浅谈数字化时代档案信息资源开发及利用的必要性

刘国薇

摘要：在数字化的时代背景下，要想实现档案信息资源的开发利用就要建立起网络管理模式，利用科技的力量推动档案信息资源的开发和利用。文章针对当前企业档案管理的现状，提出了档案信息资源开发利用的必要性，并且介绍了开发利用信息资源的基本原则和途径。

关键词：数字化；档案信息；开发利用

档案信息管理是企业运作不可忽视的重要工作内容，是企业或者行政机构的龙头部门，档案管理的开发和利用关系着企业的可持续性发展，值得企业的管理人员加强重视。企业以及各单位的档案库囊括了自兴始以来所有的企业内部大小事件以及人员流动和盈亏，以及相关机密文件。要想让企业在激烈的竞争环境中立足，在众多的竞争企业中发挥突出作用、木秀于林，就要正确的审视自己，科学的规划自己的公司档案管理工作，创建一个科学合理的信息档案管理环境和管理模式。

一、开发和应用档案信息资源的意义

档案，顾名思义就是机关、个人或者企业等在进行必要的业务处理的过程中产生的具有记录性和原始性的资料文件，这种资料文件包含了填写档案者的基本信息和重要资料，也有部分企业档案和政府机关文件档案，包含了企业的兴起和发展的历程等，从另一方面讲，档案也是一种信息。对于个人而言，档案是一种记录了个人活动和基本资料的信息文件，对于企业而言，档案是一种有利于生产经营和活动策划的知识累计，是一种集中的有助于企业发展的信息性资源。这种原始性的资源具有客观属性，不以人物时间地点的转移为转移，一旦生成就长期有效，同时，这种客观属性也正是档案信息资源开发利用的重要依据。现当代，企业都面临着复杂而巨大的竞争和来自各行各业的挑战，新思想与就观念的碰撞，新技术与旧经验的融合，对于现当代的企业发展而言都是百年难遇的机遇和挑战，任何一家企业要想在时代的洪流中站稳脚跟，都要时刻的重视自己的企业管理，尤其是企业的档案信息管理，企业管理者要有预见性和果敢力，制定出符合自己企业经营目标的管理模式，适应企业的生产和经营，以信息资源中心管理为重点突破，做好档案信息的开发和利用的工作。

我们都知道，之所以进行档案管理除了保证档案的信息安全和内容完整不流失以外，还有一个最重要的目的，就是开发以及利用[1]。长久以来，企业在各自的档案信息管理上都存在着大大小小的问题，有些企业在档案信息的开发利用上没有什么预见性和科学性，众多企业尤其是随波逐流，完全忽视了自己企业的独特风格，跟随着其他企业或者是同行企业的管理模式进行档案的开发和利用，企业面对这一问题缺乏重视，没有科学的开发和利用档案资源，坐等服务形式、不注重档案信息资源利用效果的反馈信息，最终导致档案信息资源的开发利用不彻底，不完整，不科学。

二、开发利用档案信息资源的原则和途径

1.档案信息检索

企业信息资源不能够直接利用的情况下，都要进行简单的信息加工处理，目前行业内常见的信息加工的简要处理就是档案的信息检索工作。但是档案的信息检索就需要利用到计算机和互联网，在这一环节就势必会面临计算机硬件和档案處理软件不兼容的问题，一个电子档案信息库中有几个基本要素，这些要素中就包括有硬件数据和功能匹配的软件，当然还要有备用的档案信息录入数据，只有齐全了这些要素才能建立起一个简单的电子档案信息库，但是这个信息库在使用功能上难免会出现有数据不兼容的问题，有些硬件不能支持所有的数据功能性软件，有些软件也只能在某些计算机或者存储盘上才能发挥效用，一旦硬件和软件的兼容出现问题就会影响数据的展示，最终出现影响客户使用体验的情况[2]。只要提高了企业内的档案信息检索，就能够加速信息检索、匹配高端网络技术等，将更高新的技术运用到检索的工作中，提高工作的含金量。

2.档案信息编研

档案信息编研听起来是一个比较高端的词汇，但是说穿了也就是档案信息的边赚，通过给企业的信息进行精准的整理和归纳，将这些信息进行编撰使之成为和原始信息不一样的信息种类，成为精加工以后的信息产品。档案编研工作中，经常会使用到当下的高新科学技术，尤其是多媒体技术的使用。在进行档案信息编研的过程中利用到多媒体技术既是时代的要求更是往后档案信息编研的全部工作发展的方向。具体的编研操作就是，利用多媒体技术对档案信息中的文字、图形和图像以及声频进行单独处理或者综合性处理，使之形成图文并茂的电子档案信息编研产品。

3.档案信息传输服务

档案信息的开发和利用最终也是一项服务工作，这种服务的形式有很多门类，也有各种企业的独特风格，文章主要研讨的是网络信息资源服务的模式。电子档案信息传输又是档案的网络信息传播服务，这种传播方式主要发生在互联网上，档案管理者将加工好的档案上传到一个固定的网站上，向大众开放这个网站，企业或者单位的档案资料和信息就会在限制范围内出现。档案利用者通过互联网进行档案的利用，可以调高档案信息开发和利用的深度和广度。企业档案在从前都是封闭式的，档案利用者需要通过层层申请或者是其他渠道进行档案信息资源的利用，但是通过互联网就可以实现信息的公开和共享，实现实时异地传输和异实异地传输，可以实现多人同时共享的一对多模式，也可以做到一人利用多个档案资源的模式，大大的提高了企业档案的开发效益[3]。同时还可以提升档案管理人员的工作效率减小工作压力。网络档案信息资源查询可以摆脱从前那种东奔西走，避免了错失档案开放的时间，显著提高了工作效益。其三，利用网络服务模式，可以使档案管理部门工作人员的工作压力有所减轻，网络传播速度之快，传播范围之广是不可估量的。

三、结语

企业在当今网络资源混乱、高新科技快速发展的市场经济时代，要做到稳中取胜、制定和建立起一个现代化的档案信息资源管理、开发以及利用的制动，是档案管理工作面临的巨大考验，是百年来遇见的机遇和挑战。作为企业的管理者，要么抓住机遇迎接挑战，要么被时代所淘汰，这是每一个企业的档案管理工作者所要面临的问题。

参考文献：

[1]卢慧军.浅谈数字化时代档案信息资源的开发与利用[J].宁波广播电视大学学报，2007，（03）：94-95+123.[2017-08-10].

[2]王新艳.数字化时代档案信息资源开发及利用的必要性初探[J].办公室业务，2016，（03）：143.[2017-08-10].

[3]吴永红.信息时代对企业档案信息资源开发利用的思考[J].黑龙江科技信息，2015，（11）：178-179.[2017-08-10].endprint