术研究成果、项目经验等方面的交流研讨活动，不断扩大数字资源长期保存的职业队伍，提高数字资源长期保存专业人才的能力和素质。

结束语

在当前的数字档案文件保存过程中，其与传统档案管理方式相比，档案的安全性、可靠性和便捷性都得到了十分显著的提升，但是在档案的长久保存方面其还存在着一定的不足，这些不足会对档案保管工作的顺利开展产生十分显著的影响。为了有效改变这种状况，就必须要对档案信息的长久保存予以全面分析和研究，此外对于其中的问题也可采取有效的措施对其进行改进和控制，从而也能够更好地保证我国数字档案保管工作的顺利开展。

参考文献

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[2]臧国全，王艺园.数字保存系统中数字资源访问质量标准框架[J].图书馆理论与实践，2008（1）.