医院档案管理中纸质档案与电子档案共存的必要性分析

黄睿一

摘要：档案信息化是现代信息社会档案管理工作的必然趋势，随着信息化程度的不断提高，传统的纸质档案逐步电子化。在医院办公系统中，电子文件的利用更广泛，归档更便捷。然而，电子档案也存在着真实性与可靠性较低等问题，这使得纸质档案在当前医院档案管理中依然有着重要的地位。所以，就目前的技术和管理水平而言，医院的档案管理工作通过“双轨制”的管理方式实现纸质档案与电子档案的优势互补就显得尤为重要。

关键词：医院；纸质档案；电子档案；双轨制

中图分类号：G276；G271 文献标识码：A 文章编号：1006-1959（2017）17-0005-02

1医院档案管理现状

长期以来，纸质档案一直是医院档案管理的主要对象，主要针对医院在运营过程中产生的各类文件，上级机关下发的指导性文件以及与协作单位业务来往中产生的书信、函件等[1]。对应这种管理模式，档案工作人员大部分身兼多职，以办公室人员居多，没有系统的时间整理档案，档案文件多形成于办公室部门，每年整理、保管档案的困难较大，有部分领导以文件材料方便参考、收为己用等原因，不能及时归档，导致以“件”为单位的档案的归档率下降[2]。

随着信息化程度的不断提高，传统的纸质档案逐步电子化，OA系统办公环境下收发文件更加便捷迅速，电子文件的利用更广泛，归档更便捷，对于医院档案工作人员的工作时长要求降低。利用电子文件、网络、邮箱等途径可以大大降低原来以复印传阅为主的办公模式，减少纸浪费也更加环保。相对于纸质文件，电子文件在平时工作中的利用率更高。然而电子档案并不能取代纸质档案，这与他们的特性以及工作中的需求息息相关。

2纸质档案与电子档案的优缺点分析

纸质档案是以纸张作为载体的，它的原始性和真实性都受到法律认可，具有凭证作用；纸质档案所承载的信息无法轻易修改，较难伪造，并且通过鉴定也很容易对档案真假进行辨别。同时，纸质档案存在历史悠久，只要注意保管过程中，排除发生水解和氧化的两大化学反应的因素，纸质档案的寿命可达百年以上。但纸质档案由于载体的局限性在查阅上会花费较多时间，而且借阅过程中，借阅人也容易对档案原件造成损坏。同时，纸质档案体积大，在保管方面会耗费更多空间[3]。

电子档案以磁性物质和光盘为载体，包含光盘文件、硬盘文件、磁带文件等多种类型[4]。电子文件有很多优点，比如电子文件信息存储密度大，可节省储存空间；电子文件能利用电子设备、移动硬盘、网络等媒介更快捷、更高效的传送文件，有利于电子档案的信息共享；办公自动化的检索程序更加方便查阅利用；电子文件便于修改并且可以转化为纸质文件等等。电子档案在具有先进性的同时也存在着明显的缺陷，从载体上讲，作为磁盘和磁带的支持体的聚酯底基，因其容易产生静电，吸引尘埃颗粒，从而发生卷曲，在这种情况下，容易与磁粉脱离，而伸长后又不易恢复。连接磁粉和底基的粘合剂，很易热胀冷缩产生磨损，进而脱落，还可以生霉，这样直接影响了信息的再现。从存储上讲，电子档案的信息安全不如纸质档案，电子文件信息具有可修改性，可以任意修改，电脑病毒也有可能篡改电子档案内容。从利用上讲，电子档案由于信息技术的操作方式，查阅、利用、储存都需要借用到计算机这个媒介，科技的发展会导致计算机本身不断升级，过时的电子光盘、磁盘等文件可能会因为科技进步而影响使用。

