SPD院内物流管理系统在某院中心药库管理中的应用及效果评价*

2017-09-12徐美玲

重庆医学 2017年22期

关键词：效期药库本院

何瑶，刘玲，陈扬，徐美玲

(重庆市急救医疗中心药剂科 400014)

·卫生管理·

SPD院内物流管理系统在某院中心药库管理中的应用及效果评价*

何瑶，刘玲，陈扬，徐美玲△

(重庆市急救医疗中心药剂科 400014)

随着我国医改的全面深入开展，药品零差价在全国范围内逐步推行，“医”和“药”的分离已成为必然的趋势。药品在医院的流通将不再产生直接价值，而是逐渐转变为单纯的院内服务。传统的药品管理方式较难适应当前的医疗环境[1-2]。如何降低医院药品运营费用，优化医院药品管理模式，提高医疗服务质量，保证患者用药安全，是医院面临的一大挑战[3]。

为切实保证患者用药的准确性和及时性，更加有效地管理医院内药品流通，本院于2016年在重庆地区首家引入并启用了基于第三方的药品供应、管理和配送系统(Supply，Processing，distribution，SPD)，即对医疗机构的各物质材料(包括药品、耗材、医疗器械等)的日常采购、使用、回收和配送等过程进行一元化管理的体系[4]。通过医院信息系统(HIS系统)与物流平台相对接，借助射频识别(RFID)、条码识别等技术[5]，改变了既往药品从供应商到患者使用各个环节不可追踪的模糊状态，保证了药品供应的可靠性、便捷性和可追踪性。本研究就SPD院内物流管理系统(SPD系统)这一创新模式在本院中心药库管理中的应用情况进行探讨和总结，为医院新型药品物流管理模式的探索提供了实践依据。

1 资料与方法

1.1 一般资料本院于2016年1月全面启用SPD系统管理模式，收集并整理2015年(SPD系统应用前)与2016年(SPD系统应用后)中心药库在传统模式和SPD系统模式管理下的质量管理检查的原始数据，主要质量管理指标包括[6]：账物相符率、库存周转率、接近有效期(近效期)药品品种数、出库差错次数、药品报损率、药品药架摆放正确率、员工满意率等。

1.2 方法通过SPD系统管理模式(与重庆医股合作模式)在本院中心药库具体实践,将2015年和2016年的中心药库质量管理指标进行比较，并进行统计学分析，评价SPD系统模式的管理效果。

1.2.1 SPD系统管理功能和方式

1.2.1.1 中心药库功能的改变医院的中心药库与重庆医药股份有限公司(重庆医股)在医院设立的物流中心仓库整合。药品的管理工作由医院药库人员与重庆医股工作人员共同负责。医院药库人员根据历史经验建立安全库存，设立安全库存的上下限，通过相应的库存策略在保证不缺货的前提下，进行多频次及时配送。药品由重庆医股直接配送至医院中心药库。

1.2.1.2 药品采购计划的制订与申请方式的改变 (1)药品采购计划的制订：不再依靠人工统计计算库存缺口，而是通过SPD系统分析历史消耗、库存上下限等规则自动生成，再由药品库管员根据参考患者人数、门诊量、库存量等情况适当调整后确认药品采购计划，并逐级审核批准后提交申请。(2)药品采购计划的申请：本院药品采购计划申请的原用方式是由药品采购人员登陆重庆药品交易所(药交所)平台通过人工方式逐条录入，效率较低。使用SPD系统后，药品采购计划通过SPD系统一键发出，提交到至药交所平台，并实现系统自动将采购信息分配至各药品经销商处。药品经销商根据采购信息确认、出库、拣选、物流配送至本院。

1.2.1.3 入库验收管理药品通过物流配送至本院中心药库，由本院专业药师库管员和重庆医股工作人员双人复核验收入库。药库人员利用PDA设备(手持式条码扫描器)逐件扫描药品外包装箱的条形码[7]，即可获得主要收货信息，包括药品的商品名、通用名、规格、产品批号、有效期、货位、供货数量、包装数量等，见图1。药库工作人员根据获得的药品信息核对实货药品，同时核对电脑采购信息，将单据与药品实物进行匹配，核对无误后即可确认验收，并根据收货时自动识别的货位码规范拣选上架储存。核对无误后，将相关信息直接导入HIS系统，快速完成药品的入库验收[5]，提高药品入库验收的准确性和效率。

图1 PDA扫描器上的验收药品信息界面

1.2.1.4 药品的储存管理 SPD系统可实现药库的实时管理。由于药品的特殊性，对储存空间的温、湿度，时间有效性等都有严格的要求。本院的冷藏库库区温度要求保持在2～5℃范围。SPD系统配备的自动监测和自动报警的温控设备，能实时监控调节库区温度，达到药品储存要求。同时，药库还配备了两台发动机以备突发事件应急使用。在药品有效期管理环节，SPD系统的效期管理功能会自动将近效期的药品(有效期小于或等于6个月)用颜色标识提醒，亦可自动罗列出全部近效期药品，便于库管人员采取加强对近效期药品的养护和使用控制等针对性管理措施，见图2。

1.2.1.5 出库管理药库每周定期向药品发放部门补充药品，采用电子标签拣选模式(digital picking system，DPS)，借助标示灯信号和数码显示屏作为显示工具进行药品发放。工作人员根据DPS所显示的拣选数量正确、快速、拣选药品，拣选完毕后按下完成按钮，标示灯熄灭，完成出库拣选；拣选完毕后，进行双人复核(发出数量、生产批号、剩余数量等信息)，完成出库复核工作。

