基于成都院信息化平台的会议管理系统优化研究

张 晓 艳

(中国电建集团成都勘测设计研究院有限公司，四川 成都 610072)

基于成都院信息化平台的会议管理系统优化研究

张 晓 艳

(中国电建集团成都勘测设计研究院有限公司，四川 成都 610072)

有效决策从高效会议开始，会议室作为企事业单位进行决策管理和解决问题的重要场所，属于共享资源，是办公自动化系统革新不可缺少的重要分支。随着OA系统的快速发展，会议管理系统也在不断革新，但是其灵活性、功能性和高效性都相对较差，亟需全面建设与提升。本文主要以成都院会议管理系统为例，全面论述其系统现状与存在的主要问题，通过将会议管理系统作为一项子功能嵌入到OA系统中，并对该系统的优化思路、目标、流程以及运行保障措施等方面进行了全面探讨，以期对会议资源进行智能管理，加强共享服务，达到“即时操作、即时见效”的效果，实现企业降本增效的总体目标。

OA系统； 会议管理； 流程优化； 降本增效

0 前 言

随着信息技术的快速发展，信息化管理模式推动了企业的管理手段和办公方式的革新，众多行业已基本引入办公自动化(Office Automation-OA)系统(以下简称“OA”系统)，提高了办公效率。会议作为一项特殊的工作任务在促进信息交流、追踪工作进度和提高工作效率方面具有十分重要的作用，会议能否顺利召开直接影响企业的管理效果和对外的整体形象。基于对会议管理的现实需求，进行会议室管理系统的信息化建设已是大势所趋。

在以集约管理为目标的信息化建设的大趋势下，大多数企业信息化建设均重点关注核心业务或者重点工作领域，而会议室预定管理仍以“线下人工型”的管理方式居多，其管理手段较为陈旧，工作“痕迹”多停留在人工记录或简单的电子表格记录；同时，系统协调性差，存在低效、冗杂、高成本、易出错、资源浪费等问题。而“线上智能型”管理方式因受组织理念、企业文化与发展程度等因素的影响，其普及程度较低，目前主要集中于信息化、网络化程度较高的企业，拥有OUTLOOK、OA或ERP等办公软件的支撑。在当前会议室资源有限的条件下，为全面保障各项会议都能顺利进行，更好地为领导决策、内部讨论服务，提高企业的工作效率，对传统的会议室预定管理系统进行革新已迫在眉睫。本文界定的会议管理系统是指专门为会议的召开提供会议室查询与预定、会议服务、会议室资源管理的一体化服务系统。

1 成都院会议管理系统的现状分析

1.1 现状描述

1.1.1 线下电话专人预定模式

目前，成都院会议室预定方式仍采用较为传统的线下电话预约，根据会议室的不同归口管理，申请者首先需给专门负责此会议室的文秘打电话预定，再致电物业中心重复登记信息，物业中心将预定情况告知会务处，会务处登记会务服务表并安排对应的会务服务工作。随着企业快速发展，其经营活动日益频繁，有限的会议室不能满足当前会议需求。当会议预定出现冲突的时候，申请者只能先与物业中心或者管理会议室的文秘联系，询问会议室先前预定方的基本情况；申请者再致电与预订方进行协调；协商好后还需致电物业及文秘处，告知最后的会议室协调结果，并登记预定信息。如果协调失败，则需重新预约或更改会议时间，不然就只能取消会议，并将协调后的结果一一致电告知参会人员。此种模式的预定与协调流程耗时费力，具体预定流程如下图1所示。

1.1.2 线上网页自助预定模式

成都院作为中国电建集团公司特级子企业，积极推动信息化建设与业务流程整合，从2003年10月起就已正式启动OA系统办公。为进一步深化成都院综合办公业务全面成本管理，力求降本节支，数字中心通过对系统的持续优化与完善，其综合办公业务已逐步形成网络一体化。其中，会议室作为办公系统的重要分支也进行了相应的信息化建设，在OA平台内专设“会议管理”模块，包括主题空间、会议安排、待开会议、已开会议、会议资源五个子系统，着眼于将线下专人预定转为线上网页自助操作，员工可自助在网页上面进行会议室的预定与查询，相对传统电话会议预定模式而言，此系统已经体现出“智能、便捷、高效与资源整合”等优势。但是，因系统后期的宣传与推广不到位，多数员工对OA系统中的会议管理模块缺乏了解，没能充分认识到信息化建设给会议管理带来的诸多便利，导致会议管理系统基本处于未使用状态。目前仅在OA平台信息公示栏上以表格的形式简单显示“院会议室使用情况表”，运行状态远不能满足频繁、临时突发的会议需求，应用效果不佳。

