档案管理与知识管理的关系研究

刘美麟

摘 要：在企业运营管理中，档案管理和知识管理都是非常重要的，且是不能缺少的一部分，这两者更是相辅相成的。档案管理主要是对企业档案信息进行综合管理的，知识管理主要是对企业的隐形知识以及显性知识进行创新和管理，两者的管理水平都得到一定水平之后，对企业的发展能够做出巨大贡献。本文主要对档案管理以及知识管理进行简单分析，并阐述档案管理和知识管理之间的关系，以供借鉴。

关键词：档案管理；发展；知识管理；关系

在市场经济快速发展的今天，档案管理以及知识管理越来越被企事业单位所看重，其中档案管理在人力资源管理中是不能缺少的一部分，重要性更是其他管理所不能替代的，对于传统知识管理来说，现在已不能适应当前的企业管理，严重影响企业档案管理工作的效率，也制约着企业的快速发展。而知识管理更是严重，其能够有效提高企业团体的创新能力，让企业集体智慧得以提升。当然，这两者在企业中都是不能缺少的，是企业实际运营中，有效掌控档案管理以及知识管理，协调两者之间的关系，有助于企业的全面发展。

1 档案管理和知识管理的相通性

1.1 重叠的管理对象

档案管理中，要求档案分类是非常细致的，要依据文件或者是档案内容的不同进行分类，档案的年限不同也要做出明细的标记，然后按顺序将其排列好，这样能够方便应用，更能详细了解档案内容。而知识管理同文档管理是有所不同的，其主要是分析、研究及解释知识，是文件中最基础的一部分。组织知识主要分为显性知识以及阴性知识，其中显性知识主要是组织自身活动获得，或者是通过售卖其他组织信息等其他途径得到的档案和文件，常见的获得方式就是购买、收集和交换。在当前的档案管理工作中，大部分都是对知识进行管理，通俗地说就是知识管理中包含了档案管理，在进行知识管理及档案管理时，所管理的对象也都是档案和文件。所以说这两者的管理模式虽然不同，但是所管理的内容却是有相互联系的，且是相互包含的。

1.2 相近的管理目的

对于档案管理来说，主要是以知识形态做出一系列服务的方式，以满足社会各界所需要的某些知识，为其提供相应的档案所做出的一种管理。在档案管理工作中最根本的目的及管理模式，主要是为组织活动提供有用的档案服务，以满足用户对档案的需求，这也是档案管理工作的出发点及落脚点。而知识管理最终的目标则是将知识的价值给实现出来，让企业核心的竞争力有所提升，所以在知识管理过程中还要在恰当的地方应用知识模式，向人们传递他们所需求的知识，便于人们在工作中能够制定出更好的决策，最大限度的帮助人们。

1.3 相同的管理流程

我国传统的档案管理主要有六个环节，及征集和接受档案、整理档案、鉴定档案、保管党啊、统计档案及利用档案。在档案一体化管理和集成管理中还包括制作接受文件、处理和归档文件。在知识管理中，其管理流程主要是知识的产生、知识的收集、知识的存储、知识的加工、知识的整理、知识的评价及利用。所以从这来看，档案管理同知识管理的流程是非常相似的，都是去识别分散的文件或者知识，将其收集在一起，再进行整理和归纳，最后让其大众化，能够被人们所利用，让它们的价值都发挥出来，并在利用的过程中产生出新的档案、知识以及文件，然后再进行收集和存储，再利用。

1.4 相同的管理技术

在信息技术全球化的影响下，信息传递更加迅速，使档案文件管理相继出现互相交流和控制的现象，让各种信息形式都更加复杂化。从传统的纸质文件和档案，再到现在的网络一体化档案管理模式，逐渐实现了数字化管理，使其所传递的知识能让现代人所了解学习。同时也可以保证档案管理工作和知识管理能够进行综合应用。因此，现代档案管理的全部活动——文件、档案的制作或接收、传递、处理、归档、整理、鉴定、保管和提供利用等都依赖于现代信息技术。而知识管理更是信息技术飞速发展的产物，知识管理的实现离不开计算机技术、通讯技术和网络技术等的应用。

2 档案管理与知识管理相辅相成

2.1 知识管理提升档案管理

2.1.1 知识管理可以拓展档案管理的领域

传统的企业档案管理过分强调档案与文件、档案与图书情报的区别，将文件、图书情报等排除在管理职责之外，从而极大地限制了自身活动的范围。而在管理内容上，现今的大多数企业档案都只是记录历史，保留已有的文件，其实这些对于企业的发展来说，已经成为过去式，并不能带来太大的利用价值，在当今的时代潮流下，档案管理应该服务于现实，与时俱进，积极的搜集各种有利于企业进步发展的信息，进而归档研究分析，最大的发挥档案管理的作用，为企业创造更多的价值。

知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围，并将不同载体形态的知识进行整合与集成，建构一个整体的知识资源体系。知识管理强调在企业各项生产、经营、管理活动创造知识、共享知识、应用知识，使知识直接服务于企业价值创造活动。

2.1.2 知识管理可以提升档案管理的价值

传统的企业档案管理重保管轻利用，大部分都是将企业过往的资料保存，所提供的信息自然也都是过时的，不能满足企业发展的信息。而知识管理可以再分析研究知识的过程中发现新的信息，这样一来，知识管理体现了档案管理的意义，进而也提升了档案管理的价值。

2.2 档案管理促进知识管理

2.2.1 档案管理有助于沉淀、积累知识

档案管理可以保留从人类文明开始的一切知识和信息，通过文件或档案的方式流传下来，使后来者可以学习借鉴，丰富自身的知识，在此基础上创新发展，这也是世界能够得以发展的基础。

2.2.2 档案管理有助于传播、交流知识

信息、知识的传播、交流主要有两种途径：一是语言，二是书面。语言交流包括面对面的口头交流、会议交流和电话交流。书面交流主要是指以文件为载体或工具的交流。

在语言交流的过程中对档案管理分析与应用是最为关键的，但是语言交流也存在一些缺点，比如受时间空间的限制，容易失真，不能以书面的方式流传下来等。

结束语

当今是信息社会，在档案管理中有效应用信息技术，并合理利用知识管理，的能够让档案管理更加现在化，提高档案管理模式，实现档案管理的信息共享，让同时也能够实现档案数据化管理模式。当然，在档案管理和知识管理中要相互深入，并相互补充，这样能让两者都进进一步为企业提供帮助，创新档案管理模式及知识管理模式，实现共同发展。

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