3纸质档案与电子档案取长补短的必要性

纸质档案一直是档案管理工作中最为常见也是使用最广泛的一种。随着大数据时代的来临，档案工作的业务量与日俱增，档案以更加多元化、开放化、先进化的发展模式为档案利用者带来了全新的体验。为迎合信息化的潮流与趋势，OA系统办公环境下的电子文件被广泛运用，以纸质文件传阅、签阅的文件传阅方式逐步被通过邮箱、微信等电子形式的传阅形式代替，这对传统纸质档案的储存保管带来了挑战。然而电子档案与纸质档案利用的特点不同，纸质文件的法律依据性和电子文件的方便快捷性都是他們本身不可取代的优点，只有将二者的优势特点互相融合，档案的价值才得以实现。

目前，针对医院的档案管理应采取纸质档案与电子档案共存的管理方法。以我院档案室为例，档案室设于办公室，专职档案人员同时也兼任办公室内勤工作，内勤人员熟悉OA系统办公环境下的收发文程序，在平时工作中就可以对每年度的文件归档作相应分类。

3.1档案查阅利用中的互补性

档案室的借阅需求以纸质档案为主，纸质档案更能体现在文件阅办的过程中，领导对文件的批示、指示。在实际工作中，随着电子档案的广泛应用，纸质档案的储存量也直线上升。每一份电子文件都有对应的纸质版文件，纸质版的文件在签阅过程中更具真实性，储存的纸质档案也更具法律效力，同时纸质档案有更高的保密性，不能私自传阅、借阅。然而，传统的纸质文件作为一种“有形的信息资源”，只能在一定的场所和固定的时间范围内被需求者利用。这局限了档案利用时间、地点和人数。电子文件的共享性可以让一个文件在同一时间被多个需求者在不同地点查阅、利用。文件不再是“独享”，而是共享。这为档案借阅中多人利用提供了便利。

3.2档案储存中双套制的保险性

医院档案管理工作中，纸质档案和电子档案的成因大致有两种：一种是办公系统产生的电子文件和其转化成的纸质文件，二者应用于实际工作中，具有文件功能。电子文件与纸质文件共同保存，这样储存的电子文件在检索、利用、传输、储存等方面都为档案查阅带来便捷。另一种是为现有的纸质档案制作的数字化副本。有了数字化副本，在文件的检索和查阅上就更加便捷，并且在档案保护方面，纸质档案由于重复利用会导致原件质量下降，而数字化副本则可避免这种情况。

这两种情况衍生了电子档案与纸质档案的双套制管理。电子档案归档后，纸质版档案也要求归档一份，这样如果遇到电子档案信息丢失，也会有纸质版的档案记载档案内容做备份。电子档案的利用有很多优点，但也带来了诸如档案泄密、磁盘储存年限短、网络病毒等问题。除了在今后的工作中不断提高电子档案信息安全意识，加强电子档案信息安全方面的研究。还应借助纸质档案的优势特点，纸质档案是不易被修改的，保存年限也更长，保密等级更高。

3.3纸质档案与电子档案并存的长期性

纸质档案与电子档案在实际工作中有着不可忽视的联系，将二者互为补充，取长补短[10]，是档案管理人员更好地在工作中实现对档案管理的最佳途径。在我国现阶段大部分的医疗机构中，办公自动化的程度不高或未完全实现办公自动化的情况下，纸质档案与电子档案会在今后的一定时期内并存，这将是现代档案管理工作的发展趋势。

综上所述，就目前的技术和管理水平而言，医院的档案管理工作现状是由纸质档案与电子档案共存的双套制管理。电子文件的产生推动了文件管理和档案管理的标准化、规范化和现代化发展。然而电子文件的易于修改、缺乏原件的真实性、安全系数低等缺点使其在很长的一段时间内不能取代纸质档案的地位。传统的纸质档案仍将占主导地位。在这样一个状态下，电子档案与纸质档案在一定时期内长期共存将是历史的必然。

参考文献：

[1]李雪.医院档案管理的现状分析与对策探讨[J].中国煤炭工业医学杂志，2012，15（9）：1468-1469.

[2]高秋凤.文件归档卷改件后档案接收进馆问题的思考[J].卷宗，2012（2）：65.

[3]于向红.医院档案借阅中存在的问题及优化对策[J].黑龙江史志，2015（13）：187.

[4]韩静.档案部门电子文件的安全技术保护初探[J].兰台内外，2010（4）：25.

编辑/李桦endprint