图1 成都院线下电话会议室预定流程

1.2 存在的主要问题

1.2.1 传统预定方式流程繁琐，耗时费力

成都院传统的线下电话预约模式要求申请员多次多处重复登记信息，流程繁琐，工作效率低下。有时因申请者疏忽，遗漏流程，造成文秘、物业及会务组三方会议室占用情况登记不符，出现会议室被两个部门同时预定、或者会议开始时而会议服务人员还未就位等问题，严重影响会议的正常召开，破坏企业对外的整体形象。当会议预定出现冲突时，要求各方必须在第一时间顺利对接、多方协调，其难度系数较大。同时，这种预约流程的设定至少需要多人专门负责会议室的预定管理工作，加大了人工成本，不利于企业降本减支。

1.2.2 记录方式采用纸质文档，不易保存

会议室预约登记、会议服务签字确认均采用比较传统的纸张记录，这种方式存在诸多问题：首先，纸质文档不利于信息的快速查阅，效率低下；其次，会议服务存在后期补签的现象，流程不规范；服务数据统计难度较大，精确度低；再则，纸质文档不仅增加办公费用，而且资料容易遗失破损，不易长久保存；同时，信息重复登记与反复修改造成纸张浪费，不利于低碳环保，也有悖于无纸化办公理念。

1.2.3 线上预定系统使用率低，功能不全

首先，OA系统日常办公类应用重点着眼于公文处理、事项审批督办、信息发布等方面，而对网上“会议管理”预定系统的重要性认识不足，导致系统基本处于未使用状态。第二，系统内模块功能设置不全，对会议室的基本情况描述模糊，出现因申请者对会议室的具体情况不熟悉，预定的会议室不能满足会议需求，或多次更改调整会议室导致人工成本增加，办事效率低下。第三，会议室使用情况均以“上午、下午”为时间段显示，会议结束后未进行及时更新，造成会议室资源的严重浪费。同时，系统上虽公布了“院会议室使用情况”，但只是以表格的形式简单罗列，会议室的占用情况描述过于简单化，均未体现已占会议室的申请者联系方式、会议部门、会议时间、会议主题等信息，发生会议冲突时不利于第一时间进行有效协商。

2 会议管理系统的优化研究

2.1 优化思路

提高效率、信息共享、协同办公是大多数企业实行办公自动化最主要的出发点，如何利用好办公系统公共资源，必须做到“在思维上具有资源整合的意识，在流程上具有支撑资源整合的实践”。当前，信息化对企业经营管理效能和服务水平的提升作用不断增强，深入研究“互联网+”信息技术，把数字化、网络化、智能化作为提升企业竞争力的技术基点是必经之路。针对当前成都院会议管理系统存在的系列问题，本文将依托其现有的OA“会议管理”系统平台，通过对会议室资源进行整合、预定流程进行梳理优化，变独立、分散线下人工管理系统为统一、集中高效运行的线上透明系统，实现“一站式”服务，达到“即时操作、即时见效”、“向管理要效益”的目标。

2.2 优化目标

依托先进的技术平台，贴合工作实际设计的会议管理系统，其目标是要彻底关闭线下电话预约模式，全面执行“网上预定流程”，帮助企业网络化、模块化管理会议室资源，大幅提高会议室资源的使用率，降低会议成本，实现网络化、模块化、集成化的企业会议管理。

(1)提高效率，实现会议室预定查询可视化。此系统将会议室基本情况以及预定实时状态全部在网页上动态显示，预定可以不受上下班时间限制，申请者可直接在系统上查询、了解会议室情况，预定相符会议室，避免多次调整，提高工作效率。如遇会议冲突双方在第一时间内可以直接对接，进行快速协调。会议室从信息发布、预定、使用的周期大幅缩短，整个过程方便快捷，更具灵活性，持续提高办公效率和突发会议的应急能力。

(2)降低成本，实现会议室办公管理无纸化。通过会议管理系统改变传统的人工纸质登记方式，会议室预定记录、信息更改、会议服务签字确认等均走网上流程，节省了办公成本费，既低碳环保，又易于资料永久保存；同时推动档案管理的数字化进程，实现会议办公无纸化目标。

(3)整合资源，实现会议室资源使用协同化。通过系统可全面展示会议室基本情况，数据直接与OA系统同步，实现资源的无缝对接，提升人与人沟通、协作的便捷性，进一步促进信息在价值链内快速流动，达到资源共享的目的。通过此系统，会议主办方便可快速了解会议情况，合理安排会议时间，预定相符会议室；会议服务方也可与主办方顺利对接，避免出现衔接失误的问题，全力做好会议筹备、服务工作。

