财务共享服务模式下自动化费用报销流程研究

（重庆理工大学会计学院 重庆 400054）

目前，财务共享服务模式下的费用控制管理系统通过信息技术帮助企业加强财务管理，增强了会计人员的财务管理职能，提供了质量管理、绩效管理、预算管理及其他决策支持，不过依然存在费用报销流程不够简单、便捷和智能等问题。云技术和电子发票等给费用报销业务带来了新的发展机遇，有助于实现减少纸质票据、审核自动化、账务处理自动化及支付自动化的目的。虽然电子发票目前大多仍按传统方式打印报销，但它是发展的必然趋势，是减少纸质票据、实现自动化费用报销的重要前提。基于财务共享服务模式建设自动化费用控制管理系统，可以使财务工作与企业当前的管理要求相匹配，发挥其潜在价值。

一、自动化费用控制管理系统

（一）架构。财务共享服务推动了企业财务管理模式的转型发展，已被越来越多的企业所熟悉和认可。费用报销贯穿于企业的生产经营过程，将分子公司的费用报销业务纳入总公司统一支出账户进行支付有利于减少资金沉淀，能更好地控制资金风险。信息时代的服务器、终端等硬件设备日趋完善，为建立财务共享服务模式奠定了良好基础，也为自动化费用控制管理系统提供了运行环境。

财务共享服务模式下的费用控制管理系统不是独立的，而是与预算管理、报销管理、合同管理、税务管理、资产管理、应收应付管理等以及财务共享平台共同组成的一体化系统，同时与其他外部系统（ERP、银企直联等）有效集成。费用控制管理包括费用预算、业务申请、资金支付、项目费用、合格控制、合同费用、集团费用、作业费用和费用考核。预算管理包括预算编制、调整、执行、控制和统计查询等。报销管理包括费用申请、在线报销、借支应用、审批管控、结算支付、报表分析、差旅费用和移动报销。合同管理包括合同维护、评审、请款、计划、变更、追溯、分析以及预算管控。税务管理包括认证管理和开票管理等。财务共享平台包括报账共享管理、资金共享管理、核算共享管理、票据影像管理、运营业绩管理、预算管控管理、集成共享管理和预测决策分析。如图1所示。

（二）职能。财务共享服务中心由多个系统整合而成，但不是每项业务都要建立一套系统，建立独立系统并集成其他外部系统的整合型方案是最优选择。

1.集成增值税发票管理系统。通过OCR识别、二维码识别技术，将取得的所有增值税发票信息（包括普通发票、专用发票）传输到企业集团的增值税发票管理数据库中，对所有增值税发票实行统一管理和查询。在执行费用报销业务时，费用控制管理系统可以将发票上的信息自动传送到增值税发票管理数据库中，查询此发票是否已报销，以解决重复报销的难题。

2.实现网上报销及审批自动化。要实现该职能，企业需要在原有信息化系统的基础上加强信息服务建设，结合新技术在原有系统模块中加入更多链接，包括费用报销共享和内容传送，帮助员工在报销费用时快速找到相关页面，同时帮助申请人在提交费用报销信息后跟进报销过程，随看随查。在整个过程中，只有最后审核时需要进行人工确认，其他部分均可实现自动化。

图1 自动化费用控制管理系统架构

3.预算管理系统可以实现从费用支出事前申请至最终支付的一体化管理。预算管理模块需要由专人负责，对预算管理的全过程进行监督，及时处理出现的问题。

4.集成差旅预定系统，实现差旅费用报销自动化。对于差旅、出行、办公用品采购和餐饮等可集成相关服务平台，解决商务需求。针对车船机票，可以对接携程等差旅预定平台，由员工在线预订，因公订单由企业支付，不再需要员工借款和垫资，费用控制管理系统自动汇总所有单据信息，便于员工提交费用报销信息。从企业角度来说，费用报销的相关数据已经直接进入系统，无需再执行人工核对，可以实现审核自动化，还可与商家合作洽谈协议价，降低成本，实现月结支付。

