重大建设项目档案工作的全过程管理

李杜锋

重大建设项目档案工作的全过程管理

李杜锋

我国经济不断在发展，许多建设项目也逐步趋于细节化以及大型化，所以，为了更为有效地开展项目建设工作，要强化项目档案管理的工作。基于此，本文论述了重大建设项目档案工作的全过程管理。

重大建设项目的档案管理要涉及到多个方面，包括项目管理和项目监督、项目维护和项目验收、项目审计和项目稽查以及项目改造等等，因此更要重视项目的档案管理工作，并从细节以及宏观两方面着手展开实践工作，这样才能更好地进行后续的工作。

概述重大建设项目与档案管理工作

站在宏观的角度来讲，所谓的重大建设项目即同开发和投资以及建设相关的建设项目，其涵盖了极多的内容，覆盖极广的范围。简单的来说，可划分成两种重大项目建设：第一种，同生活相关的配套项目，相对来讲，这一建设项目更为细化、更为具体。第二种，地方主体的建设，这一建设项目同城镇经济的进步以及发展有着莫大的关联，可被称之为总体的城镇规划发展项目。（王雅丽.高职院校项目档案工作存在问题及解决措施探讨[J].包头职业技术学院学报,2015,16(2):94-96.）而分析具体的重大建设项目内容，又可划分为六大类的重大建设项目。第一，利用政府行政的财政建设资金而开展的项目，一般情况下，这一些项目会对被纳入到财政管理当中的建设资金或者相关部门的预算资金进行利用。第二，市政部门所安排以及国家指定的相关建设项目。（许佳佳.加强医院档案工作管理促进医院持续健康发展[J].中外健康文摘,2011,08(2):450-451）第三，对国债资金进行利用而展开的建设项目。第四，由市级财政部门来担保贷款而开展的项目。第五，由市级的人民政府或者发展改革委员会稽查和制定审核的建设项目。第六，相关的市级单位同国家单位融资或者出资而开展的建设项目。（赵振.智能电网建设项目档案标准化管理的实现与思考[J].卷宗,2016,6(6):97.）

而对于重大建设项目的相关档案管理工作，其有着新型的管理模式。项目法人是这一模式的管理核心，纳入合同是管理的依据，控制并且监理是极其重要的管理手段。在开展以及实施档案管理工作的过程中，不管是项目监理单位和项目的施工部门、项目设计部门和项目建设部门，还是相关主管部门和档案行政管理部门，都应全程参与其中。除了要在实施项目之前介入其中，在开展项目的过程当中，也应进行事中调整以及控制。此外，当项目在收尾的阶段时，多个部门还要将验收把关以及事后核查等相关的工作做好。（姚彤.浅论水利信息化建设项目档案的有效管理[J].信息安全与技术,2013,4(12):11-12,17.）由于这一新型模式是全面把控且全面监控的，因此确保了更为具体以及全面的项目档案管理工作。通过这一模式，可在档案管理工作当中融入项目建设的每一个环节和阶段以及每一道工序，从而使项目建设档案的精确性以及完整性得以保障。（赖映兰.电力企业重大建设项目档案的保存管理探讨[J].贵州电力技术,2015,18(8):91-92,45.）

分析重大建设项目档案工作的全过程管理

本文具体分析了重大建设项目档案工作的全过程管理，以下就是几大要点，见表1。

项目前期准备工作。相关的建设单位在开展工程建设项目时，就应在重要的开展内容当中纳入到档案工作这一项内容，并把其当作工程建设的重要组成部分。与此同时，相关的档案管理单位应开展收集和整理以及分类建设文件、项目资料等资料的工作。工程在初期立项时，作为建设单位，应同建设项目的重要内容以及自身特点相结合，并充分地对工程实施单位进行考虑，从而划分工程、制定工程进度。（陆莹.规范重点建设项目档案管理工作的思考[J].包头职业技术学院学报,2015,16(1):88-89.）另外，应基于此，针对对应项目制定档案工作的计划，这样才能够落实档案工作具体的管理制度、工作进度和归档准则以及档案质量。（李晓波.新形势下煤矿企业重大建设项目档案管理工作优化探析[J].卷宗,2016,6(12):124.）还有，要将档案管理的机构建立起来，并对先锋工作的力量进行配备，确保管理机构能够高效地办公。最后，要将相关的档案制度建立起来，并在实践中使其不断地完善。同时，要使项目的存放制度和归档制度以及文件分类制度得以落实，这样在对文件资料进行整理时，相关的部门和监理机构以及施工单位才能有据可依。（姚丽雅.制约高校基本建设项目档案管理的因素与对策[J].安徽建筑,2013,20(2):236-237.）

