关于信息化时代背景下多校区办学高校加强行政管理工作的思考

钱玉琼

[摘 要]多校区办学高校拥有不同的校区，这一特点加大了行政管理工作的难度。文章主要分析了多校区办学高校行政管理工作存在问题的根源，结合时代特点，对多校区办学高校改进行政管理工作、提升行政管理工作效率提出了一些策略与思考，认为重视并加强行政管理工作人员队伍建设，建立考核激励制度，畅通职称晋升渠道，不断解放思想，大胆创新，充分利用现代信息化技术手段，才能最终促进高校行政管理工作向一流水平迈进。

[关键词]多校区；行政管理；信息化；策略

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.24.149

自20世纪90年代，中国高校开始实施教育体制改革，在地域上相近的高校彼此之间通过共建合并的方式组建成学科门类齐全、办学规模扩大的综合型大学，以四川大学为例，将原四川大学、成都科技大学、华西医科大学合并后，组成了“文、理、工、医”兼备的高等学府。这些大学的校区在地理位置相隔不远，但未能形成整体校园，是中国多校区办学高校的典型。而21世纪后，随着高校招生规模扩大，合并扩展后的综合型高校因招生规模短时间内扩大，面临着校舍等各种办学资源的严重不足，逐渐出现扩建新校区以缓解办学压力的势头。在成都市，四川大学有江安新校区，电子科技大学、西南交通大学、西南财经大学等高校都在城郊扩建了新校区。虽然经过了近十多年的发展，扩建后的新校区在功能定位上依然以缓解主校区办学规模压力为主导。多校区办学高校的行政中枢集中在主校区，这给行政管理工作带来了新挑战。本文从研究多校区办学高校行政管理工作存在的问题及原因分析入手，对多校区办学高校加强行政管理工作、提高行政管理效率进行了思考。

1 多校区办学高校行政管理工作存在问题的原因分析

高校办学除了教书育人、开展科学研究工作外，其中贯穿、推进两项主体工作有效有序开展的是高校的行政管理工作。高校的行政管理工作从宗旨上来讲是服务师生，为师生的工作与学习提供便利。然而，经过我们调研发现，高校行政管理职能部门，无论是学校机关部处还是院系所行政办公室，师生们对行政管理工作人员怨言颇多，认为办事过程中这些服务者们“话难听、脸难看”，导致办事难，双方之间存在着严重的内在冲突。对于多校区办学高校，这一矛盾尤为突出，不仅表现为师生与行政管理人员之间存在嫌隙，相互不理解，校—院（系所）行政管理人员之间也存在摩擦与不愉快。如今，高校面临新一轮改革，在推进“双一流”建设进程中，高校的行政管理工作越来越受到重视，高校行政管理人员也切身感受到改革所带来的压力，“一流学科”“一流专业”建设越来越需要“一流管理”的支撑。那么如何改变高校行政管理工作所存在的诟病，从根本上解决上述现象与弊端，需要找到问题产生的根源。经分析，我们认为导致多校区办学高校行政管理工作运行出现不畅通的原因主要有如下四个方面。

1.1 高校行政管理人员的先天素质决定了其对自身岗位定位认识不充分

中国社会受两千多年封建思想毒害较深，“官本位”思想余毒在社会上依然盛行，作为高校行政管理部门，在普通师生眼中相当于“衙门”。此外，中国的事业单位，包括高等院校，缺乏先进的管理理念，一直错误片面地认为行政管理工作无非是打打杂、跑跑腿，是人就能干好，因此对行政管理人员的整体素质要求不高，甚至安置了许多“关系户”，如某某教授的家属、某某老师的子弟，而且作为事业单位，需要承担一定的接纳、安置退伍军人、残障人士的社会义务，这导致了高校行政管理人员的素质整体参差不齐。有的学历不高、见识欠缺的行政管理人员在整个管理环节更是充当了不讨喜的角色。在工作中，他们本身缺乏行政管理所需的业务能力，同时又无法树立起为师生服务、为教学科研服务的宗旨意识，反而形成了将工作当成一种“权力”，将为服务对象服务当成一种“为其办事”的错误认识，进而导致工作态度差、工作效率低，师生满意度低的局面。

