医院档案管理在办公自动化环境下的探讨

雷伟景

摘要：办公自动化已经逐渐成为人们在工作过程中的主要形式，实现办公自动化以及在办公自动化的环境下办公，对工作人员来说不仅能够将工作简化，而且能够有效的提高工作效率，对医院的档案管理来说，办公自动化更是能够实现信息资源共享，并且有效的提高医院档案管理的利用效率。

关键词：办公自动化；工作效率；医院档案管理；资源共享

中图分类号：R197.32 文献标识码：A 文章编号：1006-1959（2017）17-0009-02

办公自动化现如今已经逐渐成为人们工作当中必不可少的一部分，在各行各业也被广泛的应用，而且办公自动化的出现和应用给档案生成和管理提供了很大的便利条件，相对于传统的档案管理，办公自动化环境下的医院档案管理可以通过计算机与通讯线路之间的连接来完成，通过自动化的档案管理，对所需求的相关档案查找也比传统的要方便许多，不仅能够有效的提高医院档案管理的利用率，而且能够提高档案管理的工作效率。

1 办公自动化对医院档案管理产生的影响

医院的档案分为很多不同的种类，因为医院所涉及的方面、各个医疗科室、各个职能部门等等，涉及到的面很广泛，导致医院的档案在分类上也有很多种类，比如科研、人事、病例等等，在这些种类当中还划分更为详细的方面，包括治疗、基础设施建设等等，这些都是需要通过档案管理来将这些资料进行规划和总结，方便在需要的时候可以及时的使用[1]。办公自动化的应用可以有效的将这些繁琐的工作简单化的进行，对医院各个部门之间、工作人员之间、工作程序方面都有很大的影响和作用，办公自动化档案管理不仅方便与检索和利用，而且整个档案管理在分类上有更加的科学化、合理化，方便查找，而且可以减少人工操作的复杂，提高档案的使用率[2]。

办公自动化环境下的医院档案管理，可以有效的利用计算机技术，在特点的范围内能够最大限度的实现资源共享，不仅能够有效的提高档案的使用率，而且能够保证档案管理更加的规范化，相比于传统的档案管理，办公自动化不需要很多的人工操作，而且对于一些比较隐秘的档案，可以增加权限，还能有效的保证档案的安全性和保密性，对医院档案管理来说，办公自动化的应用不仅可以延长档案寿命，而且能够从传统的纸质档案逐渐转化成为带有图象、图片的“生动”档案，对使用以及留存都有很重要的影响和作用。

2 当前医院档案管理利用办公自动化所产生的问题

2.1医院档案管理办公自动化系统不够完善

当前在医院档案管理当中，办公自动化系统虽然存在，但是大多数都是处于一种不够完善的状态，不仅软件少、而且相对来说，有很严重的管理负担问题，影响了整个系统的提高，由于办公自动化系统的开发商不同，所以一些开发团队自身的经验尚且不足，开发出来的办公自动化系统也是如此，导致医院在使用过程中，容易出现系统和医院之间的契合度不够高的情况[3]。

2.2档案管理人员水平有待提升

现如今的档案管理不同于传统的模式，而是更加的多样化、科学化甚至办公自动化环境下的医院档案管理更加的现代化，所以针对当下的这些情况，对档案管理人员自身的水平要求就越来越高，而传统的管理人员一般的知识储备都非常有限，而且学历相对来说也不是很高，没有接受过专门的档案管理培训，所以用“传统”的档案管理员来利用办公自动化来管理现代化的档案，会产生一定的差距和“时代感”，所以对档案管理人员的能力以及对计算机的技术掌握都需要进行进一步的提升[4]。

3 办公自动化环境下医院档案管理的策略分析

3.1提高档案管理人员自身的能力和水平

当前，医疗卫生事业的不断改革和发展，出现了大量新的医疗内容和相关技术，导致医院的档案数量越来越多，所以针对这一现象，对档案管理人员自身的管理能力和水平就有了更高层次的要求，不但要经验丰富，而且要熟悉办公自动化的一系列应用，才能够很好的胜任办公自动化环境下的医院档案管理工作。所以，针对档案管理人员自身的能力和水平，医院在上岗前要进行对档案管理人员的统一培训，在工作过程中，也要更多的给这些人员提供相对应的学习机会，不但提高档案管理人员自身的管理能力，而且要提高管理人员的综合素质，对理论知识和专业技能的培训上，要制定相对应的考核制度，不仅能够有效的激发档案管理人员工作的积极性和主动性，而且对医院档案管理的各项工作，管理人员能够确切的落实到位，对医院档案管理来说具有重大的影响和作用[5]。

3.2建立健全档案管理子系统

医院档案本身的种类就比较多，管理起来比较麻烦，而且对于医院档案的分类也需要比较细致，所以医院要对办公自动化系统进行大规模的资金投入以及重视力度，在办公自动化系统实施的基础上建立健全档案管理的子系统，也就是说将电子文件与电子档案管理之间进行有效的连接，不仅能够方便电子文件的生成和归档，而且能够在这个过程中，不断的完善办公自动化系统在医院档案管理当中的应。在办公自动化环境下的医院档案管理，要注重人员管理、对档案的权限管理及工作平台这些基本组件的构成等等，将这些基本组建要与办公自动化进行有效的连接，保证电子文件能够协作运行，这样不仅能够提高医院档案的使用效率，而且在一定程度上，充分有效的减少了档案管理系统的成本投入，最终提高系统的适用性和实用性，对医院的档案管理也起到了良好的影响和作用。

3.3制定科学化的管理标准

医院的档案管理可以说是一项非常繁琐的工作，包括对档案的收集、整理、总结、统计、以及分类等等，这些工作程序如果没有科学化的管理标准来制约，在实际工作当中将会出现很多复杂的工序，所以在医院的实际操作过程中，要在办公自动化环境下制定科学化的管理标准，将医院自身的实际情况与之相结合，对档案材料的每一个环节都要进行严格的审核，这样才能够不断的在完善当中强化医院档案管理工作[6]。

在办公自动化环境下开展医院档案管理，是在一定程度上将医院的档案管理工作与现代科学技术相融合，不仅能够推进现代科学技术的发展，而且对医院自身的档案管理工作来说也起到了一个很良好的影响，方便医院的人員对档案进行调取、查询、阅览等等。而且利用办公自动化实施医院档案管理，能够增加档案的使用寿命，对档案管理更加的规范化、科学化，有效的提高了医院档案的使用效率，从而最大限度的利用医院资源来提升医院的管理能力。

参考文献：

[1]贺会清.SWOT分析法在三级医院发展战略中的应用[J].公共卫生与预防医学，2015，26（1）：122-123.

[2]刘坚.新时期军区总医院SWOT分析与战略定位[J].解放军医院管理杂志，2013，4（20）：303-305.

[3]吴娟述.县级二级甲等中医医院面临的问题及对策之我见[J].医学信息，2015，28（4）：202-203.

[4]樊少华.抓好医院政工管理增强医院和谐创建能力[J].大家健康（下旬刊），2013，7（10）：620-621.

[5]Tang PC，Ash JS，Bates DW，et al.Personal health records：Definitions，benefits，and strategies for overcoming barriers to adoption[J].J Am Med Inform Assoc，2014，13（2）：121-126.

[6]何鹏云.高品质医院文化建设的内涵及其模式构建[J].中国医药指南，2012，10（34）：378-379.

编辑/杨倩endprint