表1 重大建设项目档案工作的全过程管理

项目开工前标准统一化。重大建设项目在正式开工时，所有参与建设的相关单位应集中统计相关的工作人员，并且要将网络档案的管理体系建立起来，使其不断完善。建立起完善的体系之后，相关人员应在网络的管理系统当中录入详细的工作人员的档案资料，这样能够从多个角度和多个方位对所有的参与建设项目的人员进行档案管理。与此同时，作为建设的主导单位，应向各个参与建设的机构以及建设单位准确且及时的发放相关的制度标准。并且建设主导单位应重视档案管理人员的培训，可通过组织培训班以及召开会议的方式来开展培训，通过这样的方式，除了能够强化档案管理人员的管理意识，提升其工作业务能力，同时还能够统一规范相关的档案管理工作，明确每一档案管理人员的工作职责。站在某一角度来讲，项目工程正式开工之前，通过统一档案管理的相关标准，能够在实施工程项目的过程中，让档案管理人员让其更为高效地开展收集和归档文件资料的相关工作。

项目实施时的实时监管与控制。在实施工程项目的过程当中，应在工程实际的建设环节当中纳入档案管理工作这一项内容，并且要给予档案管理工作以及项目工程实体质量同等的重视。通过这样的方式，相关单位在检查工程项目的进度以及工程项目的质量时，就能够同步地检查形成的档案资料情况以及档案资料当前的管理状况。由于每一重大工程项目的环节不同，因此各大环节的监控细节也会有所区别，同时随着监控细节的变化，管理资料档案的情况也会发生变化。

在验收单项工程的项目工作时，要在同一时刻验收需要归档的文件以及相关的资料。在验收的过程当中，要重点对相关资料的完整程度以及整理的质量进行检查。假如有足够的条件，那么可对一些信息化的高端手段进行利用，包括网络和计算机等等，从而实时的监控相关的项目监理机构以及施工单位，继而确保及时地回收以及归档形成的项目文件。

作为监理机构以及施工单位，应在建立和施工具体管理的工作计划当中纳入同监理以及施工相关的文档资料管理工作内容，并且在施工考核时或者施工管理时，应将其当做重要的一部分。与此同时，不管是工程项目的技术人员还是相关领导，都应负责一些同项目文件收集相关的工作。所以档案管理机构可将工地的档案管理室建立起来，并基于此对合理的制度进行制定，并在实践当中实施，确保档案管理工作能够更为有效的开展和进行。

项目后期的总结与反馈。档案管理的相关单位在项目收尾时，应全面地整合和梳理项目开展过程中所归档和收集的全部档案资料，进行汇总，并细致地检查以及审核资料和文件，与此同时，要及时地修复以及调整出现问题的资料以及文件。完成了初步的检查之后，相关档案机构将专项地进行档案的验收。一般情况下，由两个部门组成了专项验收档案的机构，第一是行业主管的部门组织，第二是档案行政管理部门。

通过专项的档案验收，能够找到更为深入的档案问题，从而进一步地对其调整以及改进。由于这样的档案验收是多层次的，且要遵行多种程序，因此能够使建设项目的档案管理工作水平以及工作质量得以有效提升。

总而言之，为了确保更为高效的档案管理工作，使项目的档案管理工作水平以及工作质量得以有效提升，应密切注视工程项目实施的整个过程，并在实施项目的各个环节当中落实和贯彻档案管理的工作，只有这样才可真实地记录每一道工程项目的工序，确保更为可靠和真实的建设项目档案工作，给其他工程项目提供一定的参考依据。

（作者单位：福建省清流县重大项目前期办公室）