高校财务会计档案管理中存在的问题及解决办法探析

熊 英

内江师范学院

高校财务会计档案管理中存在的问题及解决办法探析

熊 英

内江师范学院

高校的财务档案既是记录和反映高校经纪业务的重要史料和证据，又是高校档案的重要组成部分。随着我国社会主义市场经济的进一步发展，会计档案工作中新情况、新问题不断出现，如何管理好高校财务档案；以及在管理过程中如何采取相应的措施；寻求解决的办法，是高校档案管理中所面临的一个重要问题。

高校；财务会计；档案管理；问题；办法探析

前言：

会计档案管理包括会计档案资料的获取、保管、归档、交接、调用、销毁等环节，每个环节都很重要。高校财务会计档案和其它企业类档案还有所不同，它是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，是高校档案的重要组成部分，也是国家档案不可缺少的部分之一。因此，必须要真实、齐全、准确、完整，否则将直接影响到国家高等教育事业的顺利发展。

一、高校财务会计档案管理的内容

会计档案是记录和反映学校经济活动的重要史料和证据，是总结经验教训进行决策所需的重要资料，也是检查各种责任事故的重要依据，是高校档案的重要组成部分。为了加强会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、及时，结合国家相关法律法规和相关管理办法，制定了具体的学校会计档案管理制度。内容包括会计档案管理部门、会计档案归档的范围、会计档案的整理、会计档案的归档保管和移交、会计档案的借阅使用、各种会计档案保管期限、会计档案的销毁和附则几大部分。

二、高校财务会计档案管理中存在的问题

(一)对财务档案管理的重要性认识不够，意识淡薄。根据资料显示，有团队关于高校财会档案管理问题专门做过一项200份的调查问卷，发现一个问题：原本决定单位工作效率和水平的重要性因素却在高校中很薄弱，无论是教职工还是学生对财会档案管理的认识都不是很清晰，对档案管理的重要性也是缺乏认识，这一状况无疑将为高校财会档案管理工作带来难度，需要进一步去加强。

(二)高校会计档案管理制度缺乏执行力和约束力。近些年，也颁布了不少高校会计档案管理制度。以期用制度不断约束完善会计档案使其更加科学规范，但事实上，在制度的执行上仍存在许多问题需要解决，虽然制度是有的，但如果执行对象思想上不重视或认识不到位必然导致制度形同虚设。

(三)高校财会档案管理人员业务素质有待提高。要想档案管理工作做到规范化统一化，必不可少专业的管理人员。通过调查发现，部分高校缺少会计档案专业管理人员。目前的管理人员缺乏专业的财务知识和管理水平，只对档案管理有些经验，不符合管理人员应具备档案管理知识和财务基础知识的双重考核要求，实际工作中，档案从收集、管理、鉴定到利用，每个环节都离不开专业知识的运用。同时，职业道德也是对管理人员的另一个不可忽视的重要要求，包括道德准则、道德情操和道德品质、职业道德是行业人员在职业活动中的行为规范，也是行为对社会所负的道德责任和义务。高校会计档案管理工作，因为有财务活动，所以管理人员的道德水平尤为重要。

(四)高校财会档案作用实现不充分。高校财会档案是对高校管理情况的真实记录，其存在有着不可估计的价值和意义。如记录凭证作用、信息保障作用、监督作用、历史作用以及指引作用等。高校是一个以教学科研为主的非营利性组织，其经营活动离不开教学、科研和管理。对高校财会档案作用的挖掘可以对高校未来治理起到一定作用。事实上，目前各高校对档案的利用还是较少的，多是财务部门、审计部门、监察部门以及教职工和学生查询往来经济事项。档案管理作用仅停留在维持高校正常秩序和个人权益层面上，很少涉及高校治理问题，作用未充分发挥是高校的损失。

三、高校财务会计档案管理存在问题的解决办法

(一)提高认识，加强领导。高校要加强会计档案管理工作，首先要有正确的认识并上升到一定高度，特别是高层领导一定要有足够重视，只有领导重视才能引起下属管理人员的同等重视；各高校应在领导的正确指引和领导下，广泛宣传档案管理的重要性，上至管理人员，下至每一位员工都重视会计档案管理工作，树立良好的制度执行意识，认真做好会计档案的收集、整理、归档、鉴定和销毁每个环节工作，为高校会计档案管理工作做好基础。

(二)增强高校会计档案管理人员的专业素质和道德水平。为了适应社会发展需求，前些年高校在不断扩张，办学规模日益扩大，高校经费来源和筹资渠道也多样化。高校财会档案管理工作如果有高素质的专业人员管理肯定会提高工作效率。高校应对档案管理人员进行多途径、多形式的培训和教育、增加工作人员的操作技能培训，不断更新知识结构，确保能科学标准的对档案资料进行分类、整理、编目立卷。同时还要加强多样化人才的培养，即具有档案管理能力和财务管理能力的复合型人才。

(三)确保高校财会档案管理作用的实现。档案管理的重要作用就是使开发记录下的各种材料发挥其功能和凭证的价值。为单位未来工作指导重点和方向。高校的主要活动体现在教学、管理和科研三方面，在教学方面，要科学记录和整理教学计划安排、师资队伍建设、教学管理改革的财会事项等，它们都是财会档案的重要资料。

会计档案对高校的发展有着至关重要的作用，主要是因为财会信息对管理决策的影响和先导作用，会计档案数据不仅能为高校领导的决策提供重要依据，还可以调整管理和重点发展方向，促使高等教育事业的顺利发展。

结语：

信息化建设已经成为我国社会主义现代化建设的重要组成部分，高校作为人才成长和培养的重要场地，加强财务档案管理信息化建设已刻不容缓，如何建好、管好、用好电子财务档案，从而提高财会档案管理水平和财务管理效率是当前高校管理工作的一项重要课题。要想充分利用信息技术提高财务档案管理工作效率，一是要借助现代化的设备和手段，如计算机和网络，目前高校财务档案管理基本上应用电子计算机处理和储存，形成电子财务档案，其信息传递速度较快。二是要加快档案工作现代化步伐，配备计算机、打印机、复印机、去湿机、扫描仪等现代化办公设备，对档案信息进行计算机录入，方便查阅和管理，为单位发展和个人需要提供最真实有效的依据。

[1] 杨哲.高校财务档案管理的思考及对策.吉林工程技术师范学院学报.2014， 30(12)

[2] 冯媛.高校财务会计档案管理中存在的问题及解决办法 企业改革与管理 2015 年 24