1.2 高校行政管理人员往往很少享受到获得职业技能、业务能力提升培训与继续教育的权利

同样是高校的教职工，与专任教师相比，行政管理人员在享受获得培训与教育的权利方面往往受到忽视，虽然在师生眼里，办事的时候行政管理人员似乎高高在上，但是在总结高校办学成绩与成就时，高校管理人员的付出与心血往往未能体现。高校是一台机器，行政管理人员作为螺丝钉往往从外表看不出来，从而不被重视。在行政管理岗位上，有的一辈子干一件工作，没有轮岗、培训与接受继续教育的机会，也就缺乏发现自身潜能与评估自身胜任力的机会。调研中我们发现，高校行政管理岗位上有一批“60后”、“70后”，面对信息化、自媒体时代的强势进入，他们缺乏熟练的电脑操作技能，有的连智能手机都无法有效使用，这一冲击让他们无所适从，工作中挫败感加重，将许多需要技能的工作，如写作、制作PPT等工作推给新人，从而也加剧了行政管理人员内部因分工不均而产生的冲突。

1.3 高校行政管理人员缺乏畅通的晋升渠道，职业生涯容易触摸“天花板”

与专任教师相比，高校对行政管理人员的职称晋升工作缺少行之有效的解决办法，在考核中也缺少立竿见影的激励机制。在调研中，许多高校行政管理人员表示对职业规划缺少源动力，因为从入职的第一天就能看到自己的一辈子，即在一个岗位上重复工作到退休，干多干少到手薪金一样，能力大小比不过熬资历。这导致了高校行政管理工作出现“三十年媳妇熬成婆”的怪相，许多50岁出头的行政管理人员提前进入退休状态，在工作中“做一天和尚撞一天钟”，对本职工作敷衍了事，导致办事效率低，师生难以满意。

1.4 在多校区办学的高校，行政管理人员投入工作的成本更大

近年来，研究多校区办学高校运行成本的成果很多，归纳起来，大抵认为多校区办学高校在成本投入上主要存在交通信息投入成本高、办学硬件设施投入成本高、管理工作投入成本高，而管理工作投入成本往往主要指因增設管理岗位而投入的薪金部分，如需要增设更多的保安门卫、保洁等。然而，从心理学上研究，多校区办学高校在行政管理工作中，影响行政管理工作效率，因管理不善导致师生冲突与行政管理人员对投入工作的成本计算息息相关。因教学科研管理需要，多校区办学高校的部分行政管理人员需要前往新校区办公。新校区往往在郊区，生活配套设施、交通设施等与主校区无法相比，对于居住在市中心，需要接送孩子上下学等一系列问题的行政管理人员来说，前往新校区办公意味着增加交通成本（虽然有的多校区办学高校有交通补贴），如堵车带来的通勤时间的增加；不能按时接送孩子上下学的情感成本；无法午休的健康成本等。此外，最主要的是，新校区因其主要以缓解招生规模这一主体职能而导致的基础设施不配套，致使在新校区无法正常开展工作，许多工作只有堆积起来，在主校区才能顺利完成，这增加了行政管理人员的情绪成本。计算这些成本，让新校区办公的行政管理人员对高校作为组织提供给其的“组织支持感”产生怀疑，从而影响了对工作的投入与积极性，最终影响其心理认同感。endprint

由上可知，改进多校区办学高校行政管理工作，提升行政管理工作效率需要對症下药，才能寻找到解决问题的办法。时代发展到今天，高校行政管理工作面临的挑战越来越多，对行政管理人员的要求也越来越高，这迫使高校行政管理工作必须更加现代化、信息化、专业化、精细化，体现服务工作高效优质的特点。通过研究，我们认为，多校区办学高校改进行政管理工作必须从提升行政管理人员自身素质着手，借助现代信息化手段，实现高校服务水平向一流转变。

2 多校区办学高校提升行政管理工作效率与服务水平的策略

根据分析可知，多校区办学高校行政管理工作存在的问题主要体现在行政管理人员自身的素质、激励与晋升机制以及因距离所产生的工作投入成本高，因此我们认为可以从提升行政管理人员素质、改善激励与晋升机制、采用现代化信息技术手段打破空间距离等手段，促进高校行政管理工作效率与服务水平的提升，消除师生们在办事过程中遇到的服务态度差、办事效率低等困扰，为“双一流”建设配套一流的管理队伍。

2.1 加强高校行政管理人员队伍建设，打造一支高水平的管理团队

调研过程中我们发现，高校招聘行政管理人员的门槛越来越高，如四川大学，要求必须有博士学位。这一规定截断了“关系户”的后路，高学历保障了管理人员队伍的整体素质。同时，强化对行政管理人员的业务技能训练与指导。高校因其学科门类多，在选聘行政管理人员时为了便于学科的发展，往往选聘专业相符的工作人员，这导致留校工作从事管理岗位的教职工虽然具备专业知识，但缺乏行政管理技能与处理办公室突发事件等工作的应对能力。因而，在提高行政管理工作人员选聘“敲门砖”——学历的同时，必须加强对行政管理人员的业务培训，为其提供继续教育、不断充电的机会，唯有如此，才能保证行政管理人员在管理工作中能不断更新知识储备，提升业务素养，树立服务意识，改变服务态度，最终提升服务质量。