5.对接银企互联系统，实现集中支付管理，对付款申请进行审批，并记录付款状态。信用卡是财务共享服务模式的重要支付手段，银企对接成为开展此项工作的重要环节。银行可以向企业推送员工的消费情况、费用报销审核信息和银行支付情况等，在与银行及时有效交流沟通的基础上保障企业费用控制管理系统的良好运行。

6.集成影像管理系统，实现无纸化管理和紧密交互控制。依托二维码和OCR技术对原始凭证进行批量扫描、自动分组，高效完成报账单据和影像的匹配。影像管理系统集成了安全管理技术，费用控制管理系统与之相结合可以全面提升财务信息风险管控水平。通过扫描发票上的二维码，与税务系统对接，可以实现对发票真伪的核查。费用控制管理系统与影像管理系统、合同管理系统集成，可以实现合同一次扫描、多次报账，同时可以将合同影像作为档案管理的基础。

二、自动化费用报销流程

费用控制管理系统的建设推动了费用报销业务的变革。电子发票这一新生事物，可以从源头上保障发票的真实性，实现电子审批自动化、账务处理自动化和支付自动化。自动化费用报销不仅可以有效规避员工在报销纸质发票时粘贴不规范导致的无法扫描问题，以及档案管理人员在归档时纸质发票数量众多、工作量大的问题，而且可以减少企业对人工成本的投入。下面对自动化费用报销流程进行阐述，如图2所示。

对于差旅费用和办公费用报销，若企业费用控制管理系统对接了差旅预订系统或其他外部系统，员工不需事先借款、垫付，系统会根据员工的消费记录自动汇总单据信息，直接进入系统执行自动化费用报销申请，由审核人员完成审核之后传入报销管理系统，执行自动化审批、记账并归档。

对于无法对接外部系统的其他费用，申请人取得增值税发票之后，通过扫描二维码将发票扫入费用控制管理系统，系统自动将发票信息发送到增值税发票管理数据库中检索此发票是否已报销，若已报销，不予执行报销申请，若未报销，可以执行报销申请；自动化申请成功之后经业务领导审核确认，再进入财务共享服务中心的报销管理系统执行自动化审批记账，通过银企直联系统进行自动化支付，同时将电子票据传入档案管理系统进行自动化归档。

由于各个企业的实际情况不同，难免会出现不能由电子发票解决费用报销业务的问题。对于这部分业务，依然可以采用当前的费用报销流程，将原始纸质票据通过影像传输系统扫描成电子票据，通过网络传输到财务共享服务中心，由报销申请人、费用专干、业务领导、费用审核人员、会计核算人员、资金结算人员和档案管理人员协调实现费用报销。

三、其他应用

（一）绩效考核。通过在费用控制管理系统中进行绩效标准定义，对员工的费用报销数据等进行采集，建立动态绩效管理基础。在财务共享服务中心展示动态电子绩效看板，面向领导提供商业智能分析平台，面向员工提供日常绩效考核数据，合理引导员工行为，并依托绩效数据进行有效激励。

（二）管理会计。费用控制管理系统使管理会计迎来了新的发展机遇。企业实现自动化费用控制后，减少了从事传统财务工作的会计岗位，会计人员将转型为从事会计分析、预测等的财务管理人员，为领导提出更多的战略建议，为企业提供更有意义的决策建议，通过共享其他会计信息，按管理需要，及时整合企业所需信息，制定企业长远的发展规划，为领导决策提供全面实时的信息支持。

（三）决策支持。结合云技术、商业智能和物联网等技术，为企业的预算决策、管控决策等提供技术支撑；选择合适的数据挖掘方法（决策树算法、时间序列算法等），为企业的战略部署提供强有力的数据支持；结合“营改增”、电子发票等的出现，为企业未来更快适应时代变革提供辅助力量。

四、总结

财务共享服务模式下的自动化费用报销可以有效降低企业在财务管理过程中可能出现的风险，进一步加强企业的费用管控力度，加快报销速度，为财务管理人员整合信息、进行分析决策，并为企业主营业务的发展奠定良好基础，提升企业的核心竞争力。企业在新形势下高效率、低成本地开展工作，是在当前市场环境中获得发展的重要途径，企业应继续探索电子发票、商业智能等的应用实践。

图2 自动化费用报销流程