物资采购供应管理中信息化的价值分析

王瑾

摘要：物资采购供应管理是管理体系的重要组成部分，其内容主要是对生产、经营、管理中所需物资进行有组织、有计划的采购存储和使用。一个企事业单位的发展，物质保障是基础。物资采购供应管理的质量与效率与企业生产经营成本、资金周转率、赢利能力和竞争力有着直接的关系。在当前信息技术高度发达的情况下，要在物资采购供应管理中加强信息化建设，通过信息化手段提高管理效率。文章分析了物资采购供应传统管理方式存在的问题，阐述了物资采购供应管理信息化的重要意义，对信息化管理模式的构建提出了建议。

关键词：物资采购供应；信息化；问题；价值；途径

当前，随着经济文化全球融合步伐的加快，我国各行业逐渐采用先进的管理理念、模式与手段，信息化管理方式得到普遍应用。在物资采购供应管理方面，价值化的管理手段也得到了较快发展，逐步由信息化、自动化、智能化管理方式代替依靠人力的管理方式。在信息化管理模式下，减轻了人力负担，减少了工作量，有利于提高管理效率，节约管理成本。其更重要的意义在于，物资采购供应管理的信息化，还有利于在一定程度上规避市场风险，减少物资沉积，加快资金周转速度，从而提高企业的经济效益和市场竞争力。

一、物资采购供应传统管理模式中存在的问题

在企业的生产链条中，物资的采购处于生产经营活动的前端，也是生产经营活动得以开展的基础。企业采购活动具有数量大、范围广、持续时间长、价值高、对下游生产管理影响大等特点，其管理的理念、方式、程序以及物资的质量、适用性等都会对企业的运行质量与效益产生直接的影响。在传统的管理模式下，由于管理水平受人员素质、数量等方面的影响，在很多方面存在不确定性，因此存在以下几方面的问题。

（一）风险控制水平较低

在采购活动中，价格是最重要的因素之一，在尽量降低采购成本的同时还要保证采购物资的质量。在此过程中，需要采购人员对物资的质量进行考察，同时要开展询价和价格比对。这个过程往往要通过招投标来实现，供应商中标后再进行进一步合作，并签订供应合同。这一系列的程序非常繁琐，而且耗时较长，需要大量的人员和资金。由于该过程环节复杂，而且人为因素过多，这就使采购活动与市场分析、产品分析、物资适用性等易出现脱钩。而且，有的采购人员受利益诱惑，也存在商业腐败风险，从而影响采购的质量与水平。

（二）供应商选择科学性不足

在采购活动中，企业获取的信息有限，除供应商的报价外，对其产品价格缺乏科学的考察手段与机制。在确定供应商时，由于信息不对称，考察机制不健全、不科学等因素，对于产品价格、企业信誉、产品市场表现、企业生产管理水平能力等掌握不全面，影响了决策，有时存在一定的随意性，为物资采购的成本、质量等埋下了隐患。

（三）采购效率不高

由于企业采购物资的意向经常发生变化，每发生一次变化，都要进行价格核定、招投标、市场考察、签订合同，而且每一笔交易都要进行单独核算。这些繁琐复杂的程序，导致物资采购的效率低下，也造成了人力、物力和财力的浪费。有时，由于采购周期过长，影响了物资供应，从而对下游的生产经营管理造成了不良影响。

二、物资采购供应管理中信息化的价值

（一）有利于成本控制

信息化支撑下的物资采购与供应，可以在更大的范围内进行信息收集、分析与整理，并整合管理资源，实现采购、存储、管理的集中化、智能化、自动化，减少了采购、存储、供应繁杂的操作程序，降低了信息收集与仓储管理的成本。在信息化的环境中，可以实现网上谈判、协商、管理与采购，实现信息收集与交流的便捷化，降低了谈判协商成本。同时，信息化还可以对企业内部需求与外部市场变化的监测分析，并根据监测分析的结果进行采购供应管理的调整，最大程度上实现对成本的全过程控制。