2.2 建立考核激励制度，启动畅通的职称晋升渠道与监督机制

虽然社会已经发展到改革刻不容缓的今天，但高校作为教书育人的圣地，社会对其的期望与要求依然停留在人才培养方面，对专任教师的要求远远高于对行政管理人员，行政管理人员成了高校的“隐形者”，看似手握权力，却一直被忽视，主要表现为对行政管理人员没有出台独立的考核激励制度，缺乏职称晋升渠道，监督机制不健全。这些因素导致高校行政管理人员始终抱残守缺，认为干多干少一个样，会做的不如会说的，会说的不如有爹的。因此，引入强有力的考核激励制度，打通职称晋升渠道，如行政管理人员职员制，虽不变职务但职级可以晋升，并与薪酬紧密关联；完善监督机制，采取考勤、系统评价与胜任力评估等手段，将之作为职员制晋升的首要考虑因素。

2.3 借助现代信息化手段，打破空间阻隔造成信息不畅通的壁垒，解放思想从而节约资源

在分析中我们发现，多校区办学高校的教职工对新校区的文化认同感不强，视新校区为缓解办学规模压力的一个装置，对于去新校区办公从心理上存在排斥，并将这种心理排斥与“组织支持感”对立起来，不愿意甚至逃避去新校区办公；而且因为不是所有的行政管理人员都会被安排去新校区办公，导致了攀比心理，对自己去新校区而同事在主校区办公耿耿于怀，导致行政管理人员内部存在矛盾与斗争。解决这一难题，让新校区办公的行政管理人员感受到“组织支持感”，可以利用现代信息化手段，在管理工作中引入办公自动化、新媒体与自媒体等辅助手段，破除时空障碍。

目前大部分高校已经建立起完善的信息门户系统，实现办公自动化（OA），改变了传统的依靠人力实现文件传送、记录与信息传播的局面，实现了信息资源共享、工作效率提高、物质资源节约。

新媒体时代，尤其是自媒体时代的到来，也给高校行政管理工作带来了不少便利。高校行政管理人员在工作中也自觉地利用起现代技术带来的便利，主要体现为社交软件的广泛应用，如QQ、微信、公众号。四川大学自2012年启动“实践及国际课程周（UIP）”活动，活动中将接待来自世界各地的师生。自微信推出国际版后，极大地方便了中外师生的交流与沟通。中外师生联系过程中，手机号码无须开通国际长途等功能，直接通过微信语音、视频等方式进行沟通，不仅简化了交流过程，而且节约了通信成本，最终提供了工作效率。

采用现代信息化手段辅助行政管理工作，对行政管理人员的素质要求较高，然而当前高校的行政管理队伍处于“新老交替”阶段，这要求在工作中不断加强对行政管理人员的信息化知识教育与信息化业务技能的培训。

2.4 转变思想，大胆创新，通过提升管理层次实现高校行政管理工作向一流水平迈进

从根源上解决多校区办学高校行政管理工作上存在的纰漏，需要从思想上实现突破。高校行政管理人员必须牢固树立现代管理理念，掌握现代管理方法与手段。然而，转变思想是一个持续而漫长的过程，需要一代代人的努力，而且与行政管理人员的文化水平、道德修养与社会见识息息相关，在短时间内无法一蹴而就。因此，短期内提升高校行政管理工作效率，需要寻找创新突破口。虽然当前信息化技术高速发展，运用新媒体、自媒体等手段已经较大地缓解了高校行政管理工作的压力，然而这些手段往往具有非可控性，而且具有一定的“个体”气质；而且办公室自动化（OA）发展到今天，依然以PC端为主，与智能手机时代普遍的手机端相比，具有一定的滞后性。因此，多校区高校在今后的发展中，不妨自主开发专门的App手机客户端软件，师生通过工号、学号即可完成注册，随时随地根据需要实现对所需信息的实时搜索与获取。

综上所述，我们认为信息化时代，人与人之间产生冲突的深层原因在于对信息获取的不及时、不对等，当一方急需获得所需信息而信息的提供者无法准确、及时地满足这一欲望时，则促使了冲突的产生。多校区办学高校，行政管理人员作为服务师生的服务者，必须意识到信息化时代所带来的这一变化，在服务过程中及时为师生提供准确的服务信息，方便师生，缓解他们在办事过程中产生的焦虑情绪，节省办事时间，才能提高自身的业务能力，提升行政管理工作效率，更好地服务师生。

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