(4)借力科技，实现会议数据分析智能化。在当前大数据时代下，各个行业的信息技术应用逐步向数据资产化、决策智能化趋势迈进。此会议系统的有效运行将实现对周期会议次数、会议服务费用以及会议室使用效率等数据的有效存储、快速获取、精确测算，进一步提高数据资源的价值性，提升决策分析智能化水平，帮助企业制定更加精准高效的管理策略。

2.3 优化方案

本文以成都院为例，依托现有的OA办公平台构建会议管理系统，所有用户无需安装和配置其他软件，直接通过院内网进行操作，满足日常办会的总体需求。该系统主要包括管理模块、应用模块两大类。其中管理模块属于系统后台服务端功能区，包括用户管理、会议室管理子模块，其用户类型为系统管理员(特定员工或数字中心)，负责对整个系统的正常运行进行数据维护与信息管理工作；而应用模块是系统的主要功能模块，即客户端功能区，主要面向会议申请员，包括预约管理和统计查询管理两个子模块，申请员进入系统实现对会议室的预定、会议室使用统计查询等功能。其中各个模块之间均按顺序关联，构成一条完整的业务流水线，具体优化方案见图2所示。

图2 会议管理系统功能模块

2.3.1 用户管理

用户管理是会议管理系统的管理模块，主要功能涉及用户添加删除、用户信息查询等，管理员通过此模块对企业员工进行角色与权限管理，根据不同角色设置不同的系统权限。本系统中的用户主要设置两类，即系统管理员和会议申请员。

2.3.2 会议室管理

“会议室管理”模块主要包括对会议室基本信息管理、会议室使用状态维护、会议室服务管理等(见图3)，信息均清晰显示在系统页面上，便于申请员随时查询了解。其中会议室基本信息管理包含会议室的各种属性，如设置会议室所在位置、设备、类型、图片、可容纳人数等；会议室使用状态维护指对会议室的预定状态进行有效跟进；而会议室服务管理则是将会务组服务安排情况落实到具体服务人员，便于会议前后的顺利对接，为会议的召开提供优质服务。

2.3.3 预约管理

此模板是会议管理系统中的应用模块，也是系统的核心功能区。管理员提前通过系统后台设定各项属性值，主要包括预约查询、预约登记、预约提醒、预约取消四类。申请者可随时登录系统界面根据会议具体情况自助查询、预定、提醒、取消会议室，各个环节顺序关联，具体流程如图4所示。

图3 会议室管理界面效果

图4 会议室预定流程

(1)预约查询可视化。通过院OA平台，便可“一键”进入会议室预定管理系统。系统实时更新会议室使用状态，采用“日历”的形式以不同颜色的色块来表示当前会议室的预定情况，设置了“日/周/月”三种视图(见图5)。方便申请者及时掌握当前会议室的使用情况，筛选符合条件的会议室，远离会议冲突。

(2)预约登记无纸化。进入“预约登记”界面，点击已预定的色块，可查看预定人、预定时间、会议主题等信息；点击某个未预定色块，可直接进入该时段的“会议室预约登记”界面，填写相关会议预定信息，如预定的会议室、使用时间、使用部门、会议主题、申请员等信息(见图6)，全程无纸化办公。

(3)预约提醒智能化。因OA系统已实现与微信、短信互通功能，因此通过会议管理系统与移动技术、OA平台无缝对接，一旦会议确认召开或者会议临时更新、变动等，便可快速以邮件、短信、微信等方式通知参会人员会议的相关信息，申请员不用再逐一通知，确保了信息在最短时间内快速传递。基于消息推送技术的“预约提醒”功能，实现了会议信息与参会人员间的无延迟对接，既可以减轻申请员的工作量，节省时间，也可有效避免参会人员缺席、迟到等现象，大幅提高会议的整体执行率。

(4)预约取消便捷化。如遇会议室使用时间发生冲突，或者会议临时取消等情况，即可进入“预约取消”界面，对自己已申请的会议室进行撤销、修改操作。如遇会议室冲突，系统会自动提醒申请者进行相关处理。会议冲突需按照部门级别、紧急程度来进行协调，坚持“局部服从整体、公司会议优于部门会议”的原则，确保院级公务接待会议的顺利展开。

图5 会议室预定周视图效果

图6 会议室预约登记界面效果

2.3.4 统计查询

系统的应用模块还包括统计查询管理，主要涉及到会议室接待信息查询、部门使用情况查询和会议室周期统计查询等功能。所有会议室的使用情况都记录在该系统中，省去了过去会议服务工作的纸质签字环节，高效管理会务费用结算工作。同时，方便各个部门进行会议数据统计查询(见图7)。通过此模块，信息资源得到统一、充分的展示，智能化的数据分析为领导制定决策提供参考依据，从而达到高效管理、协同办公的目标。

