数据透视表在学生收费统计中的应用

王曙+李冬萍

【摘要】EXCEL中的数据透视表具有灵活便捷的数据统计汇总功能。本文以高职院校学生收费管理为例，介绍了数据透视表在学生收费统计工作中的应用。

【关键词】数据透视表 学生收费

高校办学经费主要来源于学生的学宿费收入，而学宿费的高欠费率则会限制高校的正常运转，同时也会对学生的诚信造成影响。因此，加强学生收费管理工作具有重要的现实意义。目前江苏省高校收费工作中普遍采用的是上海复旦天翼软件公司开发的学生收费系统，根据收费系统中导出的基础数据是EXCEL格式，使用EXCEL电子表格中的数据透视表功能可以非常方便地按照用户的不同需求对学生收费数据进行查询、统计、比对、汇总、分析，不仅可以生成表格形式，还可以生成柱形图、饼状图等多种更直观的图表格式。下面就以常州轻工职业技术学院学生收费数据为例介绍EXCEL中数据透视表功能的应用。

一、创建数据透视表

首先，从学生收费系统中将基础数据导出为EXCEL工作簿格式（本文以EXCEL2007为例）。然后，在打开的EXCEL数据表中，菜单栏选择“插入”——“数据透视表”，默认生成数据透视表的区域为全工作表区域。接着，在“创建数据透视表”窗口中的“选择一个表或区域”中键入数据源，在“选择放置数据透视表的位置”选择“新工作表”，就会在现有工作簿中生成一个新的工作表，用来专门存放新生成的数据透视表；如果是选择“现有工作表”，就需要在现有工作表中的指定区域存放生成的数据透视表。最后，在“创建数据透视表”窗口中点击“确定”按钮，则自动生成了数据透视表框架。

二、在创建的“数据透视表”框架中添加需要分类汇总的内容

例如要统计全校各系部各年级各专业学生的缴费情况，将“系科”的字段拖入报表筛选区域，将“年级”、“专业”、“姓名”字段按顺序拖入到行标签区域，将“学费应收”、“学费已收”、“学费未交”、“住宿費应收”、“住宿费已收”、“住宿费未交”字段按顺序拖入到数值区域，选择汇总方式计算类型为“求和”，列标签区域默认为求和数值。如图1所示：

收费数据统计结果如图2所示，点击系科下拉菜单，可以选择查看每个系部的学生收费情况，点击年级前+号展开，可以查看到各年级各班级各个学生的缴费情况。

通过使用EXCEL中数据透视表功能，按照不同分类对数据进行汇总，还可以展开或折叠要关注结果的数据级别，查看用户感兴趣区域汇总数据的明细，将列移动到行或将行移动到列，可以查看源数据的不同汇总结果，方便我们以多种方式查询统计不计其数的学生收费数据。对最有用和最关注的数据子集进行筛选、排序、分组和有条件地设置格式，使我们能够从冗余的数据中快速地查询到最关注的信息。下面以统计轻化系14材料331班学生收费情况为例，在图3系科下拉框中选择轻化系，展开2014级14材料331班，就可以清晰地查看该班级学生的个人缴费情况，如图4所示。

三、结束语

综上所述，EXCEL中的数据透视表具有出类拔萃的数据汇总统计功能，合理地使用数据透视表可以帮助用户轻松迅速地完成大量数据的统计、分类汇总、查询、筛选等工作。学生收费工作人员熟练掌握EXCEL数据透视表的使用，可以轻松完成日常高校收费管理中的各类学生收费数据的统计任务，定期通知各系部学生的缴费情况，方便进行学生欠费的催缴，降低恶意欠费的发生率。而且，使用上海复旦天翼收费软件时，导出的都是EXCEL表，那么EXCEL中的数据透视表的功能可以在收费工作中得到充分的发挥，并且容易学会、操作简单、处理快捷、不易出错，给学生收费管理人员的工作带来了便利，大大提高了工作效率。

参考文献

[1]丁红利.EXCEL数据透视表在高校数据处理中的应用[J].电脑知识与技术，2017（3）：67-68.

[2]李婷.高职院校学生收费常见问题及应对[J].中国经贸导刊，2017（1）：51-52.

作者简介：王曙（1988-），女，江苏常州人，常州轻工职业技术学院，会计师，硕士研究生，财会类；李冬萍（1975-），女，江苏常州人，常州轻工职业技术学院，初级会计师，财会类。endprint