企业档案管理的信息化建设

佟晓菲

摘要：近年来，企业的信息化建设随着电子商务、物联网以及互联网等网络应用的快速发展，而企业的档案管理的信息化建设在企业的发展进程中也起着越来越重要的作用。文章阐释了企业档案的信息化建设的现状并且分析了在信息化建设中出现的矛盾，从科学、客观的角度，对问题有针对性地提出企业档案信息化建设的策略，以期为企业今后的自身建设提供决策参考与借鉴。

关键词：企业档案；管理；信息化建设

前言：当前的数据时代，随着信息技术的发展，对企业档案管理进行信息建设已经成为一种必然趋势。加强档案管理信息化建设对于企业的发展与建设来说具有重要意义。文章首先分析了企业档案管理信息化建设的现存问题，然后针对性地相应提出了加强企业档案管理信息化建设的对策。

一、企业档案管理现代化信息建设的现存漏洞

（一）企业普遍对企业档案的管理工作创新能力不强。

信息化时代以来，企业存在相同的缺点：没有充分认识到企业档案管理的重要性，对于档案管理信息化，大部分人的理解在于将档案资料录入计算机，就能对档案资料进行信息化管理。就在这样的条件下，在推进信息化的过程中，信息化的步骤和重要性被逐渐弱化。于是有些企业奉行拿来主义，照抄誊用，在方案的实施过程中缺乏对原有设计的修改创新能力，从而使企业的档案管理呈现千篇一律、相似性强的现象，缺乏时效性以及可行性，导致实施后效果不理想。

（二）限额分配，导致重视度相对不足。

软件与硬件建设为企业进行档案信息化建设奠定了重要基础，他们往往会在一定程度上成为档案信息化管理必不可少的因素。但同时，企业在建设软件与硬件时需要大量的资金消耗，而实际上，我国企业并未发展到发达领先地位，相比之下更需要将资金投入到吸引市场以及创新研发等工作之中，且企业资金限额是一定的，造成了企业对档案信息化建设相对重视度不足，缺乏资金支持，从而效率变低，故我国企业的档案管理信息化建设工作很难得到顺利地开展。

（三）档案管理工作人员专业知识掌握不够充分。

根据相关数据统计，近年来，我从事档案管理的人才收入普遍低于同企业其他部门的人员，这无疑在一定程度上使得档案管理一职求职率低，因此，档案管理工作成为大部分高校毕业人才不愿意踏入的冷门。同时，随着信息时代的高速发展，现在的档案管理信息化建设工作对相关技术人才的专业素养有了更高、更为严格的要求，它不仅仅需要工作人员熟练地运用计算机操作以及处理的技术。大部分企业都面临着档案管理人员专业素质不够优秀，知识结构单一等问题，一定程度上无法满足档案管理信息化的需要。

二、推进企业档案管理信息化建设的针对性方法

（一）在档案管理化建设中保持创新改革。

档案管理信息化的建设必须首当其冲改革创新。在新的市场经济发展的条件之下，企业的档案管理制度也需要随着自身条件的发展变化而变化，通过建设性的管理创新来使自身效益提高。在这个过程中，应当先树立大局的意识，始终把以人为本、服务先行作为档案管理创新工作的重要目标，其次，推进企业档案管理的改革、开放，在这样的新发展趋势之下，创新档案管理信息化建设的内容，使其能够跟得上社会发展趋势，不掉队。具体来说，企业可以通过举办组织培训教育活动等方式来时效性地提高工作人员对档案管理这项工作的重视度，同时也能够提升相关工作人员对专业知识的掌握度以及专业修养。好地适应企业的发展需要，企业可以从以下的几个方面来加强自身的档案管理信息化建设：构建岗位责任制度以及科学高效的奖罚制度。促进企业内部岗位责任制的构建，根据档案管理工作的具体要求与结构体系，将所需要承担的责任细化于具体的部门、具体的个人的身上，确保单位权责的明确。同时，以科学高效的奖惩制度来提高各员工的管理工作积极性，根据具体的岗位责任，并结合公司的定向发展，制定科学的奖惩办法和具体的考核制度来规范工作人员的工作行为，从而激发工作人员自身的责任感与使命感。

（二）落实电子档案管理信息化操作技术。

网络服务管理技术，要为信息化的档案管理落到实处，同时能够推动档案管理网络的持续跟进与创新，从而为信息化档案管理奠定更为稳定的基础，让档案管理部门更为有效地为企业贡献自己的力量。信息技术化制度的科学与完善技术是档案信息化建设必不可少的关键因素，但是企业在进行相关档案管理信息化建设工作时，仍以纸质版档案信息为根本，建设成为信息化模式下的文字档案管理，实现电子档案信息技术的高效利用，规范管理行为，从而促进信息资源的有效开发及利用。实际操作情况下，企业需要为档案管理部门及时更进自己的管理科学技术，不断学习创新，同时使操作人员的素质有一定提高。隨着现代信息技术的普遍飞速发展，档案管理技术对与计算机硬件设备也有了更高的要求。这时就需要企业自身检查更新所用的网络服务器、计算机、输入设备和输出设备等硬件，并且做好实地调查，从而为档案管理工作者配置相应先进的硬件设施。在档案管理方面，可运用计算机进行档案资料的搜索集合、整理编辑和编制与检索工具、内容简介和档案目录，还可用于资料库房的管理。除此之外，还可用于专项的档案管理工作，通过网络化服务技术，达到资源共享的目的。

（三）提高档案管理人才的待遇并且鼓励创新思想。

企业必须要在资金额度满足的前提下提高管理工作人员的工资收入，只有这样才能够收揽更多具有更高专业素养的人才。另外，企业应站在长远角度思考，鼓励并支持档案管理人员积极学习新颖具有潜力的信息技术手段，及时跟进顺应发展趋势的档案管理技术，结合实际操作并不断完善，这样不仅能够节省大量的时间，还能够节约大量的财力物力，加强了企业信息化档案管理的建设。

结语：总而言之，档案管理信息化建设工作作为一项企业内部信息编制汇集工作，在企业中的地位是不可小觑的。档案管理技术并不是一蹴而就的，它需要档案管理工作者在不断的实践工作中跟进并且提升自身的专业素养与创新意识。而且在推进企业信息化建设的进程中，企业也应对档案管理工作的创新建设、电子网络技术以及对相关工作人员的管理制定相应的长远规划。

参考文献

参考文献

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