工程建设期的文档规范化管理

车金丽+娄广明

关键词：文档管理 规范化 标准化

工程建设期的文档管理是工程管理的一项重要内容，日常对文档的规范化、标准化管理，具有十分重要的意义。规范化的文档管理有利于日常检索文件和应用；并为竣工验收准备完整的材料，有利于及时交工；也为有可能涉及到的索赔、变更项目提供有利的依据。所以工程建設期间的文档管理，应符合档案管理的要求，才能保证文件的时效性。

一、文件形成、收文发文应进行闭合性处理，有利于应用，保证其时效性

1、施工单位项目部经理部形成文件按业务类别归类：分为组织规程类、人事管理类、行政管理类、财务管理类、发展规范类、业务管理类、信息统计类、生产技术类等八类文件，文件编号由一个字母和7个数字组成：密级码（1个字母）、层级码（2位）、文件类型码（1位）、业务类码（1位）、流水号（3位）。文件按类归档编号有利于对文件管理。

2、对于业主、监理部、环境监理部、设代处、质监站等单位的生产技术类文件按其各单位内部的分类编号分类管理。例如监理部的文件有十多类，按类归档，有利于从大量的文件中按目录检索查找到所需的文件，保证文件处理的时效性。

3、收文处理程序

收文处理过程中的一个重要的环节：文件及时下发或传阅。部门文件夹所放资料，应定期更换内容。传阅文件过程符合要求，保持文件的原状、整洁。由于发至部门的只是一部分，如需要查看所有文件，可查看资料员所设立的共享的分类文档。阅看方法：打开分类总文档→查到所需类别文档（如查看监理部文档等）→打开文档目录→查找到文件标题→点击后即可查阅所找内容，包括部门当时填写的处理单内容。除此之外，资料员还根据需要把一些共性文件的电子文档发至各部门的共享文档，部门应经常查阅。

文件处理过程中应认真签写处理意见。把领导批示意见和涉及到本部门的相关内容简要记录下来，这样做对完成任务有一定的督促作用，有利于在归定时间内完成需要提交的资料，完成任务。资料员所设立的“提醒事项共享文档”，对收文的处理有一定的辅助作用。

以上内容为收文的闭合性处理过程，按程序执行有利于提高工作效率。

4、发文处理程序

上报文稿的要求：成文过程符合要求，保证上报文件的严密性。拟稿过程中需查阅合同文件、规范、专业书籍等资料。基本成文后，先由本部门的人员互相校阅，这样有利于发现不足之处，再通过业务主管领导核稿，最后定稿审批后才能上报。这样才能保证文件内容的准确性、合理性、科学性。象施工方案、施工措施、进度报告、各种报表、总结等需要有编制、校核、审批程序的上报文件，每一步的处理程序都要符合要求。

所有形成的正式文件格式必须符合要求，页面设置排版符合标准，按标准的报文格式报文，拟写文稿的格式符合，发包人和监理人认可的报文格式，在格式框架内填写内容。例如：来往函件、施工措施、进度计划、月报、报表等都有固定的报文格式。每次报文，各部门所成文稿按流水号往后排，有利于查找各部门上报的文稿内容，并有利于资源共享和提高工作效率。

上报文根据需要修改内容，应填写文件修改处理单。

文件上报及批复的内容程序依照合同文件文件，所以上报的文稿不能有一点漏洞，否则会引起不必要的损失。需要商榷的文稿经讨论后定稿，必须保证文章的严密性。

5、合同文档管理

合同文档管理是工程技术文档管理的一项重要内容，所以单列项予以说明。由于每年中形成的文件资料很多，合同工期结束，文件资料可以说是相当繁多的，所以合同部人员应做好有关合同文件的管理工作，需在投标时即开始介入此项工作，即做好事前控制。在工程建设期间，日常中工作中对于资料员发至部门的文件、传阅的文件、电子文档、音像资料等，在传阅时应及时按程序对将预计可能发生的、潜在的索赔、变更内容做简要记录。比如：根据文件形成时间对文件进行编号，注明文件名称、主要事项后输入计划部的合同管理文档，有利于查找到所需的内容；在此期间也应把把索赔、变更事项涉及到的项目合同条款或法律、法规等内容简要记录下来；并把水利部、建设部的相关文件等内容录入文档；以便工作需要时进行相关分析有据可查，并能提高检索效率。

二、质量体系文件的管理

ISO9001质量体系文件按控制程序管理，施工单位项目部经理部各部门对相应作业指导书和质量体系文件要求的内容进行应用

三、工程所用参考资料的管理

技术资料借阅执行相关制度。规范、规程、定额等需半年查阅对照一下版本是否有效，相关资料也应进行有效性调查。

四、日常文件的档案管理

1、工程技术文件应参照《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001和业主下发的“档案资料管理工作的通知”，做好日常资料归档工作，各部门的原始资料，保持完整性。每一年度资料，在当年整理归档结束，完成其卷内目录及卷内备考表。对反映施工全过程质量保证和控制情况的资料有：施工、质检班志、测量记录、音像资料（制成光盘）、现场联合签证单、单元评定表、试验表格、检测报告、设备台帐和产品说明书、设备维修、保养记录等资料内容，要求保证资料的完整性。

2、归档资料填写要求：内容应全面、完整、真实，填写格式符合要求，如格式需要改变的，应请示监理，批复后再换用新表。

3、定期对作废文件按程序销毁。

五、日常文件管理的要求及意义

1、资料管理的发展趋势，最终实现文档的电子化管理，现在已采取必要的改进措施（利用扫描仪或文字录入形成电子文档），从手工管理向通过利用微机等辅助手段进行文档的规范、标准化管理过渡，提高资料的使用价值，提高管理效率。

2、对资料的管理、应用，注重文件的闭合性处理过程，注重信息反馈。

3、工程资料实行动态管理， 把文件管活。对相关数据进行统计分析，绘制图表，便于对进度、质量、资金进行控制，为决策者提供依据。

六、结论

工程建设期的文档管理是一项系统性且较为复杂的工作，需要各部门的通力合作，并应结合工程实际做到有所侧重，依据文档管理制度、流程进行操作，并与时俱进的引进管理软件等辅助手段来提高效率和准确性，不断提高文档管理的规范化、标准化水平。