2.4 系统运行保障措施

企业改善任何管理方法或进行流程再造对传统管理理念和运行模式都会产生强烈冲击，会议管理系统的流程优化需要相应的保障措施才能得以顺利实现。基于以上分析，本文提出从“观念、制度、技术、实践、考核”五个维度出发(见图8)，坚持思想与行动、技术与管理“四轮驱动”，做到内化于心、外化于行、固化于制，有效保障系统顺利运行。

图7 部门使用情况查询界面效果

图8 系统运行保障措施

2.4.1 思想引领，注重观念转变

思想是行动的先导，以观念的转变引领管理方式的创新，才能有效推动企业质量和效益的提升。会议室预定管理系统的流程优化并非简单地对流程进行分析和再设计，更重要的是将信息化理念、技术和工具与企业的经营管理有效对接，强化“降本增效”理念传导，发挥员工整体合力。从原来的“线下人工型管理”变革为“线上智能型管理”的会议室预定方式，积极打破“囿于常规”的思想，借助新兴技术优势改革传统工作模式、转变工作方式，提升员工整体创新意识、效率意识、节俭意识，让节能降耗、提质增效深入人心。比如通过开展专题讲座与培训、制作宣传栏与张贴海报等方式，动静结合，进行理念的宣贯与普及。

2.4.2 健全机制，强化制度保障

“制度如渠，行为如水”，基于信息化平台的会议管理系统的顺利推行，应遵照企业管理体系建设要求，构建系统管理体系，明确界定工作制度、办事程序以及责任主体，使流程得以顺利推行。具体而言，需要根据会议室管理与服务的具体情况建立科学、合理的《会议室管理制度》，使其具有全局性、指导性和实效性，包括规定系列准则、合理界定责任主体(建立、维护、使用与监控系统)、配置工作人员、编制系统操作手册等内容。

2.4.3 夯实基础，加大技术支撑

技术创新是企业降本增效的最大推力，基于信息化平台的会议管理系统是集多项技术和现代自动化设备优势于一体的综合性系统，它的高效运行需要借助各种办公软件和硬件设备，完善的信息化建设为流程优化提供先进、雄厚的技术支撑。比如利用信息技术与OA系统无缝对接，建立和完善相应的功能模块；以数据库技术为基础，统一数据标准，实行资源整合，促进信息共享；数字中心对系统进行持续优化，并实时跟进，确保网络安全运行。

2.4.4 多级联动，助推工作落地

高层领导的重视与认同是推进系统顺利运行的关键前提，企业领导层应对系统的流程改进产生紧迫感；各个部门应从企业整体视角出发全力配合，对系统的正式落地应有责任感；全体员工作为具体工作的实践者，应积极践行，改进工作思维，提升工作技能，对系统的顺利运行负有使命感。只有做到领导、部门、员工间的“多级联动、上下统一”，才能助推项目的成功落地。

2.4.5 规范运行，强化监督考核

网上自助预定会议室并非不受限制的随意操作，为保障系统规范有序运行，切实发挥系统优势，需要对预定系统进行相应的监管与考核，不仅要避免“一会订多室”、“随意乱定”的现象，更要防止会议室“占而不用”问题的出现，避免会议室资源的浪费。比如，由总经办通过系统查询定期对各部门的会议预定与使用情况进行校对审核，在执行过程中对严重违反或不履行《会议室管理》文件规定的部门进行通报，从而进一步规范会议室预定与使用程序。

3 结 论

本文以成都院为例，在新常态下，贴合企业实际需求，主要着眼于在企业成本、质量、服务和速度等各项指标上取得显著改善，深入探讨了基于信息化平台的会议管理系统的优化方案，以期更好地发挥会议系统的参谋助手作用，夯实企业降本增效的基石。通过总结分析，得出以下结论：

(1)会议管理系统是企业管理中非常重要的一部分，在当前“互联网+”的时代背景下，实现企业会议室管理的科学化、数字化、网络化和标准化是必然趋势。优化完善会议管理系统，为实现企业全面信息化建设奠定坚实的基础。

(2)本文通过对会议管理系统的优化研究，对系统的运行保障措施进行深入分析，实现会议管理网络化、模块化，可以实现企业降本减支的目标，带来显著的经济效益。例如:大幅提高工作效率，降低企业人力、物力、财力等办公成本，使资源整合度与智能化水平显著提高，让企业以更具性价比的投入实现智能办公体验的“轻量化、简单化”。

(3)信息化智能技术和管理目标相结合，使企业管理规范化、标准化，资源高效共享，提高企业的整体管理水平，为企业的经营运作、管理创新、战略决策提供重要支撑。

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2017-01-12

张晓艳(1990-)，女，四川德阳人，硕士，从事公务及接待方面的工作。

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：1003-9805(2017)03-0106-07