浅谈互联网+时代背景下的高校档案信息化建设

摘要：互联网信息技术的飞速发展，互联网+的浪潮已席卷全球。传统的档案管理模式已显得越来越落伍，难以适应档案管理工作的新需要，甚至成为其向前发展的阻碍。因此，顺应互联网发展大势，主动拥抱互联网，主动谋划，积极作为，大力推进互联网+档案管理信息化建设，是高校档案事业发展的必由之路。本文以此为切入点，探索当今高校档案信息化建设的互联网+路径，期冀为高校档案事业发展提供一定启示。

关键词：互联网+；高校档案；信息化建设

一、互联网+的基本概念

“互联网+”是指互联网发展呈现出的一种新业态，是知识社会创新2.0推动下的互联网形态演进及其催生的经济社会发展新形态。“互联网+各个传统行业”，就是利用信息通信技术以及互联网平台，让互联网与传统行业进行多维融合，从而提升全社会的创新力和生产力。

二、互联网+与档案信息化

（一）档案分类

我国传统档案分类繁琐，介质上分为纸质档案和电子档案。拿我们高校来说，纸质档案可分为党群、行政、教学、出版、外事、财会等类别，而这些类别还可以继续下分；电子档案又可以分为照片、影视胶片、磁盘、光盘等。但是，随着互联网技术的飞速发展，我们可利用档案管理软件等OA系统，科学高效分类档案，自动编目编码编号，且不用担心出错，大大减少了档案录入分类的麻烦。

（二）档案保存

传统的实体档案保存一般采取档案袋+档案柜+档案架模式，查找起来令人眼花缭乱，而且非常占用空间，还需进行除湿防腐防蛀等技术管理。随着档案资料的日积累月，这种实体档案资料必然越积越多，无论保存还是查询，都非常麻烦。

在这种情况下，利用互联网技术，将纸质档案扫描编号，电子档案进行数据存储，并将两种档案统一归档大数据库，化繁为简，只需要一台存储器和几台电脑就可以搞定，省去了大量空间及人力成本，普及开来，对档案管理工作的变革将是颠覆性的。

（三）档案检索

传统的档案因为是实体保存，检索起来往往“翻箱倒柜”，这对档案的磨损很严重。如果我们利用互联网把所有档案导入大数据管理系统，那么只要在电脑上打开档案管理软件输入关键词就可快速检索，且检索精准，档案的类别、编号、密级等基本信息都一目了然，大大提升检索效率。

（四）档案利用

传统的档案管理体制僵化，档案借阅的手续非常繁琐，以我在的高校来说，档案利用人在借阅档案时，要领取档案借阅登记表、相关主管领导签字审批，并设有等级借阅期限；而校外人士借阅档案，还要出具联系函。这不仅挫伤了档案借阅人的积极性，也让档案的开发利用率大打折扣，而且还加重档案管理人员的工作负担。

但是，如果我们利用互联网信息技术进行管理，就可以在OA系统上完成档案资料的借还操作，包括实体档案的信息（红外线条形码识别）、借阅人信息登记（身份证感应识别）、借阅期限（直接系统输入）的登记等。这样将会大大提升档案开发利用效率，让档案资料真正发挥其应有的价值。

三、高校档案信息化建设新思路

（一）提高认识，转变思维，超前谋划

识时务者为俊杰，因循守旧或故步自封，就只能不断倒退，对于我们的档案管理工作来说同样如此。建设高校档案信息化管理平台是高校档案管理的必然发展趋势，采取"专项投入、数字传递、结合规划、远近结合"的基本对策能有效推进档案信息化管理平台的建设工作。作为高校领导来说，要提高对加强档案管理工作的思想认识，抛弃“档案工作无用论”，切实转变传统思想观念，超前谋划互联网+档案管理工作，促进二者的深度融合，抓住时代发展机遇，让本单位档案管理工作水平借势迅速提档升级。

（二）加大投入，改造硬件，更新软件

良好的硬软件设施配备是保障档案管理工作健康运转的基本条件，也是实施高校档案管理提档升级和信息化建设的前提。每年在做年度预算时，应该对档案管理工作这块有所安排，为档案管理提供必要的经费保障，必要时还可以积极争取各类资金，让本单位档案室的硬件、软件至少都达到规定水平。

（三）引进人才，加强培养，提升技能

人才是制约高校档案管理工作发展的核心要素。所以，我们高校应该重视并加强档案管理专业人才引进，重点引进业务知识专而精，责任心强，有干劲，尤其是懂互联网技术的年轻高素质人才，多举措激发他们的工作积极性和创造性，不断提升他们的档案管理工作专业技能。

（四）加强考核，强化指导，交流合作

当前高校档案管理工作存在一些不尽如人意的地方，与僵化的管理机制有很大关系。很多档案管理人员的待遇是“旱涝保收”，导致部分档案管理人员工作不积极不主动，缺乏创造性和活力，档案管理难有创新和亮点。各高校应从自身实际出发，选择适宜的档案信息策略，并通过高校档案信息服务评价体系的建立及作用的发挥来推动高校档案信息服务工作实现根本性转变。

高校还需加强与兄弟单位的沟通交流，互通有无，共同学习进步，也不失为一条提升档案管理工作的良好途径。

五、结语

当前，我国高等教育正处于快速发展期和急速变革期，有很多珍贵历史资料值得留存。推进高校档案管理互联网信息化建设迫在眉睫。建立在网络技术基础上的社会信息化所引发的工作方式与生活方式变革以及高校改革客观上要求高校档案信息服务工作必须实现根本性转变。为此，各高校应从自身实际出发，选择适宜的档案信息策略，并通过高校档案信息服务評价体系的建立及作用的发挥来推动高校档案信息服务工作实现根本性转变。[3]

为了做好这项伟大工程，我们档案管理工作者必须自觉提高思想认识，加大投入，加强学习，抢抓国家互联网+政策发展机遇，为提升我国高等教育发展质量、实现中华民族伟大中国梦做出应有贡献。

参考文献：

[1]陶岚，论高校档案信息化管理平台的建设[J].湖南社会科学.2010（07）

[2]倪丽娟，信息化背景下高校档案服务策略研究[J].档案学通讯.2011（09）

作者简介：潘秋童（1988.08）女，民族：汉，籍贯：福建莆田，学历：硕士，单位：贵州师范学院。endprint