基层卫生计生监督执法档案管理存在的主要问题及整改对策

陈海滨

【摘 要】卫生计生监督执法文书档案是卫生计生监督执法工作的文字记录和工作总结，它充分体现和反映了卫生计生监督执法工作的业务水平和管理能力。随着卫生计生改革地不断深入，卫生计生监督执法文书档案管理的重要性，在整个卫生计生监督执法工作中的地位越来越凸显。但是，目前，许多基层卫生计生监督执法机构以及监督执法人员，对这项关工作的重要性、必要性认识明显滞后，部分基层卫生计生监督执法机构的监督执法文书制作、整理、归档等工作还很不规范，存在很多问题和不足。为加强卫生计生监督执法文书档案建设，进一步提高管理水平，现就基层卫生计生监督执法档案管理中存在的一些主要问题进行探讨，并就如何解决这些问题提出整改对策与措施。

【关键词】档案；卫生计生；执法

一、存在的主要问题

（一）卫生计生監督执法文书制作不完整、不规范、不系统。

目前，许多基层卫生计生监督执法文书的形成比较粗糙，问题多、漏洞多，达不到档案管理的完整性、系统性、安全性要求，主要表现在以下几个方面：

1.执法文书内容制作不规范。如：有的叙述事实颠三倒四，逻辑性不强；有的使用口语、简略语，不能正确使用专业术语；有的用词造句运用比喻等修辞手法，文不达意，表述不准确；有的书写潦草，涂改现象严重；有的惜字如金，寥寥几笔，过于简单；有的洋洋洒洒，重复啰嗦，过于冗长等。上述这些问题的存在，使监督执法文书档案失去了其原始性、可靠性、权威性，降低了其应具有的重要价值。

2.执法文书内容漏项、缺项严重。如：卫生计生监督执法文书的目录、编号、当事人身份事项、落款的日期、行政机关名称等项目填写不全、不完整，存在落漏现象。

3.执法文书中处罚依据的法律、法规或引用的条款不明确，不能具体到第几条、第几款；叙述案情涉及的相关企业、单位机构称谓不准确，多用不规范的简称，表述不恰当。

（二）卫生计生监督执法材料收集不完整、归档不及时。由于多数基层卫生计生监督执法人员在多年的执法过程中，形成了重监督执法过程、轻执法文书制作的陋习，执法文书归制作档意识淡薄。加之部分监督执法机构对执法文书归档的范围和时限界定不明确、要求不严格，致使许多执法文书长期暂存于执法人员手中，不能及时归档，造成部分执法文书漏登、漏报，有的甚至丢失，等到检查时只能东拼西凑，补充完善，大大降低了监督执法文书的准确性、可靠性。

（三）档案管理人员较少、专业水平不高，现代化管理能力不强。一是多数基层卫生计生监督执法机构，特别是镇级监督执法单位，因人员不足，没有设置专门的档案管理科，没有配备专职档案管理人员，档案管理人员多为兼职，且多数没有参加过专门的业务知识培训，业务不熟练、不精通，因此，在具体工作中难免会出现问题。二是档案管理技术滞后，现代化、信息化能力不强。因资金问题，多数监督执法机构档案管理硬件建投入不足，计算机、信息化技术应用不充分，档案分类、编号、立卷多靠手工操作，缺乏先进的自动化技术支撑。三是多数监督执法机构必要的数据信息缺乏，特别是当前卫生工作和计生工作合并后，卫生计生执法文书种类多、信息量大，但是，资料汇总和统计数据分析效率不高，导致许多有价值的信息不能被挖掘和采用。

二、整改对策与措施

造成上述问题的主要原因，是基层卫生计生监督执法机构对执法文书档案管理思想认识不足，工作重视不够，推进措施不力导致的结果。具体地讲，就是档案管理科室设置不全，管理制度不完善，专兼职人员专业水平不高，单位自查和上级督查力度不够等。针对这些问题，我们提出如下整改建议。

（一）高度重视，加强对档案工作组织领导。卫生计生监督执法机构，特别是县、镇级卫生计生监督执法机构，一定要高度重视档案管理工作，将其作为工作的重中之重来抓；单位一把手负总责，分管领导靠上抓；要同执法业务工作同部署、同安排，同检查、同考核；要进一步明确档案工作任务分工和工作责任，要及时发现和研究解决档案工作中存在的困难和问题，推进档案管理工作顺利开展。

（二）设置档案管理科室，配备专（兼）职工作人员。县级监督执法机构要专门设立档案科，配备档案橱、电脑、通信网络等设备。根据工作需要，选派1-3名责任心强、专业素质高的人员，专职从事档案管理工作；同时，其他业务科室各选配1名兼职管理员，及时收集执法文书，定期移交管理科，对执法文书统一管理，保证工作中形成的执法文书及时归档。

（三）健全档案管理制度，使档案管理有章可循。监督执法机构要建立健全《档案管理制度》、《档案归档制度》、《档案保管制度》、《档案借用制度》、《档案安全制度》等规章制度，并严格执行各项规章制度，使监督执法案管理工作有章可循。

（四）加强业务知识培训，提高档案管理人员水平。监督执法机构要通过举办培训班、以会代训、派人员出去学习等灵活多样的方式，加强档案管理新知识、新技术的培训学习，提高档案管理人员专业素质和管理水平。

（五）加大督查考核力度，不断提升档案管理水平。监督执法机构内部要建立档案管理责任制，制定考核指标，定期考核评价。国家、省市业务主管部门，要通过定期组织开展知识竞赛、执法文书评比等活动，加强对基层监督执法机构档案管理的督查和指导，推进基层监督执法机构档案管理工作走上制度化、规范化、科学化管理轨道。endprint