云存储管理信息平台在企业管理中的应用

李昌寿

【摘要】云存储是当前研究与应用的热点问题。现今的数据存储已是遍地可见，企业的电子文档数据日益增多，数据格式的多样化、分散存储于不同的电脑上等问题，给电子文档数据的管理、安全及应用带来了巨大的威胁。

【关键词】云存储

一、数据管理在在企业管理中存在的问题

（1）电子文档数量庞大，管理困难。据统计，一台工作电脑上，大小、版本不同的庞大的电子文档量，靠人工有效管理需要花费大量的时间，效果还不一定理想。

（2）分散存储，共享困难 。目前，只有少量电子文档通过共享目录、邮件、网络即时通讯软件被不同员工共享，以传统共享方式的查找文档效率低下。

（3）分散存储，容易丢失。大量电子文档分散在各台电脑上，某些原因导致相关的大量工作文档丢失，由此带来大量数据资产的流失。

（4）查找缓慢，效率低下。数据查找是一项效率很低的工作，即使在本机上搜索，从大量文件中查找到所需要的数据也是一件耗时费力的工作。

（5）数据安全缺乏保障。由于大量数据处于不被管理的无序状态，一旦被病毒感染、意外丢失、越权使用等情况屡屡发生，使数据的安全性无法得到保障。

（6）文档版本无法恢复。由于工作电子文档经常会被不断地修订，版本过多增加了数据管理的难度，为此，很多用户会用新版本覆盖老版本；若用户需要恢复老版本时，则很难恢复。

二、云存储综合信息平台功能

（一）数据管理

（1）数据存储管理：文件夹管理。树型层级关系，对文件夹进行新增、修改、删除、移动、排序等。文件上传。一次可选取多个文件上传，轻松快捷。文件管理。对文件改名、删除、移动文件等，支持批量删除和移动文件。数据自动同步。工作电脑和存储服务器上的数据自动同步，通过客户端设置同步周期和时间，当用户在本地电脑上数据修改过后，系统会自动地将其上传至存储服务器。

（2）数据共享应用。将需要共享的数据上传至系统中，并将文件授权给共享人，文件有更新后消息通知共享人，轻松实现共享。按树状目录结构文件浏览。按列表方式或缩、略图的方式展现文件列表，缩、略图方式可轻松浏览图片文件。按文件名称检索查询文件，支持模糊检索查询。

（3）文件排序：按文件时间、大小、类型、名称进行排序。

（4）文件下载：支持在线打开文件和下载文件。

（5）数据权限管理：文件权限：读取、下载、上传、修改、删除文件；授权：文件夹及文件的权限可授权给部门或个人。文档版本控制：自动保留文档的多个版本，根据文件大小、修改时间的不同来区分文件版本，恢复旧版本文档。消息提醒：向指定部门或个人发送消息。

（6）批量上传于下载：通过客户端，实现批量上传与批量下载整个文件夹。

（二）门户管理

（1）信息栏目管理：添加、修改、删除各级分类。

（2）信息添加：添加标题、信息简要、所属栏目、信息文本等，支持多图片，支持多附件上传。

（3）信息管理：按栏目、状态、标题、日期时间查询信息，能进行修改、批量删除。

（4）信息发布：信息录入保存后，需要发布后才会在门户中展现，支持批量发布。

（5）系统导航管理：对系统导航进行分类，将各种系统链接地址按顺序排列在导航分类内。

三、云存储在综合信息平台在首钢贵钢钎钢事业部的广泛应用情况

首钢贵钢钎钢事业部在采用了云存储综合信息平台之后，大幅缩减了员工在文档管理所花费的时间，通过简便快捷的操作云存储综合信息平台，实现了高效精确的数据传输与管理。

（1）数据集中管理大幅改善数据的安全性。首钢贵钢钎钢事业部的内部数据对外是保密的，云存储综合信息平台能够将数据进行封装，通过加密传输、集中管理、集中防毒等手段使数据的安全级别大幅度提高，可以满足高级别安全要求。

（2）数据资产的转化。原先分布于各个员工电脑上的数据，通过云存储综合信息平台集中安全地保管起来，使这些数据真正成为首钢贵钢，钎钢事业部的资产，特别是职务工作自行设计的图纸及相关资料能实时进入数据库，避免个别员工因工作疏忽或别有想法知识产权不及时进入存入资料室或数据库，会给单位造成不必要的损失，确保单位知识产权实时得到保护。

（3）建立完善的权限机制确保数据的内部安全。云存储综合信息平台对集中管理的数据提供了具有很强伸缩性和高安全级别的权限管理功能，只有分配了相应权限的人员才允许检索、浏览、下载相关的数据。

（4）高效的知识管理中心。海量的数据内容，云存储综合信息平台能在极短的时间内将其需要的知识呈现在屏幕上。

（5）数据的精准与分享。文档的自动同步，员工在客户端接收到的数据可以通过网络自动传输至云存储综合信息平台，达到数据信息的实时更新，做到精准分享。

（6）数据传输的高效便捷。通过云存储综合信息平台不仅做到数据信息的实时更新，更为主要的是减少员工间大量事务性工作量。

（7）数据传输可做到无纸化办公。比如计划申报，以前是紙质层层申报，现在一步跨越到数据传输与共享，可做到无纸化办公。

（8）设备修理便捷又高效。在远程修理过程中，之前电、钳工在修理设备时，往往要查阅图纸资料，经常借阅图纸资料到现场，极不方便，又因现场翻阅造成图纸资料污损，给资料管理造成更多麻烦，现在电、钳在权限许可的范围即可适时调取并查阅图纸及相关资料，既可确保图纸及资料整洁与安全，又可节省时间，便捷又高效。

（9）云存储综合信息平台的应用，节省人工成本。钢钎钢事业部现有设备三百多台套，图纸资料不计其数，仅设备图纸、产品图纸就有近千张，设计手册、说明书，样本等资料叁仟余册，资料管理任务繁杂、必须由专人分门别类进行专门管理，以前资料管理专门安排一个岗位。现在有工程技术人员就可兼任，节省一个人的人工费用。

（10）云存储综合信息平台还可用于钎钢的其他日常管理。通过云存储综合信息平台还可用于事业部产品计划管理，库房管理备品、备件收发，成品库产品成品收发管理等等，权限员工可以随时查阅或调取相关数据，便捷又高效。endprint