（二）有利于增强时效性

在传统的物资采购供应管理中，由于信息不对称或获取信息渠道不畅，造成采购效率低下。而信息化可以方便快捷地进行各类信息的收集、传递与交流。信息化中的电子商务系统，使物资流转的效率大大提高，可实时提供物资保障，避免了传统管理模式下物资的沉积与供应滞后的问题。信息化还可以通过对物资供应数据的采集、智能分析、研判与预测，及时调整管理策略。

（三）有利于全过程管控

信息化可以应用于物资采购供应管理的全过程，并将各个管理环节进行整合，并把全过程的管理信息进行实时记录、分类与分析，一方面可以实现永久可溯，一方面还能夠对非正常信息进行预警。这有利于实现物资采购供应的规范化与透明化，使全过程处于被监督状态，从而规避风险。

（四）有利于供求双方协同管理

利用信息化管理平台，可使供求双方实现对采购供应活动的协同化管理，并实时共享各类相关信息，实现相互间信息变化的快速响应，从而使供求双方实现“无痕对接”，使供需活动在双方协同管理下达到高度契合。

（五）有利于转变管理模式

传统管理模式的主要特征是人工管理、线下管理和粗放式管理。而在信息化环境下，可以实现智能管理、线上采购和精细化管理。这把人力资源从简单重复的工作中解放出来。同时，信息化还可以实现对运营数据的自动收集与分析，通过对市场信息和供求信息的分析判断，为战略决策的确定提供科学依据，使物资采购供应链的价值得到整体提升。

三、物资采购供应管理中信息化的实现途径

物资采购供应管理的信息化，首先要结合企业生产经营对物资需求的实际，构建信息化系统，其主要内容应包括需求计划、采购、供应、耗费和用后处理等。构建物资采购供应信息化系统，其途径主要有五个环节。

（一）预决算编制

物资需求的预决算是物资采购的重要依据。信息环境下的预决算，指的是物资采购预决算模块的构建，其主要内容是物资需求预算、预算批准程序、主管部门、批准时间、获批金额等。endprint

（二）编制采购计划

采购计划编制模块主要内容包括各物资需求部门按照获得批准的预算编制采购计划，以及计划的审批和执行情况。该模块以全体物资供求相关人员为用户，用户可登录查询计划执行情况、预算执行情况、相关人员领料情况等信息。按照各级管理人员的权限，设置计划的申请、批准、录入、处理、汇总、平衡等功能。

（三）物资采购

采购模块是信息化系统的核心模块。物资采购需要招标的，按照相关规定设置招标程序，包括信息录入、审核、比价、市场价格信息收集、价格控制等，主要是事前规范、事中控制和事后监督。一是对供货信息实现比价管理、限价管理、入库价格与历史价格和市场现时价格比对管理；二是在物资入库时进行历史价格查询，以及价格信息提示和预警管理；三是对物资价格与指标进行高级别筛选，对价格和质量指标超常的进行分析和提示。

（四）物资供应管理

物资供应管理主要指物资抵达后的管理，主要内容有发票抵达管理、物资抵达管理、物资入库存管理等。发票抵达管理指对物资采购的基本信息管理、付款管理。物资抵达管理的内容主要有对实际到货的物资信息的录入、登记、统计、查询管理。入库管理指对实际货物的清点、检验、入库以及库存数量变化的管理。

此外，信息管理系统还包括领料管理、出库管理、采购合同管理、物资统计管理、物资质量管理、供应控制管理等。

物资采购供应管理的信息化，有利于实现便捷化检索与查找，对于采购的成本质量控制，采购活动的科学化、规范化、透明化等具有重要意义。信息化管理通过对信息数据的智能化收集与分析处理，大大提高了管理效率，减少资金占用，提高物资周转率，从而提高企业效益，增强市场竞争力。另外，基于信息系统管理智能化的特点，基于信息化管理的大数据技术、云计算技术，可以解决传统管理中由于信息不对称等问题产生的决策失误问题，为企业采购活动提供科学的决策依据。

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（作者单位：松花江水力发电有限公司丰满大坝重建工程建设局）endprint