图2 效期管理功能示例

1.2.2 本院“零库存”管理在SPD系统模式下的应用本院与重庆医股合作实施SPD系统管理模式的核心思想是通过供应商管理库存，实现医院财务“零库存”，同时减少整个供应链的信息不对称而造成的效率低下与浪费，因此，这种合作方式是将药品所有权转移节点延伸到门诊药房和住院药房，以消耗为结算点[8]。简单来说，“零库存”就是医药库房将药品存放到重庆医股，月底按实际消耗开票到医院，财务显示医院中心药库库存为零。本院药品的“零库存”管理模式，不是指医院药品库存数量保持在绝对为零的状态，是在能够满足医疗需要的前提下，利用现代物流、电子商务等技术[9]，使医院药品以少量的仓库存储形式存在，而大部分则处于周转状态的一种库存方式，降低积压风险。

1.3 统计学处理采用SPSS18.0统计软件进行数据的录入与统计分析。计数资料用率表示，采用χ2检验，检验水准α=0.05，以P<0.05为差异有统计学意义。

2 结果

使用SPD系统后，本院中心药库的账物相符率为100%，较使用前无下降。库存周转率较前有所提高，近效期药品品种明显减少，杜绝了出库差错的发生，药品药架的摆放正确率达到了100%，员工对SPD系统应用后药库的管理工作满意度明显提高，见表1。

表1 SPD应用前后中心药库质量管理相关指标比较

3 讨论

3.1 SPD系统在药库管理中的优势分析

3.1.1 减少中间物流环节，提高物流效率中心药库功能的改变，采取医院药库(即物流中心仓库)的药品由医药公司直接进行多频次及时配送的方式，在药库保证安全库存的同时，更简化了配送流程，体现了高效快捷的特点，降低了缺货的概率与风险。

3.1.2 保证药品出入库准确性，杜绝了出入库差错根据国家相关管理规定和本院中心药库的质量管理制度，要求账物相符率必须达到100%。在传统管理模式下，本院严格执行出入库管理制度，账物相符率为100%，达到管理要求。在使用SPD系统后，账物相符率同样达到了100%，与传统管理模式相比无下降，说明了SPD系统同样能保证出入库管理的准确性。SPD系统加强了对药品的运输、存储、信息完整、可追溯、监管，避免了因人工转运、分拣导致的错误发生[10]。在入库验收管理过程中，PDA扫描设备和DPS拣选模式的应用简化了出入库流程，使库房管理可视化，从而保证了药品出入库的准确率和避免了因药品药架摆放差错而导致的出入库差错。本院中心药库于2016年杜绝了药品出库差错也正说明了该系统的管理优势。

3.1.3 提高库存周转率 2015年和2016年的库存周转率均达到了85%以上，均符合国家和本院制定要求。虽然两年的库存周转率无显著差异，但2016年较2015年呈上升趋势。这说明本院在SPD系统模式下“零库存”管理策略的实施，提高了药品周转速度，同时降低了积压风险，减少了医院的管理成本，有利于提高资本增值率。

3.1.4 有效监控近效期药品，保证存储药品质量由于SPD系统的应用简化药品采购、入库和出库等环节，便于药品效期管理。因此，库管人员在日常工作过程中能够根据SPD系统提示信息，严格执行先进先出，近期先出，易变先出的原则，在保证药品的质量的同时，加强对近效期药品的养护和使用控制，最大程度上避免了由于药品过期导致的报损率增加，明显减少了近效期药品品种。另外，SPD系统的自动监测和自动报警的温控功能实时监控调节库区温度，保证了冷藏药品的存储条件。

3.1.5 提高工作效率，进而提高药师和患者满意度通过SPD系统的实施，将有限的药师资源从非主业的日常药品管理工作中解放出来，使药师专注于最重要的合理用药管理、用药安全管理工作[11]。SPD系统管理模式保证出入库准确性的基础上，也提高了工作效率和减轻了药库工作人员的工作负担，提高药师和患者满意度，其管理模式更优于传统模式。

3.1.6 突出药剂部门对全院药品的管理和协调作用实行SPD系统后，对药库而言，药品直接送达药房弱化了药库药品贮存和物资管理功能，让其更多地担负起对院内药品流通、使用的监管任务，突出了其在各个药房间统筹、协调药品的职能[12]。

3.2 SPD系统在药库管理中实施难点 SPD系统的引入不仅改变了原有药品进销存模式，也改变了临床用药习惯。医院和医药公司工作人员在这种新型管理模式下的工作技能和能力决定了管理质量的好坏。目前仍需加强工作人员的相关知识和技能培训，从而更好有效的保证SPD系统的顺利实施。

实施第三方物流延伸服务管理后，如何确保医院药品供应及时性成为了最关键的问题。需制定相关方案对物流中心送药及时性进行考核和监管，保证患者及时用药。

由于SPD系统是通过医院HIS系统与物流平台相对接，而达到药品信息的共享，两个系统间相关数据信息统一性仍需进一步调试。

综上所述，SPD系统实现对库存药品的实时控制，加强了医院对药品的监管、流通，在提高了管理的效率和降低医疗成本的同时，提高了医院的社会效应和经济效应，为医院的发展创造有利条件。但是，现行的SPD系统仍有一些不完善之处，有待通过提高信息技术水平，优化物流链各环节，做出改善。本研究通过总结SPD系统在本院中心药库管理中的应用情况和效果评价，为中国特色的医院新型药品物流管理模式的探索提供了经验和参考。

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